¿Cómo incorporar la consolidación y los informes financieros a los documentos de MS Office?

Obstáculos actuales para automatizar los informes financieros con MS Office 

MS Office se utiliza generalmente en todas las áreas del departamento financiero. Word, Excel o PowerPoint se utilizan a diario. Sin embargo, los empleados siguen repitiendo tareas de poco valor y que consumen mucho tiempo que podrían automatizarse. Además, los cambios repetidos en los datos subyacentes, los problemas de coherencia entre informes, presentaciones de diapositivas y libros informativos, los cambios de formato con contenido adicional, etc., no facilitan las cosas. 

Además, las ayudas técnicas suelen centrarse en aspectos concretos, ya sea la introducción de datos en hojas de cálculo Excel, la vinculación de Excel a PowerPoint, la compatibilidad con el formato en Word o la producción de resultados XBRL.

Informes financieros en Excel

Por su versatilidad para importar datos, Excel sigue siendo la herramienta más popular para la elaboración de informes financieros. Sin embargo, tareas como dar formato a tablas y gráficos o comprobar que las fórmulas son correctas siguen ocupando un tiempo excesivo. Además, gestionar hojas de cálculo llenas de datos siempre conlleva un riesgo de error. En consecuencia, puede que haya llegado el momento de contratar un software CPM con un complemento de informes de Excel que ofrezca:

• Transformaciones en un sistema seguro y totalmente auditado.
• Transferencia directa de datos al sistema CPM, sin necesidad de manipulación manual y garantizando así la precisión y coherencia de la información. 
• Cubo OLAP para el análisis rápido de datos por dimensiones.
• Informes elaborados y probados durante la aplicación, para que no sea necesario volver a comprobarlos.

Word e informes iXBRL

Los equipos financieros también son responsables de crear y publicar informes financieros. De ahí que la elección de una solución CPM con un complemento de Word para la gestión de textos y con capacidad para elaborar informes XBRL online que cumplan las normas ESEF vigentes pueda ayudar de la siguiente manera:

• Plantillas predefinidas para una recogida de datos rápida y una compilación sencilla. 
• Posibilidad de compartir notas colaborativas y protegidas.
• Importación y validación de datos desde una única plataforma para todo tipo de declaraciones e informes.
• Fácil conversión de datos a iXBRL con taxonomías actualizadas.

Automatización con éxito de los informes financieros con MS Office

La verdadera automatización de los informes de los estados financieros implica la combinación de diferentes aspectos: 

• Vincular los distintos formatos de salida a una base de datos central, de modo que los cambios en los datos de origen actualicen automáticamente los datos consolidados.
• Garantizar la actualización directa de la misma cifra en todos los documentos para visualizar los datos en tiempo real.
• Mostrar información contextual detallada para identificar la fuente de la información incrustada, de modo que todos los cambios puedan rastrearse directamente hasta la fuente.
• Disponer de una única versión de cada documento para trabajar.

En resumen, con las herramientas de automatización financiera adecuadas, los datos de todos los documentos de su empresa serán siempre coherentes, lo que garantiza la validez, el cumplimiento de los procesos predefinidos y la calidad de los datos desde la importación hasta la validación final. Además, optar por la automatización de los informes financieros también significa agilizar el proceso de consolidación, ahorrando tiempo y recursos que pueden dedicarse a otras tareas de valor añadido.