Pour simplifier la vie des salariés, il faut d’abord simplifier la vie des RH…

2 décembre 2021

simplifier la RH

On pense souvent que les logiciels RH sont réservés au service de Ressources Humaines. Pourtant, toutes les fonctions sont concernées par la digitalisation des processus métiers.

En plus, la DRH a un rôle clé à jouer dans l’accélération de la digitalisation de l’entreprise.

Elle a la responsabilité de construire l’environnement de travail optimal pour tous les salariés en prenant en compte le travail hybride.

Pour cela, elle doit se doter d’outils pour motiver, garantir la performance et fidéliser l’ensemble des collaborateurs quelle que soit leur localisation.

La digitalisation des Ressources Humaines permet d’accompagner la stratégie de l’entreprise. Elle participe également à la transformation des processus RH pour augmenter la productivité et l’engagement des collaborateurs.

Les 5 principales attentes RH des collaborateurs en 2022

1. Disposer de plus d’autonomie et d’une meilleure qualité de vie au travail

La crise de la COVID a accéléré les besoins de digitalisation des entreprises. En effet, il est apparu des besoins de simplicité et de fluidité avec ces nouvelles méthodes de travail.

Elle a exacerbé les attentes des collaborateurs. Ils aspirent dorénavant à plus d’autonomie et de flexibilité dans la gestion de leur temps et lieu de travail. Ils aspirent également à un meilleur équilibre de vie.

2. Simplifier la complexité des démarches administratives

Beaucoup de salariés trouvent la gestion des formalités administratives trop complexes, chronophages et fastidieuses.

Cela engendre un sentiment d’obligation et de perte de temps. Ce manque de réactivité installe une insatisfaction contre-productive au sein de votre entreprise.

3. Accéder de façon simple et pragmatique à l’information

Dans la plupart des entreprises, l’information est encore stockée sur des supports et formats différents (souvent encore sur papier).

Par conséquent, il est souvent difficile d’y accéder rapidement et efficacement.

4. Optimiser leurs connaissances et leur carrière

De nombreux salariés ont le sentiment que leur expertise n’est pas suffisamment reconnue par l’entreprise.

Ils attendent également plus de visibilité sur les possibilités d’évolutions, de formation et de progression de carrière. 

5. Se sentir plus impliqués dans la vie de l’entreprise et trouver du sens dans leur travail

L’arrivée des millennials sur le marché du travail a renforcé les attentes des salariés pour plus de participation à la vie de l’entreprise.

Aujourd’hui, c’est même une approche indispensable pour attirer les talents. 

5 priorités pour simplifier la vie des collaborateurs avec le digital RH

Face à toutes ces attentes, la transformation digitale devient impérieuse et prioritaire.

Les équipes RH doivent disposer des solutions pour accompagner la transformation de l’entreprise, faciliter la vie de tous les collaborateurs et optimiser leur productivité.

Selon un sondage Talentia, 4 DRH sondés sur 5 estiment que la complexité de leur fonction est en constante augmentation.

Dès lors, comment mener à bien toutes les missions qui leur incombent alors même que les effectifs ont tendance à se contracter ?

1. Simplifier la vie des Ressources Humaines

Traditionnellement, les ressources humaines sont équipées d’un logiciel de paie, totalement déconnecté du reste de l’entreprise. Pourtant, établir un bulletin de salaire nécessite des informations provenant du salarié et de son manager.

Cela induit de nombreux échanges via papier, Excel, email… et nécessite de nombreuses saisies manuelles.

À l’inverse, un SIRH est un outil distribué, accessible à l’ensemble des collaborateurs. Ces outils numériques transforment l’entreprise en profondeur (modes de travail, management, communication…) tout en procurant immédiatement les 5 avantages suivants.

a. Éliminer les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée

Aujourd’hui, une grande partie de l’administration du personnel consiste encore à devoir gérer des tâches extrêmement chronophages et à faible valeur ajoutée comme :

  • L’édition des bulletins de paie,
  • La vérification des notes de frais,
  • La gestion des congés et absences,
  • Les mises à jour des informations…

Pourtant, la digitalisation apporte des automatisations qui éliminent de nombreuses saisies manuelles avec le risque d’erreur associé.

b. Fluidifier le télétravail et le recours à des travailleurs indépendants 

Le télétravail, les temps partiels et le recours à des freelances se sont développés très rapidement ces dernières années.

Il est indispensable d’organiser le flux d’informations et la communication pour que toutes les personnes impliquées dans l’entreprise travaillent en parfaite collaboration. Et ceci quelles soient présentes ou non physiquement, sous contrat de travail ou de prestation. 

c. Accéder et transmettre facilement l’information

Les recherches fastidieuses d’informations dans des fichiers Excel ou dossiers papier devraient appartenir au passé.

Avec un logiciel SIRH, toutes les informations peuvent être centralisées et partagées de façon sécurisée avec chacun des salariés.

Les premiers concernés sont les membres des Ressources Humaines. Ils ont besoin d’un outil fiable regroupant toutes les informations du dossier des collaborateurs (identité, coordonnées, contrat, compétences, affectation…). 

d. Impliquer les salariés

Les salariés disposent des éléments qui les concernent et sont en mesure de trouver par eux-mêmes les informations qu’ils recherchent.

Ils sont responsabilisés et gèrent leurs congés et RTT, consultent leurs soldes, leurs notes de frais…

e. Se concentrer sur la gestion du Capital Humain de l’entreprise

Aujourd’hui, pour rester compétitif et attirer les talents, il est indispensable d’accélérer le processus de recrutement.

Un SIRH automatise tous les processus RH incluant celui des recrutements comme :

  • Distribuer automatiquement les offres d’emploi sur les jobboards,
  • Sélectionner de façon intelligente les CV des candidats les plus pertinents,
  • Automatiser le processus des entretiens physiques et virtuels,
  • Analyser les soft et hard skills jusqu’aux réponses et statistiques nécessaires à l’évaluation du processus de recrutement au global et par poste.

Il est ainsi facile de réduire le temps pour recruter un nouveau collaborateur.

Le processus de recrutement s’en trouve fortement accéléré comme l’onboarding grâce à la signature électronique et la gestion électronique des documents. De même, il est fondamental d’organiser la rétention de vos collaborateurs et de gérer les talents.

Avec des outils digitaux, vous identifiez et organisez les compétences de vos équipes au regard de vos besoins métiers. Vous êtes également en mesure d’attribuer les formations pour adresser les besoins en compétences nouvelles et maintenir l’employabilité de vos collaborateurs. 

Vous optimisez ainsi la gestion des carrières et maîtrisez totalement votre Capital Humain. De cette manière, vous pouvez vous concentrer sur la gestion des talents et l’accompagnement de la stratégie de l’entreprise.

2. Faciliter le travail des managers

La deuxième priorité pour les équipes RH consiste à accompagner le management à appréhender ces évolutions digitales. L’accompagnement au changement est une donnée essentielle pour assurer le succès de toute transformation.

Par ailleurs, la fonction RH doit rester un point de contact privilégié à l’écoute des équipes. 

Tout en étant demandeurs d’une plus grande responsabilisation et autonomie, les managers souhaitent que la DRH leur procure recommandations et support.

Avec un SIRH, ils communiquent aisément avec l’équipe RH. En plus, ils accèdent aux dossiers de leurs collaborateurs en toute sécurité et développent le collaboratif et la mesure de la performance individuelle et d’équipe. Leur mission en tant que manager s’en trouve simplifiée et valorisée.

3. Simplifier la vie des collaborateurs avec des outils utiles et efficaces

a. Gagner en productivité

L’avantage majeur de la digitalisation est d’automatiser et de simplifier les processus métiers.

Un SIRH permet d’augmenter la productivité des équipes RH et de simplifier la vie des collaborateurs et des managers.

L’objectif est de gagner du temps sur leurs tâches récurrentes afin de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Pour le directeur ou responsable RH, la finalité est même double :

  • Gagner du temps dans son propre travail
  • Et en faire gagner en productivité l’ensemble des collaborateurs. 

b. Renforcer l’autonomie et les méthodes de travail

Accompagner les nouvelles habitudes de travail est l’un des nouveaux enjeux clés de la fonction RH.

Un système d’information RH intégré en mode SaaS rend l’information accessible à tous, 24/7 et quelque soit l’endroit. 

c. Simplifier les démarches administratives 

Au quotidien, les collaborateurs formulent de nombreuses demandes à leurs services RH. Congés, passage en télétravail, demande de formation, candidatures pour un poste ouvert en interne, démission… Toutes ces opérations nécessitent bien trop souvent, encore, de renseigner des formulaires papiers.

En adoptant une plateforme collaborative, vos équipes peuvent accomplir la plupart des démarches en ligne depuis une plateforme unique

d. Construire les fondamentaux de la confiance à long terme

En dématérialisant le dossier collaborateur, le Responsable de Ressources Humaines tout comme chacun des salariés peuvent accéder, à tout moment, aux informations recherchées et les mettre à jour simplement si nécessaire.

Les informations personnelles du salarié ainsi que l’ensemble des documents RH associés sont accessibles à tout moment et de n’importe où :

  • Contrat de travail et éventuels avenants,
  • Diplômes,
  • Bulletins de paie,
  • Revues annuelles…

4. Disposer d’indicateurs RH facilitant le pilotage 

Le besoin d’indicateurs RH est de plus en plus important.

Ces indicateurs permettent un pilotage RH optimal :

  • Mesurer en temps réel de nombreuses données : temps de travail, absentéisme, RTT, vacances, masse salariale…
  • Réagir rapidement en fonction de ces informations et prendre les mesures les plus appropriées.

5. Augmenter la qualité de vie au travail et l’adhésion des salariés

Le gain de temps généré par la simplification des démarches administratives contribue à l’augmentation de la satisfaction des collaborateurs.

Simplifier les démarches administratives contribue à la qualité de vie au travail de l’ensemble des collaborateurs.

Les jeunes générations sont particulièrement attentives à la qualité de vie au travail et la conciliation entre vie professionnelle et vie privée. 

Un logiciel SIRH permet de diffuser des messages à l’ensemble de l’entreprise en quelques minutes et d’optimiser la communication.

Conclusion sur comment simplifier la vie des salariés avec le Digital RH

La simplification des tâches et l’optimisation des processus RH passent nécessairement par la digitalisation des processus RH.

Le Directeur des Ressources Humaines 4.0 adopte une approche pragmatique et se dote d’outils performants pour la gestion des différents processus RH :

  • Paie, bulletin de salaire,
  • Centralisation des informations collaborateurs,
  • Gestion des plannings et temps de travail…

Les solutions en mode SaaS facilitent la mise en place de la digitalisation qui a pour vertu de :

  • Améliorer la productivité des RH, mais également de tous les collaborateurs,
  • Simplifier la vie de tous et donc contribuer à un engagement plus important des collaborateurs.