6 priorités pour réussir l’indispensable transformation digitale des Ressources Humaines

16 décembre 2021

transformation digitale des RH

La DRH a la responsabilité clé de structurer un environnement de travail à la fois efficace et agréable pour les salariés tout en garantissant l’application de la loi.

Il est donc essentiel qu’elle soit à même de mettre en place les outils digitaux nécessaires pour :

  • Organiser et optimiser les processus RH,
  • Garantir l’application de la législation et son évolution,
  • Motiver les équipes,
  • Fidéliser l’ensemble des collaborateurs et attirer les nouveaux talents.

Les équipes RH doivent donc pouvoir disposer de logiciels performants pour réaliser leur mission d’organiser le travail pour l’ensemble de l’entreprise.

Pour ce faire, la Direction des Ressources Humaines peut choisir de mettre en place un SIRH. Cette solution logicielle complète simplifie et améliore les opérations et les processus qui structurent les relations avec les salariés. Avec un SIRH, vous vous donnez les moyens de structurer la transition digitale de l’ensemble de l’entreprise. 

Pour réussir cette évolution indispensable, la DRH doit adresser 6 priorités structurantes pour bâtir les fondamentaux de l’évolution de l’ensemble de l’entreprise :

  • Disposer d’un système d’information performant.
  • Mettre à disposition des collaborateurs des processus RH utiles, simples et efficaces.
  • Privilégier les enjeux RH stratégiques.
  • Accompagner les managers dans la transition digitale et la maîtrise des outils.
  • Augmenter la qualité de vie au travail et l’adhésion des équipes.
  • Disposer d’indicateurs RH tactiques et stratégiques.

1. Disposer d’un système d’information performant 

Quel que soit le secteur d’activité d’une Entreprise de Taille Intermédiaire (ETI), la solution logicielle SIRH doit contribuer à :

  • Éliminer les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée,
  • Garantir la conformité légale,
  • Trouver et transmettre facilement l’information,
  • Fluidifier le télétravail et le recours à des travailleurs indépendants,
  • Rendre les collaborateurs plus autonomes.

a. Éliminer les tâches chronophages et à peu de valeur ajoutée

Aujourd’hui, une grande partie du travail des ressources humaines consiste encore à devoir gérer des tâches extrêmement consommatrices en ressources et à faible valeur ajoutée.

On peut citer la gestion de la paie, l’édition des bulletins de paie, la gestion des congés, absences et autres RTT…

Même si les équipes RH disposent de logiciels pour gérer la paie. Ceux-ci sont déconnectés des systèmes d’informations du reste de l’entreprise.

Par ailleurs, ils n’adressent pas les autres fonctions RH qui, elles aussi, peuvent être facilement automatisées et centralisées sur un même outil.

Les outils numériques, en organisant et systématisant les flux d’informations, éliminent ces tâches consommatrices de temps et de ressources.

b. Garantir la conformité légale et sa mise à jour en temps réel

La législation française est particulièrement complexe et inclut de nombreuses situations d’exception.

Il est extrêmement difficile de maintenir à jour en temps réel les connaissances indispensables à la bonne application de la loi.

L’automatisation des processus et la mise à jour systématique des évolutions légales, grâce à un logiciel en mode SaaS, réduit considérablement les risques d’erreurs et les contentieux potentiels sur le temps de travail et les applications réglementaires.

c. Trouver et transmettre facilement l’information

Les équipes RH ont besoin d’un outil fiable regroupant toutes les informations sur les salariés de l’entreprise (identité, coordonnées, contrat, compétences, formations, affectation…).

Avec un SIRH performant, vous éliminez les fastidieuses recherches d’informations dans des fichiers Excel ou dossiers papier. Ces méthodes appartiennent au passé.

En effet, l’outil logiciel centralise et maintient à jour les données RH. Ainsi, le système garantit l’origine des informations, la gestion de leur confidentialité et la sécurisation des accès.

Par conséquent, vous partagez facilement la bonne information avec chacun de vos salariés ou prestataires extérieurs.

d. Fluidifier le télétravail et le recours à des travailleurs indépendants 

Le télétravail et le recours au freelance se sont développés très rapidement ces dernières années.

Il est devenu indispensable d’organiser le flux d’information et la communication pour que tous les employés de l’entreprise, présents ou non physiquement, travaillent en parfaite collaboration.

L’organisation de ces flux est complexe à mettre en place sans une application logicielle.

Avec une solution SIRH centralisée, la DRH accède de façon fluide et en temps réel aux informations nécessaires. Celles-ci sont toujours à jour pour l’ensemble des intervenants de l’entreprise.

L’accès est réalisé via le web de façon simple et transparente où que se trouve l’utilisateur et quel que soit son support d’utilisation.

e. Rendre les collaborateurs plus autonomes

Grâce à un SIRH, les salariés accèdent aux éléments qui les concernent dès qu’ils en ont besoin.

En plus, ils gèrent leurs demandes de congés, RTT et arrêts maladie, ils consultent leurs soldes, le remboursement de leurs notes de frais, leur budget formation…

Cette autonomie contribue à augmenter le sentiment de responsabilisation et d’appartenance de vos collaborateurs.

2. Développer des processus RH simples, utiles et efficaces

Tous les processus RH sont facilités par l’utilisation d’un SIRH. 

Comme évoqué précédemment, l’avantage majeur de la digitalisation est d’automatiser, de simplifier et d’optimiser ces processus.

Ainsi, elle simplifie la vie et la productivité des RH, des managers et des collaborateurs.

a. Gagner en productivité et simplifier les démarches administratives

Au quotidien, les collaborateurs formulent de nombreuses demandes à leur service RH (congés, RTT, formations, passage en télétravail, candidatures pour un poste ouvert en interne, démission…).

Ces opérations passent bien trop souvent encore par des démarches administratives papiers et des échanges d’e-mails.

En adoptant une plateforme collaborative, vos collaborateurs sont en mesure d’accomplir la plupart des démarches en ligne par eux même, au moment et à l’endroit où ils le souhaitent.

Autre avantage, ils suivent l’évolution de leurs demandes et consultent directement les réponses apportées (suppression du va-et-vient de demande d’update).

La dématérialisation du dossier collaborateur, permet ensuite, à l’entreprise comme au salarié d’accéder, à tout moment, à ses informations et documents RH (contrat de travail et éventuels avenants, diplômes, bulletins de paie…).

C’est à la fois un gain de temps conséquent pour les équipes RH qui peuvent retrouver et gérer beaucoup plus facilement les informations relatives aux collaborateurs et un gain d’autonomie pour les salariés.

b. Renforcer l’autonomie des collaborateurs et ouvrir de nouvelles méthodes de travail

Pallier la fragmentation du travail et des lieux de travail, tel est l’un des enjeux clé de la fonction RH.

La crise de la Covid a démontré l’importance de disposer d’outils en ligne pour assurer la continuité de l’activité de l’entreprise en particulier pour les fonctions RH. Il est également indispensable d’être en mesure de maintenir le lien avec les collaborateurs.

Indépendamment de la crise sanitaire, une nouvelle approche de l’organisation du travail s’impose avec l’arrivée des millénnials dans l’entreprise.

Ces jeunes collaborateurs sont particulièrement en attente de pouvoir gérer eux-mêmes leur temps et lieu de travail et d’utiliser leur propre ordinateur ou tablette, à tout moment et en tout lieu. Ce sont des évolutions structurantes et désormais incontournables. Elles ne sont envisageables que si l’entreprise met en place de nouvelles technologies pour y parvenir.

c. Construire les outils de la confiance à long terme

Créer de la transparence

Le salarié peut accéder et vérifier à tout moment les différentes informations RH. La transparence de l’information construit une relation de confiance solide dans le temps.

Donner accès à l’information à long terme

Grâce aux logiciels SIRH et au coffre-fort numérique, l’information est accessible au collaborateur dans le temps même s’il quitte l’entreprise.

Cela contribue grandement à sa tranquillité d’esprit. Par ailleurs, la solution garantit l’inviolabilité et la sécurisation des données.

Assurer plus d’autonomie et de responsabilisation des collaborateurs

Les équipes sont en recherche de plus de sens dans leur travail. La mise à disposition d’outils RH modernes et performants adresse ces attentes et renforce le lien avec les collaborateurs.

Ceci n’est possible qu’avec des outils capables de croiser les données en temps réel et de les présenter sous un format approprié.

3. Privilégier les enjeux RH stratégiques de l’entreprise

L’utilisation d’un logiciel de paie de nouvelle génération et d’un système SIRH complet libère la DRH de nombreuses contraintes.

Plus encore, cette digitalisation dégage un temps précieux pour lui permettre de concentrer ses ressources sur les vrais enjeux de l’entreprise : la gestion du Capital Humain.

L’objectif consiste à mettre en place une solution digitale qui organise et automatise les processus RH de façon à :

  • Améliorer la qualité du service apporté aux collaborateurs pour qu’ils puissent se concentrer sur leur expertise
  • Libérer du temps aux équipes RH pour mieux adresser les enjeux humains.

Le temps libéré par l’automatisation de nombreux processus permet de concentrer les ressources RH sur les enjeux RH clés de l’entreprise comme le recrutement ou la gestion des talents.

a. Le recrutement

Aujourd’hui, les candidats (et en particulier les talents les plus demandés) n’ont plus envie de faire face à un processus de recrutement long et fastidieux.

Un SIRH rationalise et accélère considérablement le processus de recrutement depuis la demande d’embauche jusqu’aux réponses en passant par la diffusion des offres, la sélection des candidats, la gestion des entretiens et le reporting associé.

La nouvelle DRH fait face à des changements majeurs dans les processus de recrutement et de rétention des talents. La guerre aux talents nécessite d’aller vite et d’offrir une expérience sans faille aux futurs collaborateurs.

Un logiciel performant permet d’accélérer considérablement et de rendre plus fluide le processus de recrutement.  Découvrez l’exemple de réussite d’Epaf Vacances

 

b. La digitalisation de la vie du collaborateur

La promesse d’embauche envoyée par mail, imprimée par le candidat retenu, signée, scannée et renvoyée par mail disparaît.

Avec la signature électronique, la vie numérique du “salarié 4.0” commence par un contrat numérique avec une signature électronique. Les candidats apprécient de recevoir par mail, un exemplaire du contrat signé.

À partir de la signature du contrat, ce sont tous les processus RH qui sont digitalisés.

Cette automatisation transmet aux candidats et aux collaborateurs l’image d’une entreprise efficace et moderne.

c. L’identification et la gestion des talents et de la formation

Plus que jamais, il est aujourd’hui crucial d’identifier, de recruter et de garder les talents dans l’entreprise.

Les bons outils digitaux cartographient les métiers et les compétences des collaborateurs. Ils optimisent l’identification et l’utilisation des connaissances tout en contribuant à la motivation de ces talents.

Certains SIRH permettent, grâce à l’intelligence artificielle, une gestion optimisée évolutive des données et des processus.

Ils offrent aux entreprises la possibilité de se doter d’un référentiel des profils de compétence.

La mise en place d’indicateurs de performance en fonction du poste, du niveau de qualification ou du statut, débouche sur l’identification des leviers à activer pour conserver les talents. En effet, il est crucial de les faire évoluer conformément aux besoins de l’entreprise tout en les gardant satisfaits.

Ces indicateurs mettent également en lumière les compétences précises à rechercher pour le recrutement de nouveaux collaborateurs.

4. Accompagner les managers dans la transition numérique et la maîtrise des outils

Une autre priorité pour l’entreprise et les équipes RH consiste à mieux accompagner les managers.

a. Mieux gérer le parcours des collaborateurs en s’appuyant sur le middle management

Même si elle s’engage dans la digitalisation d’un certain nombre d’activités, la fonction RH doit rester un point de contact humain privilégié.

En s’appuyant par ailleurs sur le middle management, elle démultiplie sa capacité d’impact et renforce la motivation des managers. Ces derniers restent les meilleurs vecteurs de transmission de l’information et de support.

b. Former les managers et accompagner la conduite du changement

Les managers ont également besoin d’être formés, rassurés et accompagnés dans la prise en main et la transmission des outils digitaux.

Tout en étant demandeurs d’une plus grande responsabilisation et autonomie, ils souhaitent néanmoins que la DRH leur procure recommandations et support.

Les équipes RH doivent également être en mesure de répondre aux demandes de personnalisation de plus en plus fortes.

Par ailleurs, les outils collaboratifs permettent de répondre instantanément aux interrogations des managers comme des collaborateurs et facilitent ainsi l’appropriation des nouveaux outils.

Il est important de choisir un logiciel avec une interface utilisateur simple et évolutive pour optimiser son utilisation.

5. Des logiciels RH pour augmenter la qualité de vie au travail et l’adhésion des équipes

a. Gain de temps

Un SIRH simplifie significativement toutes les démarches administratives.

Le collaborateur clique sur un lien, dépose son congé ou un document via son espace et les RH récupèrent le document quand c’est nécessaire.

Fini les feuilles volantes, les mails, les dossiers incomplets.

Le gain de temps adresse les attentes des équipes RH et des collaborateurs. Ils se focalisent sur leur mission plus sereinement et avec plus d’implication.

Ainsi, la simplification de ces démarches contribue directement à la qualité de vie au travail.

b. Équilibre entre vie professionnelle et vie privée 

Les jeunes générations sont particulièrement attentives à la qualité de vie au travail et à la conciliation entre vie professionnelle et vie privée.

Les outils digitaux permettent une plus grande souplesse dans l’organisation et le lieu de travail, ce qui correspond aux attentes de ces nouvelles générations.

c. Optimiser la communication et l’implication des collaborateurs

Un logiciel SIRH permet de diffuser des messages à l’ensemble de l’entreprise en quelques minutes.

Vous véhiculez de façon efficace, globale ou ciblée les informations auprès de tous les collaborateurs.

Le DRH est devenu un relais indispensable pour la communication entre les services et entre la direction et les salariés.

Avec l’internationalisation de l’entreprise, les équipes RH gèrent un défi supplémentaire : mettre en phase les différentes entités de l’entreprise à l’international afin de faire concorder les spécificités locales avec la stratégie globale de l’entreprise.

Une communication RH de qualité est incontournable pour garantir le succès d’un capital humain international.

Les collaborateurs de leur côté se sentent mieux informés et plus impliqués dans le processus décisionnel de l’entreprise.

C’est un impact gagnant-gagnant pour l’entreprise et le collaborateur.

6. Disposer d’indicateurs opérationnels et stratégiques

Le besoin d’indicateurs est de plus en plus important.

Ces indicateurs structurent un pilotage RH plus précis, plus réactif, idéalement anticipatif et permettent de prendre au jour le jour des décisions d’organisation tactique (congés, absences, optimisation de projet, démissions…).

Ils permettent de faire des choix stratégiques qui dépendent des talents existants et de l’identification et recrutement des talents nécessaires au développement de l’entreprise.

Conclusion sur les priorités pour réussir l’indispensable transformation digitale des RH

La nécessité de la transformation digitale de l’entreprise n’est plus un sujet.

Pour réussir cette évolution incontournable, les Ressources Humaines doivent prendre pleinement l’ampleur de leur nouveau rôle.

Pour cela, il est indispensable qu’ils disposent de nouvelles solutions pour gagner en productivité au sein de l’équipe RH, mais aussi améliorer l’expérience collaborateur quotidiennement.