La crise sanitaire que nous continuons à subir a profondément bouleversé nos méthodes et organisation de travail.
Tous les acteurs de la chaîne de valeur de l’entreprise s’accordent désormais sur ces évolutions structurantes. Télétravail, logiciel de traitement de paie, gestion et protection des données, déclaration en ligne, mises à jour automatiques… la COVID a particulièrement impacté les ressources humaines.
En 2023, de nombreuses évolutions, qu’elles soient légales, fonctionnelles ou relèvent d’évolutions technologiques et sociologiques fondamentales. Elles vont continuer à redessiner le travail des RH en général et des gestionnaires de paie en particulier.
En conséquence, la gestion de la paie se décline dorénavant de façon permanente dans un mode digital. Les équipes RH, et plus particulièrement les gestionnaires de paie, sont les garants des obligations légales et sociales de l’entreprise.
La mise en place d’un logiciel de paie garantissant des bulletins de salaire sans erreurs, constitue le socle de la construction de la confiance à long terme. Le choix du logiciel de paie et les fonctionnalités associées sont donc la clé pour adresser les enjeux fondamentaux de la gestion de la paie :
- Garantir l’application des évolutions légales et sociales dans la gestion de la paie.
- Disposer des bonnes fonctionnalités pour votre logiciel de gestion de la paie.
- Construire le socle des changements d’organisation et des nouvelles méthodologies de travail pour l’avenir.
Garantir l’application des évolutions légales liées à la paie et la conformité des bulletins de salaire
La gestion de la paie en France et l’édition des fiches de paie est un exercice très complexe.
Chaque année, la LFSS (loi de financement de la sécurité sociale) apporte son lot de nouvelles modifications. Les entreprises ont l’obligation de paramétrer ces nombreuses évolutions.
Sans un logiciel de paie performant et évolutif, impossible d’implémenter ces mises à jour et de garantir le juste calcul des bulletins de salaire.
Les évolutions légales en 2023 dans la gestion de votre paie
Voici une liste non-exhaustive des mises à jour pour l’année 2023.
- Mise à jour du SMIC.
- Réévaluation du minimum garanti.
- Revalorisation du taux plancher de l’allocation d’activité partielle.
- Indemnités complémentaires pour l’activité partielle.
- Revalorisation du barème des taux pour les accidents du travail.
- Prolongation des arrêts de travail dérogatoires.
- Prise en compte des temps partiels thérapeutiques dans le périmètre des arrêts de travail.
- Congé de proche aidant.
- Revalorisation des limites d’exonération des allocations forfaitaires pour les frais professionnels.
- Mise en œuvre du “titre mobilité”.
- Prolongation de la possibilité de recourir à l’activité partielle.
- Imputation du solde du montant d’aide au titre des dispositifs “Covid 3”.
- Mise à jour du plafond mensuel de la sécurité sociale (PMSS).
- Évolution du taux de prélèvement à la Source.
- Nouveaux calculs pour les CRDS et CSG.
- Usage généralisé du RCD par les organismes.
- Transfert à l’URSSAF de la collecte des contributions légales formation et apprentissage.
- Le recouvrement des cotisations Agirc-Arrco par l’URSSAF.
- Nouvelles mentions obligatoires sur le bulletin de salaire.
- Changement du coefficient de réduction des charges patronales…
La crise sanitaire a par ailleurs accentué cette complexité. De nombreuses situations totalement inédites ont dû être adressées et le nombre de paramétrages à prendre en compte a été multiplié.
Tous ces changements impactent de façon majeure les calculs de vos bulletins de paie et les différents processus de communication avec les organismes sociaux.
Alors assurez-vous que votre logiciel de gestion de la paie intègre facilement et sans développement spécifique toutes ces évolutions. Et si ce n’est pas encore le cas, envisagez une solution en mode SaaS avec la mise à jour des évolutions réglementaires par l’éditeur.
Vérifier ces 7 critères garantissant la bonne performance de votre logiciel de gestion de paie
Afin de garantir une gestion de la paie efficace, vérifiez bien la disponibilité et la performance des 7 fonctionnalités suivantes :
- Édition automatisée des bulletins de paie.
- Systématisation des mises à jour et fiabilité de la veille juridique.
- Automatisation des déclarations sociales.
- Procédures de contrôle de paie strictes et rigoureuses.
- Prise en compte des nouveaux modes de travail.
- Gestion analytique et tableau de bord.
- Sécurisation des données.
a. Édition automatisée des bulletins de paie
L’utilité première d’un logiciel de paie est de simplifier le calcul et l’édition de vos bulletins de paie. Cela paraît être une lapalissade… mais pas que… vraiment pas…
Vos équipes RH et vos salariés doivent être en mesure de paramétrer dans votre outil de gestion de paie les données nécessaires à ces calculs de manière simple et fluide.
Assurez-vous particulièrement que votre logiciel de gestion de paie intègre les spécificités de votre convention collective et qu’il est aisément paramétrable et réellement évolutif.
b. Systématisation des mises à jour et fiabilité de la veille juridique
L’édition des bulletins de paie n’est bien sûr qu’une étape. La qualité incontournable d’un bon logiciel de paie est également sa capacité à garantir la conformité légale et à intégrer les évolutions légales et sociales de façon systématique et transparente.
Idéalement, choisissez un éditeur de logiciel de paie qui anticipe les évolutions légales et réglementaires du droit social français grâce à son service de veille. Vous garantissez ainsi la conformité de vos bulletins de paie et la justesse des calculs quelles que soient les évolutions de la loi.
Pour optimiser votre gestion numérique de la paie, vous devez donc pouvoir anticiper les évolutions réglementaires et sociales et les implémenter dès leur mise en application.
c. Automatisation des déclarations sociales
Les déclarations sociales sont incontournables en gestion de la paie. C’est un aspect de la gestion de la paie particulièrement délicat. C’est le cas par exemple des DSN mensuelles et événementielles.
Choisissez un logiciel de paie qui effectue ces déclarations auprès des différents organismes compétents et qui sache intégrer des évolutions de processus et de nouveaux partenaires facilement.
Votre logiciel de paie doit garantir l’envoi en temps et en heure de vos déclarations sociales. Et ça change souvent !
d. Procédures de contrôle de paie strictes et rigoureuses
Il n’est désormais plus question de contrôler la paie bulletin par bulletin. Nous l’avons vu, ces calculs sont beaucoup trop complexes et sont sujets à de nombreux et fréquents changements.
Il est indispensable de fonctionner de manière globale par extraction de données et retraitement par l’intermédiaire d’une solution intégrée dans le logiciel de paie en ligne ou non. Assurez-vous que votre logiciel dispose de fonctions d’alertes et de procédures de contrôles de cohérence.
e. Intégration des nouveaux modes de travail
La crise sanitaire a mis en évidence de façon brutale le besoin des entreprises à assurer la continuité de leurs activités. La gestion de la paie en est l’élément le plus structurant. Votre logiciel de paie doit dorénavant être accessible de partout et par différents appareils et dispositifs.
Garantir la continuité de l’activité est un aspect impératif au bon fonctionnement de l’entreprise au moment où le télétravail est en train de devenir un mode de vie. Ne négligez pas par ailleurs les considérations ergonomiques du poste de travail dans votre choix de logiciel de paie.
f. Gestion analytique et tableaux de bord
Un logiciel de paie performant doit fournir de nombreuses données paramétrables et donner accès à des tableaux de bord en temps réel. Ces croisements d’informations sont rendus possibles par le digital.
Votre outil de gestion de la paie doit savoir traiter, analyser les datas et fournir les informations déterminantes et synthétiques pour éclairer vos décisions tactiques et stratégiques.
g. Sécurisation des données
Les collaborateurs sont de plus en plus attentifs à la gestion de leurs données personnelles.
53 % des responsables RH considèrent que la gestion des données reste, dans le cadre du RGPD, une problématique importante pour l’entreprise (source Markess).
Par ailleurs, dans un contexte où les cyberattaques sont de plus en plus fréquentes, les entreprises doivent garantir la sécurité de ces données et des accès. Veillez à la robustesse de la solution de gestion de paie.
Pour respecter les exigences RGPD, il est important de garantir la :
- Traçabilité.
- Sécurisation des données et des accès.
- Qualité de l’hébergement.
- Géographie du stockage des informations…
Accompagner les évolutions liées au travail
a. Intégrer les nouveaux modes de travail
Du fait de la crise sanitaire, le DRH a dû apporter des réponses dans l’urgence aux différents problèmes qui se sont posés soudainement (télétravail, accès aux informations, intégrations de nouvelles lois…).
2021 a été le temps de la prise de conscience. Depuis 2022, nous assistonse à la pleine intégration et formalisation de ces nouveaux processus RH. Les différentes crises de cette décennie ont accéléré les transformations déjà à l’œuvre dans le monde du travail.
Selon une étude BCG & Cadremploi publiée en mars 2020, près de 8 Français sur 10 plébiscitent un modèle hybride, mêlant télétravail et bureau (source Les Echos).
Pour les entreprises, le grand défi consiste à trouver le bon équilibre entre distanciel et présentiel. Les entreprises doivent mettre en place des modalités de télétravail, en fonction des impératifs de chaque organisation et mettre en place les outils logiciels RH performants.
Même si dans certaines entreprises, des accords de télétravail étaient déjà mis en place avant la crise sanitaire, de nombreuses autres ont dû s’adapter parfois de manière précipitée. Cette situation d’état de crise sanitaire, prolongée depuis avec d’autres crises, contraint les employeurs à entreprendre une réflexion de fond sur l’organisation à long terme du télétravail.
Dans cette optique, 64 % des entreprises interrogées ont déclaré vouloir préparer en 2022 leurs employés à ces nouveaux processus et aux évolutions technologiques (source Info Social RH).
b. Accélérer la transition digitale
Les services RH, qui, jusqu’à présent restaient “le parent pauvre” de la transition numérique, en sont devenus les vecteurs les plus puissants.
Ils se positionnent désormais au centre de la réflexion et de l’évolution digitale. Pour convaincre l’ensemble des salariés du bien-fondé de ces évolutions, une première étape de gestion de paie numérique réussie est indispensable à l’installation de la confiance.
c. Développer la flexibilité
La crise sanitaire nous a montré l’importance de pouvoir s’adapter en toutes circonstances et d’être réactif. Il est essentiel de remettre en question la manière d’organiser le travail, mais aussi de faire preuve de créativité et de flexibilité.
Il était impensable de ne pas être en mesure de pouvoir assurer la gestion de la paie. Pourtant, de nombreuses entreprises ont dû faire face à de graves problèmes pour assurer cette flexibilité.
Les mentalités ont été profondément impactées et l’organisation du travail ne reviendra plus jamais en arrière. Il est de la responsabilité des équipes RH d’anticiper et de préparer les outils de cette évolution inéluctable.
d. Mettre en place des nouveaux modes de travail
Équipé d’un portable et d’un smartphone, le salarié actuel peut être nomade et alterner les temps de travail en équipe et en autonomie, dans l’entreprise, à l’extérieur, ou chez lui. Les horaires variables et le fractionnement du temps de travail sont également susceptibles d’améliorer la productivité.
La mise en place des nouveaux modes de travail (télétravail, fractionnement du temps, nomadisme) optimise la qualité de la relation collaborateur. Le logiciel de gestion doit pouvoir gérer ces différentes situations sans lourdeur pour les collaborateurs.
En digitalisant la fonction RH, l’entreprise répond aux nouvelles exigences du collaborateur (flexibilité du temps de travail, nouveau mode de travail, bien-être, diversité des missions…). Elle parvient par ailleurs plus facilement à collecter des données diversifiées et précises sur ses collaborateurs et peut mettre en place des outils pertinents et efficaces.
Depuis le premier confinement de mars 2020, le télétravail a connu un tel essor qu’il apparaît aujourd’hui comme une évidence pour une majorité de salariés français et que tout retour en arrière semble inenvisageable.
53 % des salariés attendent aujourd’hui plus de flexibilité dans leur travail (source Michael Page).
Et les DRH et RRH prennent en compte ce nouveau paradigme de l’entreprise : :
- 81 % ont l’intention de mener des réflexions sur l’organisation du travail (horaires, flexibilité des modes de travail, management…).
- 76 % des DRH/RRH sont prêts à faciliter le télétravail pour les collaborateurs qui souhaitent habiter dans une région différente de celle de leur lieu de travail.
e. Mettre le digital au service de l’humain
Depuis 2022, la stratégie RH s’oriente de plus en plus vers la digitalisation des processus et l’automatisation des tâches les plus chronophages. Ce gain de temps permet aux équipes RH de se consacrer davantage aux enjeux clé et aux relations humaines. Ceci est d’autant plus important lorsque les collaborateurs travaillent en distanciel.
Un logiciel RH performant contribue également à optimiser la performance des collaborateurs, en lui donnant la possibilité de se focaliser sur les tâches les plus importantes de sa fonction, en lui évitant des erreurs de saisie et en favorisant son bien-être.
f. Mettre l’humain avant l’administratif
Les services RH et les gestionnaires de paie ont parfois été critiqués pour leur manque de considération envers les salariés. De façon peut-être paradoxale, la technologie va participer à changer cette vision du monde.
g. La solution de paie et l’intelligence artificielle (IA)
L’intelligence artificielle fait désormais partie intégrante de notre société et sera au cœur de la quatrième révolution industrielle qui nous attend dans les prochaines années.
Service commercial, service après-vente ou encore assistanat, elle est déjà présente dans de nombreux services au sein de l’entreprise, mais encore très peu en paie. C’est par ailleurs l’enjeu des fonctionnalités des logiciels de gestion de la paie 100 % cloud en 2022 et dans les prochaines années.
Comment intégrer l’intelligence artificielle dans la gestion de la paie ?
Voici un exemple : mettez en place un assistant virtuel (ChatBot) répondant 24/7 aux questions de vos salariés sur leur bulletin de salaire.
Le gestionnaire de paie doit rester et restera en tout état de cause le principal interlocuteur du salarié en raison de la complexité des processus et de l’importance de l’humain. Néanmoins, l’intelligence artificielle permet de gagner un temps précieux en adressant un premier niveau de réponse.
Conclusion sur les enjeux incontournables d’un logiciel de paie en 2022
Le choix d’un logiciel de paie performant et évolutif est profondément structurant pour l’entreprise. 2022 marque un tournant décisif dans les organisations et méthodologies de travail.
Le logiciel de paie représente la première étape vers la transformation numérique d’une entreprise de taille intermédiaire (ETI). Cela doit donc être une expérience positive.
Pour cela, assurez-vous de la flexibilité et des capacités d’évolution de votre solution SaaS de paie. Définissez votre roadmap digitale RH et vérifiez que ses fonctionnalités adressent vos besoins actuels et futurs.
Les équipes RH sont désormais au centre de l’évolution et du succès global de l’entreprise quel que soit son secteur d’activité.
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