Finanzkonsolidierung und -berichterstattung in MS Office-Dokumente integrieren

Januar 16, 2023

Wenn man die Begriffe Finanzberichterstattung und MS Office zusammen verwendet, denkt man oft an mühsame, zeitraubende und frustrierende Aufgaben. Die gute Nachricht ist, dass die richtigen Tools eine automatisierte Finanzberichterstattung und -konsolidierung in MS-Office-Dokumenten möglich machen.

Aktuelle Hürden bei der Automatisierung der Finanzberichterstattung mit MS Office

MS Office ist in allen Bereichen der Finanzabteilung weit verbreitet und Word, Excel oder PowerPoint werden täglich verwendet. Dennoch führen die Mitarbeiter immer wieder zeitraubende Aufgaben mit geringem Wert durch, die automatisiert werden könnten. Außerdem machen wiederholte Änderungen der zugrunde liegenden Daten, Konsistenzprobleme zwischen Berichten, Foliendokumenten und Briefing-Büchern, Formatierungsänderungen mit zusätzlichen Inhalten usw. die Sache nicht einfacher.

Außerdem konzentrieren sich technische Hilfsmittel in der Regel auf einzelne Aspekte, sei es die Übertragung von Daten in Excel-Tabellen, die Verknüpfung von Excel mit PowerPoint, die Unterstützung von Formatierungen in Word oder die Erstellung von XBRL-Ausgaben.

Excel-Berichte

Aufgrund seiner Vielseitigkeit beim Datenimport ist Excel nach wie vor das beliebteste Tool für die Finanzberichterstattung. Allerdings nehmen Aufgaben wie die Formatierung von Tabellen und Grafiken oder die Überprüfung der Korrektheit von Formeln immer noch übermäßig viel Zeit in Anspruch. Außerdem ist die Verwaltung von Tabellenkalkulationen mit umfangreichen Daten immer mit einem Fehlerrisiko verknüpft. Daher könnte es an der Zeit sein, auf eine CPM-Lösung mit einem Excel-Add-in für die Berichterstattung umzusteigen, das folgende Vorteile bietet:

  • Transformationen in einem sicheren und vollständig geprüften System.
  • Direkte Datenübertragung in das CPM-System, die keine manuellen Eingriffe erfordert und somit Genauigkeit und konsistente Informationen gewährleistet.
  • OLAP-Würfel für die schnelle Datenanalyse nach Dimensionen.
  • Die Berichte werden während der Implementierung erstellt und getestet, so dass keine doppelte Überprüfung erforderlich ist.

Word- und iXBRL-Berichterstattung

Die Finanzteams sind auch für die Erstellung und Veröffentlichung von Finanzberichten zuständig. Daher kann die Wahl einer CPM-Lösung mit einem Word-Add-in für die Textverwaltung und mit der Fähigkeit zur Erstellung von Inline-XBRL-Berichten, die mit den aktuellen ESEF-Standards konform sind, wie folgt helfen:

  • Vordefinierte Vorlagen für eine schnelle Datenerfassung und einfache Zusammenstellung.
  • Möglichkeit der gemeinsamen Nutzung von kollaborativen und gesicherten Notizen.
  • Import und Validierung von Daten über eine einzige Plattform für alle Arten von Abrechnungen und Berichten.
  • Einfache Konvertierung von Daten in iXBRL mit aktualisierten Taxonomien.

Erfolgreiche Automatisierung der Finanzberichterstattung mit MS Office

 

Eine vollständige Automatisierung der Finanzberichterstattung erfordert die Kombination verschiedener Aspekte:

  • Verknüpfen Sie die verschiedenen Ausgabeformate mit einer zentralen Datenbank, so dass Änderungen in den Quelldaten automatisch zu einer Aktualisierung der konsolidierten Daten führen.
  • Stellen Sie sicher, dass in allen Dokumenten dieselbe Zahl direkt aktualisiert wird, um Daten in Echtzeit anzuzeigen.
  • Zeigen Sie detaillierte Kontextinformationen an, um die Quelle der eingebetteten Informationen zu identifizieren, so dass alle Änderungen direkt zur Quelle zurückverfolgt werden können.
  • Sie sollten eine einzige Version jedes Dokuments haben, an der Sie arbeiten können.

Kurz gesagt, mit den richtigen Werkzeugen für die Finanzautomatisierung werden die Zahlen in allen Dokumenten Ihres Unternehmens immer konsistent sein und die Gültigkeit, die Einhaltung der vordefinierten Prozesse und die Qualität der Daten vom Import bis zur endgültigen Validierung garantieren. Wenn Sie sich für die Automatisierung der Finanzberichterstattung entscheiden, können Sie außerdem Ihren Konsolidierungsprozess rationalisieren und so Zeit und Ressourcen sparen, die Sie für andere Aufgaben mit Mehrwert einsetzen können.

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