11 raisons de choisir le mode SaaS pour votre SIRH

La mise en place d’un Système d’Information des Ressources Humaines est indispensable pour améliorer l’efficacité de votre entreprise.

Toutefois, cette opération nécessite un investissement plus ou moins conséquent, qu’une entreprise de taille intermédiaire (ETI) ne peut pas toujours se permettre.

Pour limiter leurs dépenses, de nombreuses entreprises privilégient les SIRH en mode SaaS. Ce type de système d’information est bien moins coûteux qu’un SIRH classique dit “On-Premise” et offre plusieurs avantages non négligeables.

Voici les 11 raisons de choisir un Système d’Information des Ressources Humaines en mode SaaS.

SIRH en mode SaaS : le choix de l’agilité

Choisir un Système d’Information RH en mode SaaS, c’est opter pour l’agilité dans la réalisation des différentes tâches relatives aux ressources humaines.

Le SIRH en mode “Software as a Service” (Logiciel en tant que Service) est un excellent moyen pour :

• Agréger les données relatives aux ressources humaines,
• Partager automatiquement des données aux différents utilisateurs qui ont en besoin,
• Automatiser, optimiser et rationaliser les différents processus liés à la gestion des ressources humaines.

SIRH en mode SaaS : un système d’information facile à implémenter

Contrairement à un logiciel classique sous licence, le SIRH en mode SaaS est hébergé sur les serveurs de son éditeur.

Ce Système d’Information des Ressources Humaines ne nécessite aucune installation au niveau des postes de travail des collaborateurs de votre entreprise.

Il est accessible via une interface web, à partir d’un appareil connecté tel qu’un smartphone, une tablette, un ordinateur portable ou un ordinateur de bureau.

Une fois votre abonnement confirmé, le déploiement s’effectue après les paramétrages et les tests réalisés par l’éditeur.

Note : le SIRH en mode SaaS peut être déployé parallèlement aux solutions RH déjà utilisées dans votre entreprise.

SIRH en mode SaaS : une solution sur-mesure

Le Système d’Information RH en mode SaaS est une solution flexible, pouvant être paramétrée selon l’évolution de votre entreprise.

En fonction de vos besoins, l’éditeur peut :

• Ajouter des fonctionnalités,
• Supprimer des fonctionnalités,
• Proposer des fonctionnalités sur-mesure, conçues pour s’adapter parfaitement à votre entreprise.

Le mode SaaS pour un Système d’Information RH complet et facile d’utilisation

À l’instar d’un logiciel classique nécessitant l’achat d’une licence, le SIRH en mode SaaS comprend plusieurs modules qui collectent des données à partir du socle RH de votre entreprise.

Hormis la gestion de la paie, ce type de Système d’Information des Ressources Humaines propose des fonctionnalités dédiées :

• À la gestion administrative,
• À la gestion des temps et des activités (GTA),
• Aux services d’accompagnement,
• À la gestion du capital humain…

Pour aider les responsables RH à gagner du temps dans la réalisation des différents actes de gestion, les éditeurs simplifient l’utilisation des outils de leur SIRH en mode SaaS.

De manière générale, il n’est pas nécessaire de suivre de longues formations pour maîtriser l’ensemble des fonctionnalités d’un Système d’Information des Ressources Humaines en mode SaaS.

Le mode SaaS pour un système d’information disponible à tout moment

Contrairement aux logiciels RH On Premise, nécessitant la mise en place de serveurs et uniquement accessibles dans les locaux de votre entreprise, le SIRH en mode SaaS est disponible 24h/24 et 7j/7.

En effet, comme susmentionné, ce Système d’Information des Ressources Humaines est hébergé sur le Cloud.

Les collaborateurs de votre entreprise peuvent donc y accéder à tout moment et n’importe où, à partir d’un smartphone, d’une tablette, d’un ordinateur portable ou d’un ordinateur et d’une simple connexion Internet.

Il leur suffit de saisir leurs identifiants et leur mot de passe sur l’interface proposée par l’éditeur pour réaliser à distance différentes opérations telles que :

• La mise à jour des données relatives aux salariés,
• L’édition et l’envoi des bulletins de paie…

Note : le SIRH en mode SaaS se présente comme la solution idéale, si vous prévoyez d’apporter des changements au niveau de vos méthodes de travail, entraînant une grande mobilité de vos collaborateurs.

Certains éditeurs de solutions RH en mode SaaS comme Talentia disposent de nombreux datacenters, ce qui garantit un accès rapide à leur interface et à leurs prestations aussi bien sur le territoire français que dans d’autres pays.

SIRH en mode SaaS : une solution pour garantir la conformité réglementaire

Chaque opération réalisée dans le cadre de la gestion des ressources humaines est soumise à des règles spécifiques et en constante évolution.

Dans le cas de la gestion de la paie, les responsables RH doivent réaliser différentes tâches imposées par la loi, tels que :

• La Déclaration Sociale Nominative,
• L’affiliation auprès des organismes sociaux,
• Le prélèvement de l’impôt,
• Le paiement des cotisations sociales…

Par ailleurs, votre entreprise doit fournir régulièrement des données à l’administration et aux organismes tels que :

• L’ASSEDIC,
• Pôle Emploi,
• Le Trésor Public,
• L’URSSAF…

Grâce à un SIRH en mode SaaS, vous bénéficiez d’un logiciel capable d’automatiser plusieurs processus et mis à jour régulièrement par son éditeur, pour garantir la conformité de votre entreprise avec les réglementations en vigueur.

Les mises à jour sont réalisées à distance et en temps réel par le fournisseur de solution RH en mode SaaS.

SIRH en mode SaaS : une solution pour réduire les risques d’erreur et de retard

Les Systèmes d’Information des Ressources Humaines en mode SaaS intègrent généralement des dispositifs de contrôle qui ont pour objectifs de :

• Fiabiliser les données (déclarations sociales, bulletins de salaire…),
• Réduire les risques d’erreur.

Grâce aux contrôles intégrés, votre entreprise peut prévenir :

• Les conflits entre les salariés,
• Les sanctions liées au non-respect des règlementations en vigueur.

Note : La centralisation des données facilite leur partage entre la comptabilité ainsi que le service RH de votre entreprise et garantit leur fiabilité.

Le mode SaaS pour garantir la sécurité des données RH

Héberger vos données sur le Cloud est une excellente solution pour garantir leur protection en cas de sinistre dans vos locaux.

D’autre part, il faut savoir que les éditeurs de Système d’Information RH en mode SaaS disposent de datacenters équipés de dispositifs de protection contre les risques les plus courants :

• Risques liés aux installations électriques,
• Risques climatiques.

Ils garantissent également :

• Une disponibilité de 99,9% des données grâce à des systèmes de redondances,
• La traçabilité et la sécurisation des accès…

Les fournisseurs de solutions SaaS mettent généralement à la disposition de leurs clients une équipe dédiée à la sécurité.

Hormis la protection des données, ils assurent leur confidentialité grâce à des dispositifs de stockage sécurisés et installés essentiellement dans les pays de l’Union Européenne.

Note : vous devez respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) dès que votre entreprise stocke et traite des données personnelles.

Selon la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), “le RGPD s’applique à toute organisation, publique et privée, qui traite des données personnelles pour son compte ou non”.

SIRH en mode SaaS : une solution économique

En optant pour un Système d’Information des Ressources Humaines On-Premise (sur place), vous devez prévoir un budget relativement conséquent pour :

• L’achat des licences en fonction du nombre d’utilisateurs,
• La mise en place des serveurs pour l’hébergement des données de votre entreprise et de vos salariés,
• Les correctifs et les mises à jour relatives aux évolutions réglementaires,
• La maintenance,
• Le support technique.

En d’autres termes, vous devez réaliser un investissement de départ plus ou moins important et mettre en place un budget dédié à la maintenance et aux mises à jour de votre logiciel RH.

En revanche, si vous choisissez d’investir dans un logiciel SIRH en mode SaaS, votre abonnement mensuel ou annuel comprend :

• Le matériel,
• L’hébergement (Cloud),
• La maintenance du logiciel
• Les mises à jour et les correctifs…

Le coût de votre investissement est proportionnel au nombre d’utilisateurs et au nombre de modules nécessaires à la gestion des ressources humaines de votre entreprise.

Par ailleurs, grâce aux paiements mensuels, vous pouvez lisser les dépenses liées à votre SIRH et éviter de réaliser un investissement de départ conséquent.

SIRH en mode SaaS : un outil d’aide à la décision

Un SIRH en mode SaaS met à votre disposition des tableaux de bord fournissant des données sur :

• La masse salariale,
• Les risques sociaux,
• La pyramide des âges,
• La répartition de vos salariés par service/département…

À partir des différents indicateurs proposés par les tableaux de bord, vous pouvez entre autres :

• Évaluer les performances de votre entreprise et déterminer les ressources nécessaires à son bon développement,
• Évaluer les besoins en talents de votre entreprise et mettre en place la meilleure stratégie pour les satisfaire.

Le SIRH en mode SaaS facilite donc la réalisation des bilans sociaux et vous fournit des données essentielles à vos prises de décision, dans le cadre de la gestion des ressources humaines de votre entreprise.

SIRH en mode SaaS : une solution pour motiver les salariés

La satisfaction des salariés joue un rôle important dans le bon développement d’une entreprise. En choisissant un SIRH en mode SaaS, vous :

• Améliorez la gestion de la paie de vos collaborateurs,
• Facilitez l’accès de vos salariés à certaines informations liées aux ressources humaines,
• Offrez davantage d’autonomie à vos salariés dans la réalisation de certaines tâches telles que la modification de la situation personnelle ou les demandes d’attestation.

Vous devez savoir qu’un Système d’Information des Ressources Humaines est une excellente solution pour responsabiliser vos collaborateurs en les faisant participer à la gestion administrative de votre entreprise.

Conclusion sur les avantages du mode SaaS

Bien moins coûteux qu’un SIRH On-Premise, le Système d’Information des Ressources Humaines en mode SaaS est une excellente solution pour :

• Automatiser différentes tâches relatives à la gestion RH,
• Offrir à vos collaborateurs une solution sur-mesure dans la gestion des ressources humaines,
• Offrir davantage de flexibilité aux responsables RH,
• Sécuriser vos données et garantir leur confidentialité,
• Garantir la conformité de votre entreprise avec les réglementations en vigueur,
• Accéder à des informations essentielles à vos prises de décision,
• Réduire les risques d’erreur dans le traitement des données RH,
• Motiver vos salariés.

Le SIRH en mode SaaS ne nécessite aucune installation poste par poste dans vos locaux.

Il est facile à implémenter et accessible n’importe où et à n’importe quel moment de la journée, à partir d’un appareil connecté.