Les évolutions sociétales et du monde du travail ont amené les entreprises à entreprendre leur transition numérique. Les crises actuelles (COVID, Ukraine) ne font qu’accélérer ce besoin de dématérialisation.
Dans ce contexte, la signature électronique est devenue incontournable pour les services RH, tout secteur économique confondu.
Selon une enquête sur les usages de la signature électronique en France, réalisée en janvier 2021 par YouGov, 26 % des entreprises ont adopté une solution depuis le début de la crise sanitaire. Parmi elles, 41 % pour des documents liés aux Ressources Humaines.
C’est un outil digital pour envoyer un document afin de le signer en ligne, de manière totalement légale et sécurisée. Elle présente de nombreux avantages, pour le département des Ressources Humaines, tout comme pour l’ensemble du personnel de votre entreprise.
Elle simplifie le déroulement de la signature de nombreux documents et contrats tout au long du parcours professionnel : promesse d’embauche, contrat de travail, accord de confidentialité, attestation de remise de matériel, fiche de paie, solde tout compte…
La dématérialisation et la rationalisation des processus de contractualisation apportent de nombreux bénéfices :
- Accélération des transactions.
- Optimisation des tâches administratives.
- Réduction de l’impact environnemental.
- Meilleure expérience employé…
1. La signature électronique, qu’est-ce que c’est ?
a. Un procédé d’authentification
La signature électronique, comme sa version manuscrite, est un concept juridique qui concrétise et engage le consentement des parties envers les obligations qui découlent d’un acte.
Ce procédé garantit l’identité du signataire, l’authenticité du lien avec un document et son intégrité.
Il s’articule autour de 3 composants principaux :
- Un document,
- Un signataire,
- Et un certificat électronique.
Concrètement, au lieu de passer par une version imprimée, vous (ou vos collègues) signez en ligne via un logiciel dédié en mode SaaS.
b. Quelles sont les étapes d’une signature digitale ?
Le process de signature est très simple et se décompose en 5 étapes :
- La personne reçoit le document à signer par e-mail ou SMS.
- Elle clique sur le lien pour l’ouvrir et le lire.
- Puis accepte les conditions générales et le cryptage.
- Elle réalise le tracé de sa signature avec une souris, un pavé tactile, un stylet, un code SMS, ou son doigt, selon le dispositif.
- Enfin, elle valide.
c. Que pouvez-vous signer électroniquement ?
Avec la signature digitale, vous rationalisez tous les processus de gestion et signature de contrats et documents de manière sécurisée.
Pour les Ressources Humaines, voici une liste non exhaustive :
- Promesse d’embauche.
- Contrat de travail.
- Accord de confidentialité.
- Attestation de remise de matériel.
- Bulletins de salaire…
d. Quelles garanties apporte-t-elle ?
- L’intégrité, c’est-à-dire s’assurer que le document n’a pas été altéré entre sa signature et sa consultation.
- L’authentification de l’auteur et de la personne qui a signé.
- Et la preuve du consentement.
Pour cela, elle doit avoir les caractéristiques suivantes :
- Authentique : l’identité du signataire doit pouvoir être retrouvée de manière certaine et unique.
- Infalsifiable : une personne ne peut pas se faire passer pour une autre.
- Non-réutilisable : la signature fait partie du document signé et ne peut être dupliquée sur un autre document.
- Inaltérable : une fois signé, le document n’est plus modifiable.
- Irrévocable : le signataire ne peut pas la contester.
2. Gagner en efficacité
a. Gain de temps
Comparée à la signature traditionnelle, la e-signature assure un gain de temps considérable. En effet, vous transmettez instantanément un document à signer à un ou plusieurs interlocuteurs.
Pour les ressources humaines, elle peut être utilisée pour faire signer un contrat de travail dématérialisé rapidement, et même à distance. Mais ce contrat n’est pas le seul document RH à signer électroniquement. Pour preuve, voici une liste loin d’être exhaustive.
Lors du recrutement et de l’intégration d’un salarié
- Accord de confidentialité pour les candidats.
- Promesse d’embauche.
- Contrat de travail.
- Convention de stage.
- Remise de notice de mutuelle et prévoyance.
- Règlement intérieur.
- Charte d’utilisation des outils IT et politique de sécurité…
Durant l’activité et la vie du salarié
- Validation de période d’essai.
- Avenant au contrat de travail.
- Lettre de mission.
- Feuille d’objectifs.
- Entretien annuel.
- Entretien professionnel.
- Convocation par mail à un entretien disciplinaire…
Lors du départ d’un salarié
- Accusé de réception de démission.
- Solde de tout compte.
- Documents administratifs…
b. Gain de productivité
La e-signature simplifie, accélère et automatise les processus de validation de documents. Plus besoin d’être face à face pour signer. Par ailleurs, l’équipe RH peut envoyer simultanément leurs informations à plusieurs signataires en parallèle, par exemple à tous les salariés d’une business unit.
Plus globalement, la dématérialisation des processus RH élimine des tâches chronophages et répétitives liées à la gestion documentaire (impression, numérisation, envoi postal). Ainsi, vous libérez du temps pour les équipes RH qu’elles peuvent dédier aux missions clés pour les Ressources Humaines : recherche de talents, formation des équipes…
c. Garantie de la continuité de l’activité
Les services RH peuvent travailler à distance en disposant de l’ensemble des documents administratifs officiels en version numérique. Il y a ainsi fort à parier que la fonction RH devra continuer à digitaliser ses relations avec vos collaborateurs et à les accompagner dans un contexte de développement du télétravail.
La signature numérique devient incontestablement l’élément clé des différents processus RH d’une ETI.
3. Réduire les coûts
a. Optimisation de la gestion documentaire
La e-signature s’inscrit dans un projet global d’industrialisation et de digitalisation des activités de gestion.
Signer un document sans l’imprimer et à distance réduit considérablement les facteurs coûts inhérents : papier, encre, envois postaux… En plus, elle diminue aussi les coûts d’archivage.
b. Réduction de l’empreinte environnementale : Zéro Papier
Le passage au zéro papier contribue de façon évidente à la réduction des consommables. C’est un argument majeur pour la réduction de l’empreinte environnementale de l’entreprise et son RSE.
4. Rationaliser et automatiser des processus RH
En s’affranchissant des contraintes induites par la manipulation physique du papier, les acteurs métiers fluidifient les processus et se focalisent davantage sur le cœur du métier.
Ce gain de souplesse offre un meilleur contrôle des processus et aiguise la réactivité du système d’information des Ressources Humaines (SIRH), optimisant ainsi le traitement des données.
a. Contrôler le suivi de la signature
Avec la signature électronique, vous suivez en temps réel l’état d’avancement de vos dossiers. En effet, un certificat digital trace chaque modification ou action réalisée sur le document original.
Cet outil de tracking permet également de relancer les destinataires qui n’ont pas encore signé.
b. Fluidifier le process de signature
Vecteur de simplification, la signature digitale assure aussi la sécurité des flux d’échanges de l’entreprise avec vos employés et partenaires externes.
5. Optimiser la gestion des données
a. Disposer d’un archivage centralisé
La signature électronique permet une sauvegarde numérique sécurisée des documents. Elle facilite également l’archivage et diminue les risques opérationnels, particulièrement liés à la perte d’informations.
b. Sécuriser l’accès et l’identité du signataire
Le système de signature digitale permet d’identifier tous les acteurs de la chaîne. L’outil garantit par ailleurs une identification des intervenants et une sécurisation de l’accès à l’information beaucoup plus grande que dans une organisation traditionnelle.
c. Quels sont les types de signature électronique ?
La loi définit 3 niveaux de signature électronique :
- Simple.
- Avancée.
- Qualifiée.
Voyons leur différence.
Le type Signature électronique simple (SES)
Une SES est réalisée directement sur la base d’informations personnelles (numéro de téléphone, e-mail) renseignées par la personne souhaitant faire signer le document. Il n’y a pas d’émission de certificat nominatif.
Le type Signature électronique avancée (SEA)
Le niveau SEA comporte l’émission d’un certificat émis suite à l’envoi d’une pièce d’identité et de son contrôle. Une étape d’authentification au moyen d’un code SMS est indispensable.
Et le type Signature électronique qualifiée (SEQ)
Une SEQ est principalement utilisée pour sécuriser les processus de contractualisation des services RH qui gèrent leurs collègues à distance. C’est le niveau le plus utilisé.
6. Traçabilité et couverture juridique
a. Valeur juridique
La signature digitale a la même valeur qu’une signature manuscrite en France comme dans le reste de l’Union européenne, depuis l’année 2000.
Toutefois, ainsi que le précise le décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature électronique, seul le niveau “qualifié” est l’équivalent d’une signature manuscrite. Les niveaux “avancé” et “qualifié” font intervenir un tiers de confiance : le prestataire de la plateforme de signature électronique.
Ce sont les niveaux indispensables dans le monde professionnel et ils sont reconnus devant les tribunaux. En effet, ils garantissent l’identité des personnes qui ont signé un document, tout en respectant la Règlementation Européenne sur la Protection des Données (RGPD).
En Europe
Après rentrer en vigueur le 1er juillet 2016, l’eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services) est le règlement européen relatif à l’identification électronique et aux services de confiance pour les transactions électroniques.
Le règlement eIDAS constitue un cadre juridique clair et standardisé pour l’utilisation et la recevabilité des signatures digitales dans l’UE.
En France
En tant que pays membre de l’UE, la France reconnaît également la légalité des signatures électroniques. Le règlement eIDAS a été retranscrit en droit français dans les articles 1366 et 1367 du Code Civil et doit offrir un niveau de signature avancée.
b. Traçabilité
Identification des signataires
La signature électronique garantit l’identification des personnes qui ont signé, ainsi que l’intégrité du document signé. Par conséquent, il ne peut être modifié à postériori. L’horodatage certifie la date et l’heure de signature.
Pour être en conformité avec le Règlement eIDAS et garantir la validité juridique de la signature numérique, les “prestataires de services de confiance” doivent respecter un ensemble de normes.
Garantir l’authenticité et l’intégrité du document
À l’aide des preuves digitales, la signature électronique assure une parfaite traçabilité de l’ensemble du processus de signature.
Garantir la date
L’horodatage est un mécanisme qui consiste à associer une date et une heure à un événement, une information ou une donnée.
7. Meilleure expérience collaborateur
La simplification et la réduction des tâches administratives fastidieuses et la possibilité d’accéder et de valider des documents dématérialisés à distance contribuent considérablement à augmenter la satisfaction des salariés au travail.
a. Simplifier les démarches administratives
La signature électronique améliore les conditions de vie au travail de vos salariés pour gérer toutes leurs démarches administratives. Apposer sa signature électroniquement, c’est signer ses documents en quelques secondes de n’importe où et de n’importe quel appareil (ordinateur, tablette ou smartphone).
Toutes les démarches administratives de vos employés sont alors simplifiées. Ils n’ont plus besoin de se déplacer physiquement, d’imprimer, de scanner ou encore de poster leurs documents signés. Vous leur libérez du temps et contribuez à leur satisfaction globale.
b. Fluidifier le télétravail
Selon une étude de la chaire Workplace Management de l’ESSEC Business School, 85 % des cadres et 82 % des cadres dirigeants veulent continuer à télétravailler contre 67 % des employés (la moyenne globale étant de 73 % des répondants).
En proposant un service de signature électronique, vos collaborateurs travaillent plus efficacement, notamment en télétravail. Le montage de dossiers, nécessitant plusieurs signatures, est alors bien plus rapide.
c. Renforcer l’engagement de vos employés
Ils ne perdent plus de temps et d’énergie dans des processus qui peuvent être parfois complexes. La simplification du quotidien est une source de motivation et d’engagement pour les collaborateurs.
d. Moderniser l’image du service RH et de l’entreprise tout entière.
C’est aussi l’occasion de marquer des points en faveur de la transition écologique. Cela joue favorablement sur votre RSE (responsabilité sociétale des entreprises) et renforce votre image de modernité.
Conclusion sur l’intérêt de la signature électronique pour les documents RH
Applicable à de nombreux documents, la e-signature est l’outil idéal pour accélérer la signature de vos contrats et simplifier la validation de votre documentation RH en interne.
Simple à utiliser, elle garantit l’authenticité du ou des signataires et l’intégrité du fichier numérique.
- Simplifier les process internes de validation et de signature.
- Accélérer la signature avec l’externe (partenaires commerciaux, clients).
- Sécuriser le document qui acquiert une valeur légale irréfutable.
- Améliorer le suivi via des workflows de validation/ signature.
- Supprimer les coûts d’impression, voire d’affranchissement…
Gain de productivité, réduction des coûts opérationnels, marque employeur innovante et eco-friendly… votre service RH a donc tout à gagner à passer le pas de la dématérialisation des contrats.
Intégrer la signature électronique dans votre organisation est un pas structurant dans votre transformation digitale. Elle constitue également une vraie opportunité de repenser certains aspects du fonctionnement de votre entreprise.
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