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Savez-vous qu’un Système d’Information des Ressources Humaines peut intégrer un nombre plus ou moins élevé de modules ?

Si l’éditeur peut ajouter ou supprimer quelques modules, certaines fonctionnalités doivent obligatoirement être présentes dans votre solution SIRH, quels que soient les besoins de votre entreprise.

Mais quelles sont les fonctions essentielles d’un SIRH ?

Les réponses dans cet article !

Le cœur du Système d’Information des Ressources Humaines (Core RH)

Le Core RH est tout simplement le principal composant d’un Système d’Information des Ressources Humaines.

Il a pour rôle de stocker l’ensemble des données liées à vos salariés et de gérer les fonctionnalités du système RH de votre entreprise.

Le cœur de votre Système d’Information des Ressources Humaines doit comprendre une seule base de données et proposer un certain nombre de fonctionnalités :

  • Édition de toutes les informations relatives aux salariés et aux tiers tels que les sous-traitants,
  • Mise à jour des informations liées aux collaborateurs et aux tiers,
  • Création de champs personnalisés pour l’édition et le stockage de données propres à votre entreprise,
  • Sécurisation et attribution des droits d’accès aux employés.

Hormis ces fonctionnalités SIRH, le Core RH de votre Système d’Information doit être configuré pour qu’il puisse se conformer aux réglementations en matière de protection et de traitement de données.

Parmi les informations stockées dans le cœur de votre SIRH, nous pouvons citer celles liées :

  • Aux CV,
  • Aux contrats,
  • Aux compétences,
  • Aux évaluations réalisées par les managers,
  • Aux historiques de carrière,
  • À la paie,
  • Aux projets professionnels…

La fonctionnalité SIRH dédiée à la gestion de données

Votre SIRH doit non seulement centraliser les informations des ressources humaines, mais également proposer des fonctionnalités complètes relatives à la gestion des données.

À partir de ce module, les responsables des ressources humaines de votre entreprise peuvent réaliser différentes tâches telles que :

  • L’importation de données en cas de nombreux changements,
  • La saisie des informations relatives aux employés et leurs mises-à-jour,
  • La vérification des éventuelles erreurs et la validation des données liées aux salariés…

Le module SIRH dédié à la gestion de la présence, de temps et des heures

Quel que soit le nombre de vos salariés, les Responsables des Ressources Humaines (RRH) doivent être en mesure de faire :

  • Un suivi des absences. En effet, l’absentéisme doit être considéré comme un “signal d’alarme”.
  • Une comptabilisation des heures travaillées grâce à une feuille de temps.

Votre SIRH doit donc intégrer un module dédié à la gestion de la présence, du temps et des heures.

En règle générale, ce module propose un certain nombre de possibilités :

  • Configurer les absences acceptées par votre entreprise,
  • Définir les différents types d’absences acceptés par votre entreprise, selon les collaborateurs,
  • Créer des plannings et des feuilles de temps adaptés à votre organisation,
  • Créer des rapports d’exception mettant en lumière les heures supplémentaires, les oublis de pointage et les vacations manquées,
  • Définir les jours fériés selon les pays et les régions,
  • Créer un système d’approbation et de rappel pour les demandes de congé…

La fonctionnalité SIRH dédié à l’onboarding

L’onboarding ou module de gestion de l’intégration des employés compte parmi les fonctionnalités indispensables à un SIRH.

Ce module est important dans la mesure où il donne une première impression positive de votre entreprise aux nouveaux salariés.

Il est également nécessaire pour :

  • Communiquer facilement et efficacement les règlements intérieurs aux nouveaux collaborateurs,
  • Faire remplir et signer les différents formulaires par les nouveaux employés,
  • Fournir une liste des tâches à réaliser à toute personne en charge du processus d’intégration des nouveaux salariés,
  • Présenter les informations relatives à votre entreprise…

Le module SIRH dédié à la gestion du recrutement

Une bonne gestion du recrutement est indispensable pour garantir le bon développement de votre entreprise.

Pour que votre Système d’Information des Ressources Humaines puisse répondre efficacement aux besoins de vos responsables RH, il doit donc comprendre un système de suivi des candidatures.

Le module SIRH dédié à la gestion du recrutement propose entre autres :

  • Une bibliothèque stockant différentes informations telles que les descriptions des différents postes, les salaires ou les catégories de collaborateurs,
  • Un workflow dédié aux demandes et aux offres,
  • Un système de publication des offres d’emploi sur des plateformes de recrutement,
  • Un système de groupes, de rapports et d’étiquettes pour effectuer un suivi des candidats,
  • Un système conçu pour la prise en charge et l’amélioration des processus de recrutement

Le module SIRH dédié à la gestion de la performance

Pour que votre SIRH puisse participer activement au bon développement de votre entreprise, il doit comprendre un module proposant des fonctionnalités destinées à la gestion des entretiens d’évaluation et des feed-back.

En règle générale, le module dédié à la gestion de la performance fournit différents outils pour :

La fonctionnalité SIRH dédié aux avantages sociaux

Un logiciel SIRH propose généralement une fonctionnalité destinée à la gestion des avantages fiscaux des collaborateurs, pour faciliter les tâches du service des ressources humaines.

Grâce à ce module, les responsables RH peuvent :

  • Configurer différentes options de régime,
  • Envoyer rapidement les données relatives à vos salariés aux compagnies d’assurance, à l’administration publique et au service chargé de la paie…

Le module analytique RH

Pour que l’équipe RH puisse gagner du temps et accéder rapidement à des données essentielles relatives à vos collaborateurs, votre SIRH devrait être doté d’un module proposant entre autres :

  • Une fonctionnalité de création de KPI et de rapports,
  • Divers types de rapports standards,
  • Une fonctionnalité d’envoi de rapports et d’indicateurs aux différents responsables concernés…

Le module dédié à la formation ou Learning Management System

Pour se développer, votre entreprise doit proposer continuellement des formations aux salariés, afin qu’ils puissent améliorer leur savoir-faire, ainsi que leurs compétences.

Pour améliorer la gestion des formations, souvent chronophage, vous devez vérifier si votre Système d’Information RH dispose d’un Learning Management System.

Ce module propose différentes fonctionnalités :

  • Création de parcours de formation,
  • Personnalisation des parcours de formation en fonction des compétences des collaborateurs,
  • Attribution automatisée des formations aux salariés,
  • Création de rapports et de tableaux de bord liés aux formations des collaborateurs…

Le module d’intégration du Système d’Information des Ressources Humaines à d’autres outils

Même si votre SIRH répond parfaitement aux besoins du service RH, il se pourrait que vous soyez dans l’obligation de mettre en place d’autres logiciels métiers.

Pour partager aisément des données de votre socle RH vers des logiciels tiers et fonctionner en synergie avec ceux-ci, votre Système d’Information des Ressources Humaines doit proposer un module d’intégration.

La fonctionnalité SIRH dédiée à la gestion de la paie

La gestion de la paie est généralement une tâche complexe pour les responsables des ressources humaines, mais aussi pour le service comptabilité.

Pour que votre SIRH puisse répondre efficacement aux besoins de vos équipes, il doit proposer un module de gestion de la paie pouvant :

  • Prendre en charge différentes devises,
  • Fonctionner avec des modules de gestion de temps, des avantages sociaux ou de présence,
  • Partager rapidement des données avec le Core RH de votre Système d’Information,
  • Comparer des données pour mettre en lumière les changements entre les cycles de paie,
  • Vérifier si les données relatives à la paie sont correctes avant leur importation vers le système RH.

Ce module doit également :

  • Offrir aux salariés un accès aux fiches de paie et aux formulaires fiscaux,
  • Proposer toutes les fonctionnalités nécessaires pour que les responsables RH et le service comptabilité puissent se conformer aux législations en vigueur en termes de gestion de la paie.

Note : La législation compte parmi les principaux éléments qui rendent la gestion de la paie particulièrement complexe.

Dans le choix de votre SIRH, il est donc recommandé d’opter pour un éditeur proposant une solution de gestion de la paie performante, qui garantit la conformité des opérations réalisées par votre équipe RH avec les réglementations en vigueur.

En choisissant des éditeurs comme Talentia, vous avez accès à un système de gestion de la paie qui s’adapte et anticipe les évolutions réglementaires et sociales.

Le module SIRH dédié à la rémunération

Le module de gestion de la paie peut être associé à une solution dédiée à la rémunération, afin de planifier efficacement ce processus, qui peut être plus ou moins complexe.

Le module de rémunération :

  • Détermine les salariés concernés par le processus de rémunération,
  • Fixe le budget consacré au processus de rémunération pour prévenir les grosses dépenses,
  • Met en place des processus d’approbation,
  • Contrôle et sécurise les données sensibles liées au processus de rémunération…

Le module SIRH dédié à la planification de la relève

Bien que la planification de la relève ne soit pas une opération fastidieuse comme la gestion de la paie, elle doit faire l’objet d’une attention particulière pour :

  • Prévenir les éventuels conflits,
  • Favoriser le développement de votre entreprise.

Note : ce module propose diverses fonctionnalités pour déterminer les talents, afin qu’ils puissent accéder à des postes à plus hautes responsabilités.

La fonctionnalité SIRH dédiée aux salariés

Contrairement aux idées reçues, un Système d’Information des Ressources Humaines n’est pas uniquement accessible au service RH et au service comptabilité.

Vos salariés doivent être en mesure de :

  • Mettre à jour leurs informations personnelles sans passer par le service RH,
  • Télécharger différents documents tels que les fiches de paie,
  • Effectuer des déclarations,
  • Contrôler les accès à certaines données…

Note : un SIRH doit faciliter les tâches des responsables des ressources humaines et responsabiliser vos salariés en les invitant à participer à l’administration de votre entreprise.

Conclusion sur les fonctions essentielles d’un Système d’Information des Ressources Humaines

Quelle que soit la taille de votre entreprise, il est fortement recommandé de mettre en place un Système d’Information des Ressources Humaines.

Toutefois, lors du choix de votre SIRH, assurez-vous que votre Système d’Information propose les modules indispensables :

  • Le Core RH,
  • La gestion de données RH,
  • La gestion du temps, des heures et de la présence
  • L’onboarding de vos nouveaux collaborateurs,
  • Le recrutement,
  • La performance,
  • La formation,
  • La politique de rémunération,
  • La planification de la relève
  • La gestion de la paie…

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