Toutes les entreprises de taille intermédiaire n’ont malheureusement pas encore entrepris leur transition digitale.
Pourtant, la dématérialisation simplifie la gestion des documents administratifs. Cela consiste à remplacer le format papier par une documentation électronique qui est stockée, classée et diffusée via des outils digitaux.
C’est particulièrement utile pour le service des Ressources Humaines. En effet, les RH restent parmi les services les plus consommateurs de papier et d’archivage. Néanmoins, alors qu’ils constituent les fondations de l’entreprise, les services RH sont bien souvent les derniers à être digitalisés.
Habituellement mis de côté pour privilégier l’opérationnel, la digitalisation des équipes des ressources humaines est aujourd’hui devenue indispensable. Elle est non seulement essentielle à la survie des organisations, mais incarne le cœur même de son évolution.
De plus, dans une période où les collaborateurs ne peuvent pas toujours être présents physiquement sur leur lieu de travail, il est essentiel de pouvoir leur donner accès aux documents importants.
Dans ce cadre, la digitalisation est un moyen simple et efficace pour permettre à l’entreprise de s’adapter à une crise sanitaire qui change en profondeur nos habitudes de travail et à une législation continuellement plus complexe.
Pour initier le processus de transition digitale des RH, la numérisation des 4 documents suivants est prioritaire.
1. Le contrat de travail dématérialisé
Le contrat de travail est un des documents RH le plus important et le plus sensible.
Il implique donc une traçabilité et un archivage sécurisé. La législation impose par ailleurs une durée de conservation par l’entreprise d’un minimum de 5 ans.
C’est pourquoi, c’est l’un des documents RH à dématérialiser en priorité. En plus, cette dématérialisation accélère la finalisation du processus de recrutement.
À partir d’un flux d’échanges certifiés, les futurs collaborateurs de l’entreprise reçoivent plus rapidement leurs contrats. Dans le cadre d’un recrutement à distance, ce qui devient fréquent, elle permet de transmettre les documents de manière sécurisée au futur salarié.
La dématérialisation permet également de signer le contrat à distance. Pour cela, privilégiez une solution de dématérialisation intégrant déjà la signature électronique. En un clic, le candidat retenu devient le salarié de votre entreprise.
Vous n’avez alors plus besoin d’imprimer le contrat et ni de l’envoyer par courrier, ni même de bloquer un rendez-vous pour que la personne signe son contrat de travail.
Avec un nombre toujours plus important de salariés travaillant à distance, l’envoi et la signature électronique présentent de réels avantages. En effet, ils permettent de se libérer du risque de perte de documents tout en gagnant un temps considérable.
En outre, la signature électronique garantit, non seulement un gain de temps, d’argent et de place, mais aussi la traçabilité des échanges. Ceci s’avère très important en cas de désaccord ou de litige.
Dans un environnement de recrutement des talents toujours plus compétitif, cette capacité de réactivité et l’image de modernité associée, sont des différenciateurs clés dans la qualité du recrutement.
2. La dématérialisation des bulletins de salaire
À l’instar des contrats de travail, les bulletins de salaire sont aussi des documents RH hautement sensibles.
Évidemment, ils doivent absolument être transmis en temps et en heure aux salariés. Par ailleurs, c’est un élément clé de la construction et du maintien de la confiance des collaborateurs.
La digitalisation du bulletin de paie peut apporter, tout comme pour le contrat, un gain de temps et de budget considérable pour les services RH chargés de les réaliser et de les transmettre.
Autre atout du bulletin de paie électronique, les gains de place concernant leur archivage et la facilité de recherche. Vous n’avez plus à stocker les fiches de paie de tous vos salariés, qui s’accumulent d’année en année. Depuis un coffre-fort employeur, vous avez rapidement accès à l’intégralité des bulletins de salaire.
Il en est de même pour vos salariés, qui apprécient de pouvoir accéder facilement à leurs fiches de paie, désormais protégées des dommages et accidents de la vie (perte, incendie…).
C’est aussi la garantie de la transmission de ces documents extrêmement importants en temps et en heure et quelle que soit la situation.
D’un point de vue légal, la fiche de paie dématérialisée possède la même valeur juridique qu’un bulletin traditionnel.
De plus, les entreprises peuvent proposer cette solution à leurs salariés. En effet, le décret n° 2016-1762 de la loi El Khomri vous permet de délivrer spontanément à vos salariés leurs bulletins de paie au format électronique (ils gardent néanmoins la possibilité de refuser).
3. Le dossier du personnel dématérialisé
La digitalisation du dossier salarié et de leurs informations personnelles s’impose comme une évolution logique à la dématérialisation des contrats de travail et des bulletins de salaire.
Cette nouvelle étape consiste à numériser l’ensemble des documents administratifs concernant les salariés de votre entreprise.
Le dossier du personnel tout entier peut ainsi être dématérialisé :
- Données personnelles.
- CV, diplômes.
- Certificats de travail.
- Fiches de poste.
- Évaluations.
- Certificats médicaux.
- Avertissements…
C’est l’ensemble de la vie du salarié dans l’entreprise qui est concernée.
Le format électronique permet un archivage simple et efficace. Là encore, toutes les informations dont ont besoin vos responsables RH sont rapidement accessibles.
De leur côté, vos salariés disposent d’un espace sécurisé où ils retrouvent la totalité de leurs documents administratifs en quelques clics.
4. Les notes de frais dématérialisées
Les notes de frais font sans doute partie des documents les plus longs à traiter par les ressources humaines.
La collecte, la vérification et la validation des documents papier attachés à un fichier Excel sont autant d’étapes fastidieuses et potentiellement sources d’erreurs.
La dématérialisation du processus des notes de frais propose une alternative simple et efficace.
En numérisant les documents nécessaires à l’établissement des notes de frais, vous réduisez significativement le risque de pertes de justificatifs et de factures.
Le temps de traitement des notes de frais est considérablement réduit.
En permettant à vos collaborateurs de scanner directement les documents requis, vous optimisez le temps et le coût de traitement. Ils sont ensuite directement intégrés à un outil de gestion interfacé avec l’application.
La mise en place d’outils efficaces de gestion de notes de frais simplifie considérablement la vie de vos collaborateurs et de vos équipes RH et comptabilité en leur proposant des outils efficaces et simples d’utilisation.
Conclusion sur les documents RH à dématérialiser en urgence pour construire les fondations de votre transformation digitale
La dématérialisation des documents RH permet d’amorcer de profonds changements au sein de votre organisation.
La digitalisation des contrats de travail, des bulletins de salaire, des dossiers personnels et de la gestion des notes de frais présente donc de nombreux avantages pour l’entreprise, les services RH et l’ensemble des collaborateurs.
En donnant la priorité à la numérisation de ces 4 processus, il vous sera ensuite facile de convaincre du bien-fondé de l’évolution numérique de l’ensemble du service des ressources Humaines.
Les bénéfices en termes d’optimisation du temps, des coûts et de la satisfaction des équipes ne sont plus à justifier.
Sur le même sujet :
