8 critères indispensables pour choisir le SIRH de votre entreprise

Savez-vous qu’un SIRH facilite et accélère significativement la réalisation de différents processus RH dans votre entreprise :

• Gestion administrative des salariés,
• Gestion de la paie,
• Gestion des temps et des activités…

Toutefois, sachez que tous les Systèmes d’Information des Ressources Humaines proposés sur le marché ne possèdent pas toujours des caractéristiques et des fonctionnalités adaptées aux besoins de votre entreprise.

Lors du choix de votre futur logiciel SIRH, il est important de prendre en considération un certain nombre de critères.

Entrons plus en détail dans le vif du sujet !

1. Un SIRH en mode SaaS

Contrairement au Système d’Information des Ressources Humaines On-Premise, le SIRH en mode SaaS est hébergé sur le Cloud et ne nécessite donc pas :

• L’installation d’une quelconque solution RH au niveau des postes de travail de l’équipe en charge de la gestion des ressources humaines,
• La mise en place de serveurs internes…

Par ailleurs, il est accessible 24h/24 et 7j/7, à partir d’un appareil connecté, ce qui constitue un avantage non négligeable.

En effet, grâce à cette grande disponibilité, vos collaborateurs peuvent à tout moment mettre à jour des informations personnelles et réaliser différentes opérations RH telles que les demandes de congés, de formation…

Certes, le SIRH en mode SaaS peut présenter quelques inconvénients (risques de problème lié à la confidentialité des données, dépendance envers l’éditeur de la solution…), mais le SaaS reste la solution idéale pour :

• Répondre aux besoins en agilité de votre entreprise,
• Répondre aux besoins de mobilité de vos collaborateurs,
• Limiter vos dépenses, dans la mesure où la solution ne nécessite pas l’achat de licences.

Note : le marché des Systèmes d’Information des Ressources Humaines a connu un léger ralentissement en 2020. Toutefois, il enregistre depuis une excellente croissance durant les années à venir, grâce entre autres aux solutions RH en mode SaaS.

Selon une étude réalisée par Markess : avec une croissance révisée à 2,8 % en 2020, près de 5 % en 2021, et une tendance à près de 6 % dans les 3 prochaines années, le ralentissement aura été de courte durée, notamment grâce à l’adoption de plus en plus massive du SaaS.

2. Un SIRH proposant un excellent système de protection de données

La sécurité des données est un critère à ne pas négliger dans le choix de votre Système d’Information des Ressources Humaines.

En effet, un dispositif de protection défaillant augmente significativement les risques de vol de données et de divulgation des informations sensibles relatives aux salariés :

• Adresses,
• Numéros d’assurance maladie,
• Déclarations sociales,
• Coordonnées bancaires…

Lors du choix de votre SIRH, optez pour :

• Un Système d’Information RH doté de différents niveaux de cryptage,
• Un éditeur disposant d’une ou de plusieurs certifications de sécurité,
• Un éditeur mettant en place une politique efficace de sécurisation des données.

Note : les vols de données ne sont pas toujours causés par des défaillances au niveau des dispositifs de protection des SIRH. Dans certains cas, ils sont entraînés par un manque de vigilance des utilisateurs des solutions RH.

Afin de limiter significativement les risques de vol, il est donc indispensable de sensibiliser vos collaborateurs et de mettre en place des règles relatives à l’utilisation de votre SIRH.

3. Un SIRH garantissant la confidentialité des données

Outre la protection des données, la confidentialité est un critère à prendre en compte dans le choix du Système d’Information des Ressources Humaines de votre entreprise.

En effet, l’ensemble des données stockées dans votre SIRH ne doivent pas être accessibles à tous vos collaborateurs.

Pour contrôler les accès, le département RH doit être en mesure de mettre en place divers droits d’accès, en fonction des utilisateurs.

Hormis les droits d’accès, votre SIRH doit proposer des fonctionnalités de suivi des connexions et des différentes actions réalisées par les utilisateurs.

Note : depuis 2018, toute entreprise doit se plier au Règlement général sur la protection des données.

Le RGPD impose entre autres la mise en place de diverses mesures améliorant la confidentialité des informations personnelles à des fins de gestion des ressources humaines.

4. Un SIRH paramétrable

Lors de l’abonnement à un SIRH en mode SaaS ou l’achat de licence d’un SIRH On-Premise, l’éditeur fournit un Système d’Information des Ressources Humaines parfaitement adapté aux besoins de votre entreprise.

Cependant, en fonction des changements au sein de votre structure, il se pourrait que le SIRH de base ne réponde plus à vos besoins.

Dans le choix de votre solution RH, il est donc fortement conseillé d’opter pour un logiciel possédant une capacité de paramétrage avancée.

Votre Système d’Information des Ressources Humaines doit :

• S’adapter à la situation actuelle de votre entreprise,
• Et être capable de s’adapter aux évolutions de celle-ci.

Outre la capacité de paramétrage, l’idéal est d’opter pour un SIRH proposant différentes options de personnalisation.

D’une part, un Système d’Information des Ressources Humaines personnalisable est une solution flexible qui facilite grandement la conduite du changement dans votre entreprise.

D’autre part, il améliore l’expérience utilisateur et vous donne la possibilité de créer un environnement (écran de saisie, couleur, menu…) parfaitement adapté à vos collaborateurs.

5. Un SIRH proposant un générateur de rapports

Hormis la centralisation des données relatives aux ressources humaines et l’automatisation de certains processus, un SIRH doit aider les responsables RH dans les analyses opérationnelles.

En d’autres termes, un Système d’Information des Ressources Humaines doit être doté d’un générateur de rapports, offrant une vision à 360 degrés sur l’ensemble des données RH.

Les rapports générés aident dans les prises de décisions stratégiques et, par conséquent, dans l’amélioration de la productivité et de l’efficacité de votre entreprise.

6. Un SIRH pouvant se connecter avec d’autres systèmes d’information

En fonction de sa taille, votre entreprise peut utiliser un nombre plus ou moins élevé de systèmes d’information.

Pour analyser des données stockées dans votre Core RH depuis d’autres outils installés dans votre entreprise, votre SIRH doit pouvoir se connecter à d’autres SI.

Il doit donc s’intégrer facilement dans l’architecture des systèmes d’information de votre société et permettre aux différents utilisateurs d’importer et d’exporter aisément des données.

La capacité d’interfaçage est un critère à prendre en considération, quelle que soit la taille de votre structure professionnelle.

En effet, selon l’évolution de votre entreprise, vous pouvez être amené à ouvrir de nouvelles succursales ou à créer de nouvelles sociétés (filiales).

Ces opérations entraînent généralement la mise en place de plusieurs systèmes d’information, qui doivent être connectés à votre SIRH de base.

Note : les systèmes d’information peuvent se multiplier, selon le développement de votre entreprise. Toutefois, les données doivent toujours être centralisées pour :

• Faciliter leur traitement,
• Limiter les risques d’erreur,
• Optimiser leur sécurité…

7. Un SIRH ergonomique

L’ergonomie joue un rôle important dans le succès de l’implémentation de votre Système d’Information des Ressources Humaines.

Un SIRH performant, comportant l’ensemble des modules nécessaires, ne peut participer à l’optimisation de la productivité et à l’efficacité de votre entreprise, s’il est relativement complexe à prendre en main.

Lors du choix d’un Système d’Information RH, il est donc fortement conseillé d’opter pour :

• Un logiciel proposant des fonctionnalités faciles à maîtriser,
• Un logiciel adapté aux différents niveaux d’habileté numérique de vos collaborateurs.

Grâce à un SIRH ergonomique, vous pouvez :

• Augmenter considérablement le taux d’adoption du logiciel,
• Et réduire significativement la durée des formations liées à l’utilisation du logiciel.

8. Un SIRH proposé par un éditeur réactif

Même si vous avez choisi un SIRH possédant une capacité de paramétrage avancée, il se pourrait qu’il ne s’adapte plus à la situation de votre entreprise, pour diverses raisons :

• Augmentation significative de la taille de votre société,
• Besoin de nouvelles fonctionnalités pour la gestion de nouveaux processus RH…

Pour effectuer les mises à niveau et les ajouts nécessaires à votre Système d’Information RH, vous devez généralement faire appel à l’éditeur.

Si celui-ci est peu réactif, la durée de la réalisation des divers changements nécessaires à votre SIRH va être plus ou moins longue. À terme, cela peut impacter la productivité de vos collaborateurs, ainsi que l’efficacité de votre organisation.

Lors du choix d’un Système d’Information des Ressources Humaines, vérifiez la réactivité de l’éditeur.

L’éditeur doit :

• Rester à votre écoute à tout moment,
• Être prêt à prendre vos remarques en compte,
• Et répondre efficacement à l’ensemble de vos demandes.

Contrairement aux idées reçues, il n’est pas toujours indispensable de se tourner vers les plus grands éditeurs du marché pour l’implémentation de votre SIRH.

En effet, certains éditeurs de taille plus modeste peuvent être aussi réactifs que les grands acteurs du marché des Systèmes d’Information RH et proposer des logiciels complets et faciles à prendre en main.

Toutefois, avant de choisir un fournisseur de solution RH, informez-vous sur son sérieux et sur ses dernières réalisations.

L’idéal est d’opter pour un éditeur de SIRH possédant une excellente notoriété et travaillant avec des entreprises de taille intermédiaire comme Talentia.

Pour aller plus loin : téléchargez notre livre blanc “Choisir son SIRH et réussir sa mise en œuvre”.

Conclusion sur les critères essentiels dans le choix d’un SIRH

L’implémentation d’un Système d’Information des Ressources Humaines va améliorer grandement la productivité et l’efficacité de votre entreprise, quelle que soit sa taille.

Cependant, pour que votre SIRH puisse avoir un réel impact positif sur votre organisation, choisissez-le en vous basant sur un certain nombre de critères :

• SIRH en mode SaaS,
• SIRH ergonomique,
• SIRH possédant un système de protection de données performant,
• SIRH garantissant la confidentialité des données des ressources humaines,
• SIRH avec une capacité d’interfaçage via des standards…