Comment renforcer la communication interne avec la paie dématérialisée ?

La communication interne désigne l’ensemble des actions d’information déployées par les équipes managériales (Direction générale, Direction des ressources humaines et Direction de la communication) à destination des collaborateurs de l’entreprise.

Cet échange est essentiel pour motiver et impliquer les différentes équipes.

Par ailleurs, les contraintes imposées par la crise sanitaire de la Covid-19 ont rendu cette quête de proximité encore plus indispensable et complexe.

Pour améliorer et faciliter cette communication au sein de votre entreprise, la digitalisation RH devient incontournable avec :

• Des outils collaboratifs,
• Un portail collaborateurs,
• Un envoi d’alertes et de notifications,
• Ou encore la mise en place d’un bulletin de paie dématérialisé.

L’utilisation de solutions digitales RH permettent de développer une communication interne régulière et de qualité pour rapprocher les équipes entre elles et les collaborateurs de la direction générale.

3 fondamentaux de la digitalisation RH et de la paie dématérialisée : favoriser la communication interne

1. Favoriser l’adhésion des collaborateurs et s’assurer de leur compréhension

Pour faciliter l’appropriation des nouveaux outils, il est primordial d’adresser clairement chaque question et interrogation de vos salariés. Cette écoute doit se faire aussi bien en amont que tout au long de la transformation digitale des processus RH.

Pour adresser les attentes de vos collaborateurs, mettez en avant les avantages concrets du passage à une solution digitale.

En s’assurant de l’assentiment des salariés par une communication claire et pragmatique, votre entreprise crée une plus grande adhésion et une attente positive envers la transition numérique.

2. Clarifier les avantages de la digitalisation RH pour les équipes et établir une relation de confiance

La digitalisation de la fonction RH permet d’optimiser de nombreux aspects de la vie de vos collaborateurs comme :

• Simplifier et clarifier les processus : automatisation de tâches chronophages pour la DRH et les salariés, facilité d’accès à l’information et stockage dans le temps dans un coffre-fort électronique.
• Renforcer une relation de confiance. Comment ? Avec une diminution du risque d’erreur tout en assurant la confidentialité et la sécurisation des données personnelles.

Par exemple, le bulletin de salaire et la paie dématérialisée favorisent une relation de confiance solide entre direction et équipes et simplifient la vie des gestionnaires de paie et des collaborateurs.

3. Démontrer l’optimisation et l’efficacité des nouvelles méthodes de travail

L’automatisation des processus facilite considérablement la vie des collaborateurs. Il est important de communiquer et de partager ces améliorations avec les équipes.

Grâce aux nouvelles technologies et la digitalisation, il est désormais techniquement possible :

• D’implémenter l’ATAWAD (Any time, Anywhere, Any Device) et le BYOD (Bring Your Own Device). Ces 2 évolutions majeures du monde du travail garantissent un mode de fonctionnement plus fluide et répondent aux attentes des millennials.
• De mettre fin aux tâches chronophages et permettre aux équipes de se recentrer sur l’essence même de leur métier.
• D’accéder à des informations de manière simple, rapide et autonome.
• De réduire significativement les délais de réponse des demandes salariés et de mettre en avant l’immédiateté et l’efficacité des RH.
• D’augmenter l’engagement des collaborateurs.
• De créer une communication efficace entre le service des Ressources Humaines et les autres services de l’entreprise.

Ces nouveaux processus sont immédiatement perceptibles par le salarié et renforcent la marque employeur de l’entreprise.

7 bénéfices d’une gestion de paie dématérialisée en termes de communication interne

1. Renforcer les relations avec le middle management

La mise en place réussie d’une solution de paie dématérialisée passe par une relation solide avec le middle management.

La communication s’en trouve renforcée.

• Le manager se positionne comme un relais du changement sur le terrain. Il favorise l’expression des besoins, des attentes des collaborateurs et donne vie aux propositions des équipes. Ensemble, ils construisent les plans d’actions nécessaires à la performance collective pour devenir force de proposition et de transformation,

• Le chef de projet et le change manager ont la responsabilité d’impliquer les utilisateurs grâce à différents outils et supports de communication. L’importance du middle management dans une communication de qualité avec les collaborateurs prend alors toute son ampleur,
• La mesure de la bonne évolution du projet RH, la mise en place de remontée d’informations et d’un réel suivi terrain renforcent la perception constructive du middle management par l’ensemble des collaborateurs. La responsabilisation positive des managers optimise l’impact du projet. Elle met en valeur l’ensemble du travail des équipes tout au long de la transformation digitale et permet l’ajustement pragmatique et serein des dispositifs en fonction des résultats obtenus.

Le passage à une solution de paie dématérialisée, tout en renforçant la relation avec le middle management, crée un cercle vertueux dans la communication interne.

2. Fluidifier la communication avec des interfaces simples

La digitalisation des processus de paie contribue à la construction d’un circuit efficace de l’information interne.

Voici quelques exemples de fonctionnalités qui simplifient les échanges entre la DRH et les salariés :

• Remise et stockage des bulletins de paie numériques,
• Gestion de l’ensemble des documents RH en un seul endroit sécurisé,
• Automatisation du processus de validation des demandes de congés et d’absences,
• Traçabilité de tous les échanges entre les collaborateurs et le management,
• Partage de la documentation RH.

3. Assurer la régularité de la communication

• La mise à disposition du bulletin de paie est désormais l’opportunité de profiter d’un vecteur de communication mensuel avec les salariés. La fiche de paie est, sans aucun doute, le document le plus systématiquement consulté par les collaborateurs. En associant des informations à la distribution du bulletin de salaire, l’entreprise optimise la prise de connaissance de ses communications.
• Pour le salarié, le bulletin de paie ne se matérialise plus seulement sous la forme de chiffres de rémunération. Il devient également synonyme d’un souci de qualité d’information de l’ensemble des équipes sur la vie de l’entreprise.

4. Renforcer la marque employeur avec la paie dématérialisée

L’image de l’entreprise et la qualité de sa marque employeur sont devenues des enjeux clés dans le recrutement et la rétention des talents.

La paie dématérialisée permet de :

• Libérer les ressources RH pour les recentrer sur les enjeux clés (recrutement, formation, gestion des talents, relations qualitatives avec les salariés…).
• Positionner les équipes RH au centre du processus d’évolution.
• Renforcer et concrétiser les actions RSE.
• Donner à l’entreprise une image de modernité.

5. Accroître le sentiment d’appartenance

La mise en place de solutions digitales performantes contribue à :

• Motiver les salariés en les rassemblant autour d’un projet d’entreprise innovant.
• Faciliter le parcours d’intégration et renforcer l’implication des nouveaux arrivés.
• Favoriser des échanges de qualité et privilégier le besoin “de sens” des nouvelles générations.
• Construire la fierté des salariés et leur confiance dans l’avenir de l’entreprise. En effet, celle-ci utilise des outils efficaces et se préoccupe de l’information de ses collaborateurs.

6. Développer le collaboratif au sein de l’entreprise

Les équipes ont souvent le sentiment de ne pas contribuer suffisamment directement à la construction de la stratégie de l’entreprise. Ils ont l’impression que leur expérience terrain est peu prise en compte. L’arrivée sur le marché du travail des millenials renforce le besoin de sens et de sentiment de contribution.

L’utilisation d’outils digitaux pour la paie, la communication ou autres processus RH permet de mieux :

• Partager régulièrement les résultats de l’entreprise ou d’un département particulier, pour s’assurer de la compréhension et de l’adhésion des équipes aux différents projets et objectifs.
• Transmettre des informations clés (mots du président, changement d’organisation, nouveaux clients, succès…).
• Expliquer une nouvelle orientation stratégique (acquisition d’une entreprise, déploiement à l’international, nouvelle organisation…).
• Faire remonter les informations en direct ou via le middle management.

7. Améliorer la qualité de vie au travail avec la digitalisation RH et la paie dématérialisée

Le bien-être du salarié est un véritable enjeu dans le domaine de l’amélioration de la Qualité de vie au Travail. Les entreprises ont intégré ce paramètre dans leur stratégie de déploiement des outils de digitalisation.

Ces dispositifs profitent aux collaborateurs pour :

• Mettre en place les outils pour un télétravail efficace et fluide et/ou pour un meilleur aménagement du temps de travail,
• Libérer du temps peu productif pour se recentrer sur les enjeux à véritable valeur ajoutée. Ainsi, vous augmentez la satisfaction liée au travail et vous contribuez au bien-être du salarié,
• Disposer d’indicateurs qui peuvent orienter directement les décisions de management (turn-over, absentéisme…).

Une stratégie de communication interne sert avant tout à rapprocher le management et les salariés pour une meilleure écoute bilatérale.

Par ailleurs, une communication interne efficace est un facteur non négligeable de rétention des talents. Un salarié qui ne se sent pas écouté, ni inclus dans une organisation n’a pas envie d’y rester.

Une bonne communication interne peut donc indirectement réduire les coûts RH en réduisant le turnover et en optimisant le recrutement de talents.

Conclusion sur l’impact de la digitalisation des processus RH et de la paie dématérialisée sur la communication interne

Les outils digitaux sont essentiels pour renforcer la proximité entre les équipes RH et les salariés.

La digitalisation des processus RH ouvre à court et moyen terme d’immenses perspectives pour renforcer une communication pragmatique et positive. Cela va dans le sens d’accroître l’expérience collaborateur, la productivité et le sentiment d’appartenance à l’entreprise.