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Savez-vous que les entreprises, notamment les ETI du secteur des nouvelles technologies, étaient les premières à faire appel à un Système d’Information des Ressources Humaines ou SIRH ?

Mais qu’est-ce qu’un SIRH ?

En quoi ce logiciel peut-il être utile pour votre entreprise ?

Quelles sont ses différentes fonctions ?

Découvrez les réponses dans cet article !

Le Système d’Information des Ressources Humaines

Un SIRH, ou Système d’Information des Ressources Humaines, est un logiciel regroupant différents modules sous une seule et même interface.

Pour cela, un SIRH interface plusieurs logiciels dédiés aux ressources humaines pour les faire interagir entre eux, pour gérer et automatiser la plupart des processus RH.

En fonction des besoins de votre entreprise, vous décidez d’implémenter un nombre plus ou moins élevé de modules. Cette implémentation peut aussi se faire dans le temps.

En général, ces modules récupèrent leurs informations à partir d’une base de données centralisée appelée “socle RH” (ou Core HR). Les données sont distribuées automatiquement vers les utilisateurs qui en ont besoin.

Finalement, le socle RH est un outil qui rassemble toutes les données relatives aux collaborateurs de votre entreprise.

Quelles sont les différentes fonctions d’un Système d’Information des Ressources Humaines ?

Un SIRH intègre plusieurs modules, ou “briques logicielles”, qui peuvent être classés en 4 grandes catégories :

  • La gestion de la paie,
  • La gestion des prestations de travail,
  • La gestion des prestations sociales,
  • Et la gestion de l’humain.

Le module SIRH dédié à la gestion de la paie

En règle générale, tout Système d’Information des Ressources Humaines comprend un module dédié à l’automatisation de la gestion de la paie.

Ce module rassemble différentes informations telles que :

  • Les heures travaillées de chaque salarié,
  • Les congés,
  • Les absences,
  • Les déductions,
  • Les cotisations sociales…

À partir de ces données, il peut générer automatiquement les fiches de paie des salariés.

Le module SIRH dédié à la gestion des prestations de travail

Le module dédié à la gestion des prestations de travail est généralement lié au module de gestion de la paie.

Il a pour rôle de gérer le planning de présence des salariés (Gestion du Temps et des Activités), mais également leurs absences et leurs congés.

Certains Systèmes d’Information des Ressources Humaines proposent aussi des plannings aux responsables RH pour alléger leurs tâches et optimiser la répartition du travail dans une entreprise.

Le module SIRH dédié à la gestion des prestations sociales

La brique de gestion des prestations sociales accompagne les responsables RH dans la gestion des prestations sociales obligatoires et non obligatoires, relatives à :

  • L’assurance maladie,
  • L’assurance dédiée aux accidents de travail,
  • Les pensions de retraite complémentaire…

Ce module facilite grandement la réalisation des différentes tâches liées à la gestion des prestations sociales.

Le module SIRH dédié à la gestion du Capital Humain

Le module dédié à la gestion de l’humain réalise différentes tâches liées :

  • Au recrutement,
  • À la gestion de la carrière professionnelle de chaque salarié,
  • Aux formations…

Pourquoi utiliser un SIRH ?

Le gain de temps est, sans nul doute, le principal avantage de l’utilisation d’un Système d’Information RH.

La centralisation et l’unicité des données

Pour éviter les doublons et les erreurs, l’ensemble des données de vos salariés sont centralisées dans une base de données appelée “Core HR ».

Vous y trouvez des informations comme :

  • L’identité,
  • L’âge,
  • L’adresse,
  • Le salaire,
  • Les compétences,
  • Le diplôme…

En outre, vos collaborateurs ont accès à leurs données et peuvent les mettre à jour, le tout étant validé via des workflows personnalisés selon vos procédures internes.

Les avantages pour la Direction des Ressources Humaines

Grâce à la centralisation des données, il est possible d’automatiser certaines tâches chronophages à faible valeur ajoutée.

Fini les “copier-coller” entre différents outils, tableurs… les responsables RH gagnent en productivité et peuvent se concentrer davantage sur les tâches complexes à plus forte valeur ajoutée.

Par exemple, un SIRH automatise facilement des processus comme :

  • L’édition des fiches de paie de l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise,
  • Et la gestion du planning des congés…

La centralisation des données permet également de construire différents indicateurs à la disposition des responsables RH.

Vous bénéficiez de tableaux de bord personnalisés selon vos responsabilités.

Vous allez disposer d’indicateurs :

  • Opérationnels comme le contrôle de la paie…
  • Tactiques comme la gestion de la masse salariale…
  • Stratégiques comme l’adéquation des skills avec les besoins de l’entreprise…

Ainsi, vous allez être en mesure de réaliser un suivi minutieux et temps réel de la gestion du Capital Humain de votre entreprise.

En plus, grâce au Big Data et à l’intégration d’intelligence artificielle dans les Systèmes d’Information RH, la Direction des Ressources Humaines peut :

  • Anticiper des événements et des comportements,
  • Prendre rapidement des décisions stratégiques,
  • Mettre en place des stratégies RH plus efficaces,
  • Et adapter leur budget aux stratégies RH et aux différentes situations.

Sur ce sujet, une enquête réalisée par Markess montre que 17 % des décideurs RH interviewés se déclarent prêts à investir dans l’IA à plus ou moins court terme.

Les avantages pour les collaborateurs

Au niveau des collaborateurs, le SIRH favorise le travail en mode collaboratif.

Le système d’information met à la disposition de vos salariés :

  • Des outils dédiés aux discussions avec le service RH (chat),
  • Des outils dédiés aux partages de documents (demande de congés, justification d’absence…),
  • Des tableaux de bord interactifs comme le suivi de leur capital formation…

Outre le travail en mode collaboratif, le SIRH participe activement à la responsabilisation des collaborateurs.

En effet, depuis le Système d’Information des Ressources Humaines, les collaborateurs contribuent à la gestion administrative de leur entreprise, en effectuant diverses opérations telles que :

  • La mise à jour de leur profil,
  • Toutes les demandes particulières que tout collaborateur peut avoir (formation, congés…)…

Différents modules, tels que ceux dédiés à l’évolution de carrière, sont accessibles aux salariés.

Pour aller plus loin, téléchargez notre livre blanc “Choisir son SIRH et réussir sa mise en oeuvre”.

Quels sont les 2 types d’hébergement de Systèmes d’Information des Ressources Humaines ?

D’un point de vue informatique, 2 solutions s’offrent à vous pour la mise œuvre d’un SIRH :

  • Le mode SaaS,
  • Le SIRH On-Premise,

Chaque solution possède ses avantages et ses inconvénients.

Le Système d’Information des Ressources Humaines en mode SaaS

Le SIRH en mode SaaS (Software as a Service) est, comme son nom l’indique, un logiciel utilisé en tant que service. Il est disponible auprès de son éditeur via un abonnement mensuel ou annuel.

Contrairement aux progiciels classiques, le Système d’Information RH en mode SaaS ne nécessite pas l’installation de serveurs dans vos locaux.

Les données liées aux ressources humaines sont stockées sur le Cloud et sont accessibles via des appareils connectés (tablettes, ordinateurs, smartphones).

Le stockage des données RH sur le Cloud réduit le coût d’acquisition du SIRH et améliore l’accès aux informations par les différents utilisateurs : RRH, salariés…

Outre la réduction des dépenses liées à l’installation du Système d’Information RH et l’accessibilité des données, le logiciel en mode SaaS offre d’autres avantages tels que :

  • Meilleure sécurisation des informations en cas de sinistre dans votre entreprise,
  • Conformité avec les exigences du RGPD, dans le cas où les données sont hébergées en France,
  • Accès via une simple connexion internet (sécurisée bien sûr) ce qui le rend de facto compatible dans une organisation de travail hybride,
  • Meilleure adaptabilité du logiciel en fonction des besoins de l’entreprise et de son évolution.

Les principaux inconvénients d’un SIRH en mode SaaS quant à eux sont :

  • Certaine dépendance envers l’éditeur,
  • Risques éventuels au niveau de la confidentialité des données RH,
  • Incapacité à disposer de développements spécifiques en dehors des paramétrages offerts par le logiciel.

Par ailleurs, en cas de rupture de contrat, la restitution des données des ressources humaines peut être plus ou moins complexe.

Pour garantir la confidentialité des données RH, il est préférable d’opter pour un prestataire fiable et reconnu.

À titre d’information, l’éditeur prend en charge la mise en place du SIRH, en se basant sur :

  • Les besoins de l’entreprise,
  • Et le cahier de charges établi par le Directeur des Ressources Humaines.

Le Système d’Information des Ressources Humaines On-Premise

Le SIRH On-Premise (sur place) doit être installé sur un poste de travail, contrairement au Système d’Information des Ressources Humaines en mode SaaS.

L’éditeur se charge de l’installation du Système d’Information RH sur vos serveurs.

Ce type d’architecture technique logicielle est avantageux pour les entreprises qui souhaitent avoir une totale maîtrise de leur SIRH et de leurs données RH, puisque les serveurs sont directement installés dans leurs locaux.

En conséquence, votre Système d’Information des Ressources Humaines ne nécessite pas forcément de connexion internet ouverte sur l’extérieur, cela garantit la confidentialité absolue des données des ressources humaines.

Toutefois, il présente un certain nombre d’inconvénients tels que :

  • Le coût des licences qui peut être plus ou moins élevé en fonction du nombre d’utilisateurs,
  • La disponibilité des données en cas de sinistre ou de panne des serveurs. Il est conseillé de mettre en place des serveurs de secours. Cependant, cette solution est souvent coûteuse, bien que moins efficace que le stockage d’informations sur le Cloud,
  • Une accessibilité limitée pour les collaborateurs en télétravail… Certains éditeurs proposent des SIRH On-Premise, également disponibles à distance, ce qui réduit les avantages cités précédemment.

Note : il existe également des modes hybrides comme :

  • L’hébergement des données des ressources humaines est effectué chez l’éditeur, mais sur des serveurs dédiés à votre entreprise.
  • Ou uniquement la partie logicielle est hébergée chez l’éditeur, les données étant sur vos serveurs dans vos locaux…

Conclusion sur cette introduction au Système d’Information des Ressources Humaines

Le Système d’Information des Ressources Humaines se présente aujourd’hui comme la solution incontournable pour :

  • Automatiser les processus RH,
  • Faciliter les tâches des responsables RH,
  • Impliquer vos collaborateurs.

Il comprend plusieurs modules dédiés entre autres à la gestion de la paie, des prestations sociales, des prestations de travail et à la gestion du capital humain.

Pour l’hébergement d’un SIRH dans une entreprise, le mode SaaS apporte la souplesse recherchée par les entreprises de taille intermédiaire (ETI).

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