Selon une étude OpinionWay réalisée pour Althéa en décembre 2018, seulement 20 % des salariés français recevaient leurs bulletins de paie sous forme électronique alors qu’ils sont 79 % à le plébisciter.
Un pourcentage largement inférieur à la moyenne européenne :
- 95 % des salariés allemands reçoivent leurs bulletins de paie de façon dématérialisée,
- 73 % des salariés britanniques,
- plus de 50 % des salariés italiens et espagnols.
En sachant que le dossier personnel d’un salarié comprend des centaines de documents, il est facile d’imaginer que leur dématérialisation engendre une économie substantielle, aussi bien de temps que d’argent.
Par ailleurs, la gestion de la paie est le processus le plus directement et le plus souvent concerné par les évolutions réglementaires. Pour preuve, voici les changements majeurs que les gestionnaires ont dû gérer ces dernières années :
- La mise en place de la Déclaration Sociale Nominative,
- Le prélèvement à la source,
- Les directives extraordinaires et besoins inédits engendrés par la crise sanitaire (activité partielle, arrêts de travail spécifiques, report des cotisations…).
Le besoin de réactivité et d’adaptation des entreprises est plus urgent que jamais. Dans cette perspective, la dématérialisation de la paie et du bulletin de paie apporte à tous (collaborateurs, service RH et entreprise) des bénéfices très concrets.
Bulletin de paie dématérialisé : qu’est-ce que c’est ?
Le bulletin de paie dématérialisé est une forme électronique du bulletin de salaire papier.
La remise du bulletin de paie ne s’effectue plus sous le format papier, mais dans l’espace personnel du salarié de votre SIRH, dans son coffre-fort électronique, mais aussi dans son Compte Personnel d’Activité (CPA).
Il s’agit d’une plateforme en ligne mise en place par le Ministère du Travail réunissant l’ensemble des documents numériques liés à l’activité professionnelle des salariés et pour faciliter l’accès à l’information concernant leurs droits.
Tous les bulletins de salaire sont donc disponibles en ligne.
En plus, depuis le 1er janvier 2017, les employeurs ont la possibilité d’opter pour la dématérialisation des bulletins de paie sans avoir à recueillir le consentement de leurs salariés au préalable.
Note : un bulletin de paie dématérialisé a la même valeur juridique que sa version papier.
Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ?
Source de gains de temps et d’argent et de simplicité, le bulletin de paie dématérialisé offre de nombreux avantages.
1. Réduire les coûts
Voici toutes les étapes nécessaires pour remettre une fiche de paie papier au salarié :
- Imprimer l’ensemble des bulletins,
- Les photocopier pour conserver un double,
- Acheter timbres et enveloppes,
- Les mettre sous pli,
- Et enfin transmettre le bulletin par la poste ou le lui remettre en main propre.
Avec le bulletin électronique, tous les coûts de consommables (encre, papier…) et de mise sous pli et timbres sont éliminés. Par ailleurs, vous réduisez votre empreinte écologique.
2. Gagner de l’espace
L’obligation de conservation imposée par la loi contraint les entreprises à disposer d’espaces d’archivage conséquents.
En optant pour la dématérialisation, vous archivez tous les bulletins de paie et tous les documents RH sur un cloud sécurisé, en conservant un accès en temps réel à vos données.
Vos espaces de stockage physiques sont immédiatement disponibles pour de nouvelles utilisations plus productives.
3. Gagner en temps et en productivité
Le passage au bulletin de paie dématérialisé automatise et sécurise leur distribution en assurant l’application systématique des processus de paie. Il allège la charge administrative chronophage de vos équipes RH et accélère les différents processus afférents.
Ce temps et ce budget sont alors disponibles pour les tâches RH plus stratégiques de la gestion du Capital Humain de votre entreprise. Par conséquent, la fonction RH est valorisée comme il se doit et vos gestionnaires de paie se sentent mieux considérés.
4. S’assurer de la conformité réglementaire
Les processus liés à la dématérialisation des bulletins de paie garantissent l’application des différentes réglementations et législations du travail et leurs mises à jour systématiques. Ainsi, automatiser la génération des bulletins de paie diminue considérablement le nombre d’erreurs.
5. Garantir la sécurité et la confidentialité des données
Avec une plateforme unique, collaborative et sécurisée, vous centralisez, structurez et distribuez facilement tous les documents RH.
Tout ceci se fait dans un environnement totalement sécurisé. Les documents sont stockés sur des coffres-forts numériques. Ils interdisent la consultation par un tiers non autorisé et suppriment les risques de perte ou de destruction de documents. L’employeur garantit ainsi la transmission du bulletin de salaire dématérialisé en toute sécurité (données cryptées).
L’hébergement des données RH sur des serveurs redondants sécurisés garantit également leur pérennité. Vous êtes sûr de respecter les contraintes légales de sauvegarde du bulletin de paie pendant 50 ans ou jusqu’à l’âge de 75 ans du salarié conformément à la législation.
6. Faciliter la conformité au RGPD
Le Règlement Général sur la Protection des Données prévoit depuis le 25 mai 2018 un ensemble de directives d’ordre légal, dont l’obligation de mettre à disposition du salarié, sur simple demande, toutes les données personnelles le concernant.
Ce travail est pratiquement immédiat avec une solution de dématérialisation des bulletins de paie, puisque vous centralisez l’ensemble de ces informations de façon automatisée. De plus, vous pouvez paramétrer la plateforme pour gérer la suppression automatique selon le type de documents en fonction de certains critères temporels ou autres.
Tout ceci facilite le respect de votre gestion de la paie aux contraintes liées au RGPD.
7. Rendre l’entreprise plus agile et réactive
L’agilité pour une entreprise n’est plus seulement souhaitable, elle est devenue indispensable.
La recherche de l’agilité peut se matérialiser lors d’une réorganisation. Dans ce cas, le bulletin de salaire dématérialisé facilite les changements d’organisation puisque le dossier RH de votre salarié va suivre automatiquement sa nouvelle affectation.
Mais l’agilité est aussi une demande de la part de vos collaborateurs. Par exemple, depuis la pandémie de la Covid-19, vos salariés ont pris l’habitude du télétravail et exigent aujourd’hui plus de flexibilité.
Ce phénomène est accentué par l’arrivée de nouvelles recrues – les “Digital natives”. Pour eux, smartphones, tablettes et réseaux sociaux sont indispensables à leur quotidien. Les experts en Transformation Digitale parlent du mode de vie ATAWAD – anytime, anywhere, any device.
Avec une gestion électronique des documents RH en mode SaaS (Cloud), vos collaborateurs ont accès à leurs bulletins de paie où qu’ils soient, via un accès sécurisé.
8. Augmenter la satisfaction des collaborateurs
Tout d’abord, vous évitez tout malentendu puisque le bulletin de salaire électronique est synchronisé avec l’envoi de la paie.
Le bulletin de paie digitalisé permet également aux collaborateurs de l’entreprise de disposer d’un accès permanent à leurs informations personnelles.
Votre gestionnaire de paie est en arrêt maladie, votre service RH est surchargé, peu importe, votre salarié a toujours accès à son bulletin de paie dans son coffre-fort électronique, ou via son Compte personnel d’activité (CPA).
Enfin, grâce à la dématérialisation, votre salarié n’a plus besoin non plus d’archiver de son côté ses différents documents. Il sait qu’ils sont disponibles à tout moment dans son coffre-fort numérique sécurisé, consultable en ligne, à partir de n’importe quel support.
9. Fluidifier les relations sociales
La loi El Khomri rassure le salarié en garantissant les obligations de l’employeur.
De plus, le bulletin de salaire dématérialisé assouplit le dialogue social en éliminant de nombreuses erreurs humaines potentielles.
La signature digitale des fiches de paie préserve la probité des données. La version dématérialisée des bulletins de salaire est officielle et permet au salarié de faire valoir ses droits (art. L3243-2 du Code du travail).
En plus, les outils digitaux adressent les attentes des salariés en matière d’utilisation de nouvelles technologies au quotidien.
C’est pourquoi cette transformation digitale est bénéfique dans la relation entre le service RH et vos collaborateurs.
10. Valoriser la marque employeur
Dans un marché du travail sous tension, les entreprises sont de plus en plus sensibles à la valeur de leur marque employeur pour pouvoir attirer et fidéliser les talents. La mise en place du bulletin de paie électronique contribue à communiquer une image moderne, performante, dynamique et responsable de l’entreprise auprès de ses salariés et talents potentiels.
Conclusion sur les avantages du bulletin de paie dématérialisé
Les enjeux RH ne cessent d’évoluer.
Dans un contexte d’exigence de recrutement et de fidélisation des employés, l’entreprise doit aujourd’hui attirer de nouveaux collaborateurs de valeur et leur fournir des services RH de qualité.
C’est dans ce contexte d’amélioration de la performance et du rôle stratégique de la fonction RH que se positionne comme une évidence la question de la dématérialisation des bulletins de paie.
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