12 critères pour réussir la refonte de votre système de paie

La croissance de votre entreprise, un plus grand nombre de salariés, une nouvelle organisation ou le besoin de fonctionnalités additionnelles vous amènent à vous interroger sur la refonte de votre système de paie.

En effet, il est indispensable pour votre entreprise d’être en mesure d’assurer la gestion de la paie de façon efficace et productive.

Du choix de votre nouveau logiciel de paie à la validation de son bon fonctionnement, vous devez anticiper et mettre en place les éléments qui garantissent le succès de chacune de ces étapes.

Par contre, la mise en place d’un nouveau logiciel n’est jamais un acte anodin. Il est évidemment exclu de prendre le moindre risque de ne pouvoir assurer la paie sans anxiété lors de la transition entre les 2 logiciels.

Par ailleurs, le choix d’un nouvel outil logiciel peut également être le bon moment pour aborder une digitalisation plus large et l’instauration de la paie en ligne.

Voici les 12 critères d’une refonte réussie, sans jamais mettre en péril le traitement de la paie.

Assurez-vous d’identifier et de bien prendre en compte toutes les étapes de ce processus de changement de logiciel.

Identifiez les frustrations et les attentes

a. Listez les raisons de la migration vers un nouveau logiciel de paie

Changer de logiciel ne se fait pas sans comprendre le contexte et les différentes étapes qui vous amènent à ce choix.

Les raisons peuvent être multiples comme :

• La croissance de votre entreprise.
• Un changement d’organisation.
• Une expansion géographique.
• Le besoin de nouvelles fonctionnalités.
• Une meilleure intégration avec d’autres logiciels de votre entreprise.
• La Transformation numérique globale de l’entreprise…

b. Qualifiez les frustrations et les attentes des différentes parties prenantes

Avec une bonne analyse des attentes, vous allez définir le plus finement les besoins des utilisateurs.

Pour cela, n’hésitez pas à consulter vos équipes RH et vos collaborateurs paie. Confrontés tous les mois aux remarques de vos salariés, ils ont une vision claire de leurs frustrations et des évolutions à mettre en œuvre.

Impliquez également vos différents départements dans ce processus d’identification, et ceci pour 2 raisons :

• Vous assurer de n’avoir pas oublié de fonctionnalités attendues,
• Garantir l’implication de l’ensemble des acteurs.

2. Identifiez clairement les besoins

L’identification des attentes du service des Ressources Humaines ne suffit pas à garantir l’exhaustivité des besoins attendus.

a. Décrivez l’environnement de votre projet de la paie

• Votre secteur.
• Le type d’activité.
• Les produits et services proposés.
• Votre clientèle.
• Votre mode de gestion.
• Les valeurs et la culture d’entreprise…

b. Évaluez vos nouveaux besoins

Face à l’identification des frustrations sur les bulletins de paie, listez les attentes et les besoins additionnels.

• Rapidité.
• Ergonomie.
• Mobilité et nouveaux usages.
• Productivité.
• Réduction des coûts et du temps de traitement.
• Nouvelles fonctionnalités.
• Veille légale et mise à jour du réglementaire de paie.
• Exploitation et supervision des traitements de Paie (prépaie, cycle de paie, post-paie).
• Digitalisation de processus RH intégrés à la paie.
• Gestion internationale de la paie.
• Simplification de la maintenance et de l’exploitation.
• Intégration nécessaire avec d’autres logiciels…

c. Anticipez

Afin de vérifier l’adéquation de l’outil de paie envisagé, mettez en regard les besoins de votre entreprise et les fonctionnalités du logiciel considéré.

Le changement de solution logicielle ne doit pas seulement vous permettre de résoudre les frustrations passées.

C’est le bon moment pour vous poser des questions sur l’évolution de votre organisation, de vos processus RH et de la maturité de votre  transformation digitale. Par exemple, considérez un service de logiciel de paie en mode SaaS.

3. Identifiez vos contraintes

a. Quel est votre budget ?

Définissez le budget que vous souhaitez investir dans votre projet de refonte de paie.

Mettez-le en adéquation avec vos besoins.

Revoyez-le si besoin (à la hausse ou à la baisse) pour ne pas créer de frustrations ni de sentiment de gaspillage.

b. Identifiez les processus existants

Changer de solution de paie est aussi l’occasion de mettre en place de nouveaux processus et outils de travail.

Afin de formaliser la nouvelle cartographie de la paie :

• Listez et/ou cartographiez les processus existants pour gérer la paie,
• Identifiez les processus immuables, ceux que vous pouvez/voulez faire évoluer, ceux que vous désirez changer,
• Listez les interdépendances entre départements (Finances, Informatique, RH)…

4. Établissez un cahier des charges

Le cahier des charges est le document reprenant l’ensemble des modalités de conception d’un projet.

C’est le document de référence tout au long du projet de refonte de votre système de paie.

a. Définissez le périmètre du projet

Dans le cadre de la définition de votre nouveau processus de gestion de la paie, il est important d’identifier les bénéficiaires que vous souhaitez mettre en avant.

Le logiciel de paie doit-il privilégier les équipes RH ?

Oui évidemment, mais c’est également l’opportunité :

• D’impliquer les différents départements de l’entreprise concernés par la paie : La DSI, la Finance, le commerce.
• D’améliorer la satisfaction de l’ensemble des salariés et la communication interne.

b. Définissez les objectifs de votre nouveau processus de paie.

Ils doivent être précis, à la hauteur des possibilités et S.M.A.R.T : Spécifiques (précis), Mesurables (chiffré), Atteignables, Réalistes et définis dans le Temps.

c. Précisez les éléments clés de votre projet

Comme dans tout projet de migration logiciel, pensez à préciser :

• Besoins, caractéristiques et priorités.
• Objectifs.
• Bénéfices et impacts.
• Contraintes.
• Fonctionnalités ciblées.
• Processus.
• Délais…

5. Choisissez votre nouveau logiciel de paie

a. Assurez-vous de l’existence systématique des mises à jour

L’éditeur du logiciel doit être en mesure d’apporter une veille et une mise à jour systématique des évolutions légales et conventionnelles.

b. Vérifiez les labels de confiance

Vérifiez l’existence et de la fiabilité des processus de contrôle et vérification :

• Le logiciel de paie est-il certifié ?
• L’éditeur a-t-il signé la charte des logiciels compatibles DSN ?
• L’éditeur a-t-il signé la charte gouvernementale afférente au prélèvement à la source ?

c. Testez l’ergonomie et la facilité d’utilisation du logiciel de paie

La navigation est-elle intuitive, user-friendly ? Quelle souplesse d’utilisation ?

d. Contrôlez les capacités d’intégration et de paramétrage

Comment le logiciel de paie doit-il s’intégrer dans l’ensemble des processus actuels ?

Les automatismes de gestion sont-ils personnalisables et adaptés à l’entreprise ?

S’adapte-t-il facilement aux spécificités de votre entreprise (modèle de bulletin, affichage personnalisé…) ?

e. Validez les options de sauvegarde et de protection des données

La gestion de paie nécessite de façon évidente d’accéder et de disposer des données personnelles de vos collaborateurs.

L’éditeur est-il conforme à la norme RGPD ?

Les données sociales sont-elles bien stockées sur des espaces sécurisés pour en garantir la pérennité et la sécurisation ?

La solution de gestion peut-elle évoluer sur le Cloud et dispose-t-elle d’une offre de coffre-fort numérique.

6. Définissez l’organisation du projet

a. Nommez un chef de projet

Le choix du chef de projet est un élément clé pour le succès du projet.

C’est le chef d’orchestre qui va identifier les besoins des équipes RH, mais aussi des collaborateurs. Il doit s’assurer de bien comprendre les enjeux de l’ensemble des acteurs de l’entreprise.

b. Identifiez les relais dans chaque département

Il est nécessaire d’impliquer tous les départements concernés : RH, Finances, DSI…

Il convient également de désigner dans chaque département un interlocuteur référent.

Cela vous permettra de ne pas perdre de temps dans de longues réunions de coordination et vous assurera du support de l’ensemble des parties prenantes.

c. Anticipez l’intégration dans les différents départements

Identifier les différents interlocuteurs n’est pas suffisant. Vous devez vous assurer que les besoins d’intégration des différents logiciels de chaque département ont bien été pris en compte.

7. Déterminez un agenda pour le déploiement de votre nouveau logiciel de paie

Établissez avec votre éditeur de logiciel de paie un timing global. Détaillez ensuite ensemble un planning avec des jalons intermédiaires.

Précisez pour chaque étape la durée et la charge de travail et les livrables attendus. Partagez votre planning avec les équipes terrain…

8. Contrôlez les composantes techniques

a. Assurez-vous de la bonne migration des données RH

La récupération des données est sans aucun doute la partie la plus technique et la plus capitale de la refonte d’un système de gestion de la paie. De façon évidente, vous ne pouvez prendre aucun risque de perte.

• Sauvegardez vos données RH afin d’être en mesure de continuer à les exploiter dans l’ancien logiciel.
• Importez les données dans le nouveau logiciel.
• Le format des fichiers peut ne pas être le même selon le logiciel choisi.
• Assurez-vous de l’existence et du bon fonctionnement d’une table de correspondance des formats et de la compétence de l’éditeur pour vous accompagner dans cette démarche.
• Anticipez avec votre DSI et le partenaire choisi la conversion de ces données.
• Prévoyez une phase de vérification des fichiers transférés.

b. Définissez la configuration du logiciel

Un logiciel de paie comporte principalement 3 types de paramètres sur :

• Le plan de paie.
• L’entreprise.
• Les salariés.

Le plan de paie englobe notamment toutes les informations sur les cotisations salariales et patronales, le net imposable, la CGS-CRDS, la valeur du Smic, le plafond de la Sécurité sociale, les congés payés, la convention collective…

Le modèle de bulletin regroupe des caractéristiques, comme les cotisations sociales, les données du contrat de travail… en fonction des particularités de l’entreprise et du salarié.

C’est pourquoi, vous devez lister en amont l’ensemble de ces données pour faciliter la migration. Votre éditeur de logiciel sera ainsi en mesure de le paramétrer de façon la plus performante possible pour votre entreprise.

c. Identifiez le degré d’intégration nécessaire avec les logiciels existants

• Listez les logiciels avec lesquels l’ancien logiciel était intégré.
• Les intégrations qui sont indispensables.
• Identifiez les nouvelles intégrations souhaitées.
• Les données et processus obligatoires pour ces nouvelles intégrations…

9. Déployez en n’oubliant pas les phases de test

De nouveau, vous ne pouvez prendre aucun risque sur un sujet aussi structurant pour l’entreprise que la livraison en temps, en heure et sans erreurs de votre paie.

Établissez et partagez une checklist de tous les points de contrôle qui doivent être vérifiés.

Afin d’éliminer les risques, commencez par déployer le logiciel sur une population restreinte pour s’assurer qu’il fonctionne de manière fluide.

Les différents processus de contrôle vous permettront de valider le bon paramétrage de votre nouveau logiciel, avant de l’étendre sans risque à l’ensemble de l’entreprise.

En appliquant la méthode Agile, vous testez en amont du déploiement et identifiez ainsi le plus tôt possible les optimisations éventuelles de votre nouveau processus de paie.

10. Itérez pour apporter les modifications nécessaires

a. Pour corriger les problèmes rencontrés dans la phase de test

Ces tests et itérations vous permettront de vous assurer en amont de l’optimisation des fonctionnalités de votre nouveau logiciel de paie.

b. Intégrer des modules complémentaires

Cette phase d’intégration peut permettre d’identifier de nouveaux besoins ou de réajuster les besoins identifiés au sein de votre organisation RH.

11. Assurez-vous, grâce à votre éditeur de logiciel de paie, de la formation des utilisateurs clés

Mettez en place une formation adaptée pour :

• Utiliser le nouveau logiciel avec efficacité.
• Appréhender les nouvelles fonctionnalités.
• Amoindrir les risques durant la phase de transition…

Accompagnez les responsables de paie et vos utilisateurs RH :

• Utilisez les méthodologies de conduite du changement.
• Assurez-vous de libérer le temps nécessaire aux gestionnaires de paie pour mettre en place ce nouvel outil et accompagner les équipes de façon pertinente.
• Ne négligez pas l’importance de la communication d’un outil aussi structurant pour la vie de l’entreprise…

12. Organisez avec votre éditeur de paie une livraison officielle

Juste avant et juste après le déploiement, vérifiez le fonctionnement des fondamentaux décrits dans le cahier des charges. Il reste l’outil de référence.

Par ailleurs, un bon logiciel de gestion de paie doit vous permettre de faire évoluer de façon continue les fonctionnalités nécessaires.

Alors, précisez les fonctionnalités supplémentaires attendues dès la fin de votre projet de refonte totale.

Conclusion sur les conseils pour réussir la refonte de votre système de paie

Le bon fonctionnement de votre logiciel de paie est le garant et la structure du bon fonctionnement social de votre entreprise.

Par contre, piloter la refonte d’un système de paie ne s’improvise pas.

La réussite de ce projet dépend de nombreux facteurs à la fois humains, techniques et organisationnels.

En suivant ces 12 étapes, vous vous assurez de migrer votre solution de paie en évitant les erreurs sur l’édition des fiches de paie et des Déclarations Sociales Nominatives (DSN).

Le choix d’un logiciel de paie adapté à vos besoins avec la mise en place de nouvelles fonctionnalités optimise la performance de l’entreprise et la satisfaction des collaborateurs.

Choisir un nouveau logiciel de paie est également le bon moment pour se poser la question d’évoluer vers des solutions de paie SaaS voire vers un SIRH plus complet.