Come automatizzare Bilancio Consolidato e Reporting Finanziario con MS Office

Ostacoli all’automazione del reporting finanziario con MS Office 

In azienda la funzione finance fa ampio uso di MS Office: in particolare Word, Excel e PowerPoint vengono utilizzati quotidianamente. Ciononostante, i dipendenti sono ancora costretti a svolgere attività a basso valore, che richiedono molto tempo e che potrebbero essere automatizzate. A rendere il tutto più complicato ci sono le ripetute modifiche ai dati, i problemi di coerenza tra i report, le slide deck e i briefing book, le modifiche alla formattazione con contenuti aggiuntivi e così via.
Inoltre i supporti tecnologici si concentrano solitamente su singoli aspetti: importazione di dati in fogli Excel, collegamento tra Excel e PowerPoint, supporto alla formattazione in Word o produzione di output XBRL.

Reporting in Excel

Grazie alla sua versatilità nell’importazione dei dati, Excel è ancora lo strumento più diffuso per il reporting finanziario. Tuttavia attività come la formattazione di tabelle e grafici o il controllo della correttezza delle formule richiedono ancora molto tempo. Inoltre la gestione di fogli ricchi di dati comporta sempre un certo rischio di errore. In questi casi la scelta migliore potrebbe essere quella di passare a una soluzione CPM che disponga di un componente aggiuntivo per la reportistica in Excel e offra:

• Un sistema completamente sicuro e verificato
• Trasferimento diretto dei dati nel sistema CPM, senza ulteriori elaborazioni manuali e con garanzia di accuratezza e coerenza delle informazioni
• Cubo OLAP per una rapida analisi dei dati in funzione delle dimensioni
• Report costruiti e testati durante l’implementazione, senza necessità di un doppio controllo.

Reporting in Word e iXBRL

La funzione finance in azienda è anche responsabile della creazione e pubblicazione del bilancio consolidato. Per questo motivo, la scelta di una soluzione CPM con un add-in Word per produrre il bilancio in formato XBRL conforme agli attuali standard ESEF può essere utile e portare anche i seguenti vantaggi:

• Modelli predefiniti per una raccolta dati rapida e una facile compilazione
• Possibilità di condividere note collaborative protette
• Importazione e convalida dei dati da un’unica piattaforma per tutti i tipi di bilanci e report
• Conversione semplificata dei dati in iXBRL con tassonomie aggiornate.

Automatizzare in modo efficiente bilancio consolidato e reporting finanziario con MS Office

Una corretta automazione del bilancio consolidato prevede la combinazione di vari aspetti:

• Collegamento dei formati di output a un database centrale, in modo che le modifiche ai dati di origine aggiornino automaticamente i dati consolidati
• Aggiornamento diretto garantito dei dati in tutti i documenti per una visualizzazione in tempo reale
• Disponibilità di informazioni dettagliate di contesto per identificare la fonte delle informazioni inserite, in modo che tutte le modifiche possano essere ricondotte direttamente alla fonte
• Possibilità di lavorare su un’unica versione di ogni documento.

In sintesi, utilizzare i giusti strumenti di automazione nel finance garantisce coerenza e validità dei dati contenuti nei documenti aziendali, e anche conformità con i processi predefiniti e qualità dall’importazione fino alla validazione finale. Inoltre l’automazione del reporting finanziario snellisce il processo di consolidamento, consentendo ai collaboratori di risparmiare tempo e dedicarsi ad altre attività a valore aggiunto.

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