Les 12 fondamentaux du réglementaire de paie

Le bulletin de paye, instauré en 1931, n’a cessé de se complexifier.

Celui-ci est soumis à une réglementation complexe et foisonnante, en constante évolution, qui demande une extrême vigilance et expertise. La gestion de la paie en France est l’une des plus complexes au monde (source RH matin).

Sa justesse dépend d’un nombre toujours croissant d’éléments. Par ailleurs, de nombreuses exceptions viennent s’ajouter aux textes de lois, de cadre fiscal, de conventions collectives, de règles et accords de branches ou d’entreprises…

En conséquence, la paie représente ce qu’il y a de plus complexe à réaliser en termes de gestion administrative.

Vous devez prendre en compte et maîtriser :

• Textes de lois.
• Réglementation fiscale.
• Conventions collectives parfois complexes à interpréter.
• Centaines de données à traiter.
• Échéances strictes à respecter.
• Livrables à produire.
• Logiciels à paramétrer…

Dans le but d’assurer la conformité réglementaire de votre paie, un document est indispensable au service de gestion de la paie : le réglementaire de paie (aussi appelé “référentiel de paie” ou “livre blanc” ou  “bible de paie”).

Le réglementaire de paie en quelques mots

Cet outil transcrit les modalités d’établissement de la fiche de paie et les règles opérationnelles en place dans votre entreprise.

Il doit contenir de manière claire et lisible les informations sur :

• Les différents taux de calcul légaux des cotisations sociales.
• La gestion des absences.
• Les différences entre les contrats de travail.
• Les catégories de salariés.
• La description précise des processus impliqués.
• Les spécificités de votre convention collective et des accords d’entreprise.

Principalement à l’usage du service paie, le référentiel de paie peut se présenter sous la forme d’un document écrit, d’une base de données ou d’une ressource via un logiciel en ligne en mode SaaS.

Par ailleurs, le réglementaire de paie, en tant qu’outil de référence, doit être périodiquement actualisé et tenu à jour pour l’intégralité des données collectées. C’est un outil d’une importance capitale pour la vie de l’entreprise.

Voici les 12 fondamentaux pour garantir le bon fonctionnement de votre réglementaire de paie.

1. Identifiez avec précision l’ensemble du cadre juridique qui s’applique à votre entreprise

a. Prenez en compte l’ensemble des législations applicables

• Le droit Européen.
• La Constitution française.
• Le droit Français.
• Les spécificités du droit social et du travail.
• La législation fiscale.
• La jurisprudence.

Par ailleurs, déterminez avec justesse la hiérarchie de l’application de cette législation foisonnante.

b. N’oubliez pas d’intégrer les informations de votre convention collective et accord collectif

La convention collective et les accords collectifs viennent compléter le droit du travail. Il existe en France plus de 400 conventions collectives. Les implications d’une convention collective peuvent être très différentes.

c. Intégrez les implications légales de votre règlement intérieur et les usages de votre entreprise

Chaque entreprise définit des pratiques et des usages propres à son activité. Il est capital de les prendre en compte. Les accords d’entreprises sont plus avantageux que ceux définis par la loi ou les conventions collectives et adressent des particularités métier.

d. Définissez avec précision tous les critères spécifiques de vos contrats

Voici une liste non exhaustive : politique de rémunération, temps de travail, lieu de travail, primes, fiscalité, congés, absences…

2. Déterminez le contexte

En outre, le réglementaire de paie doit également contenir des parties traitant de son contexte de mise en place et de son mode d’utilisation.

Son organisation est importante. Le but de ce document est de fournir aux différents utilisateurs un référentiel concis, précis et efficace. Intégrez la culture d’entreprise dans votre style de rédaction du réglementaire de paie.

3. Identifiez les rubriques indispensables de votre réglementaire de paie

Voici les différentes rubriques que le réglementaire de paie de toute Entreprise de Taille Intermédiaire (ETI) devrait contenir a minima :

Un chapitre sur les données générales comme :

• Calendrier des horaires et des cycles.
• Profils de population.
• Types de contrat de travail.
• Classification hiérarchique.

Puis la liste de toutes les spécificités à votre entreprise comme :

• Accords d’entreprise, usages à décrire.
• Minimas applicables.
• Rémunération de base.
• Prime d’ancienneté.
• Traitement des heures supplémentaires.
• Repos compensateur.
• Heures dimanche, heures de nuit, majoration pour jours fériés.
• Traitement des absences.
• Primes fournies par la Direction des Ressources Humaines.
• Traitement paie de la maladie.
• Avantages en nature.
• Titres restaurants.
• Méthode d’acquisitions, prise et remise à zéro des compteurs.
• Gratifications.
• Primes calculées par la paie comme les primes de vacances ou le 13ᵉ mois.
• Mutuelle.
• Remboursement transport.
• Panier jour.
• Prêt et acompte.
• Opposition sur salaire et pension alimentaire.

Enfin, une description des échanges avec la comptabilité, en particulier :

• Comptabilisation paie et fichier interface informatique.
• Provisions pour congés payés, RTT, CET (compte épargne temps), 13e mois, primes vacances…

4. Identifiez et organisez toute la documentation nécessaire

a. Identifiez les documents de référence

Face à chacune de ces contraintes, identifiez la documentation nécessaire (textes de loi, réglementation, conventions collectives, usage, contrat, spécificités…).

b. Organisez un accès facile à la documentation nécessaire

Assurez-vous de l’accès à la documentation (site web, base de données, ….). Organisez cette information idéalement dans un système de gestion documentaire GED. Idéalement, choisissez un partenaire extérieur pour gérer cette information foisonnante.

5. Identifiez dans chaque service le correspondant en charge

Le livre blanc de paie est un document de référence pour l’ensemble de l’entreprise. Il prend en compte les informations issues de toutes les entités impliquées dans le processus de calcul des bulletins de salaire.

a. Identifiez les interlocuteurs

• Dans chaque service, la ou les personnes en charge de la procédure.
• Les personnes à contacter pour la réalisation de chaque action.
• Cette liste est-elle régulièrement remise à jour ?

b. Assurez l’accès à l’information

• Chaque interlocuteur a-t-il facilement accès à l’information ?
• Lui a-t-elle été clairement expliquée ?

6. Définissez les flux d’information

a. Décrivez les flux de données

Identifiez tous les flux d’informations qui concernent la paie, mais également les flux qui l’impactent indirectement. C’est aussi l’occasion de revoir et d’optimiser la circulation de l’information au sein de votre entreprise.

b. Portez une attention particulière sur ces 4 flux

• Validation des variables de paie.
• Transmission des variables de paie.
• Validation des bulletins de paie.
• Transmission des données de paie.

7.  Décrivez chaque procédure nécessaire à l’élaboration de la paie et les contrôles de cohérence

Une fois les procédures et les flux identifiés, décrivez-les avec précision (comme pour une certification).

a. Décrivez chaque procédure avec précision

• Mesurez le délai de réalisation de chaque action de la procédure.
• Les documents nécessaires à la mise en œuvre de chacune des procédures.
• Les étapes méthodologiques à suivre lors de chaque phase.
• Définir une procédure pour chaque élément de rémunération de façon détaillée.

b. Décrivez les automatismes et les contrôles de cohérence pour identifier les erreurs potentielles

La ressaisie de données est à l’origine de nombreuses erreurs et incohérences. Le volume de données saisies non automatisées doit être limité.

Décrivez les règles de calcul et mettez en place les automatismes de contrôle.

Contrôler la cohérence des éléments essentiels : salaires, primes, cotisations, net à payer, variation de masse salariale, solde de tout compte…

Pour fournir aux salariés des paies irréprochables, il est important de s’assurer que le maximum de process automatisés est réalisé par le logiciel de paie. Pour sécuriser ces processus, le paramétrage initial pose les bases pour gérer correctement les particularités. C’est un des grands avantages d’un logiciel de paie en ligne.

8. Assurez la continuité de l’activité de l’entreprise

a. Gestion des absences

En cas d’absence de votre équipe RH ou d’un changement soudain de collaborateur paie, le réglementaire de paie rend possible les remplacements “au pied levé” pour assurer la bonne continuité de la mission paie.

b. Intégration des nouvelles contraintes ou textes de loi

La crise de la COVID-19 a bien démontré, l’importance d’être capable de s’adapter très rapidement. Le réglementaire de paie doit donc être accessible en ligne pour vos collaborateurs en télétravail. Il est indispensable qu’il soit mis à jour en temps réel afin d’intégrer les nouvelles réglementations.

9. Assurez-vous de la confidentialité des données et des accès

a. Confidentialité et accès sécurisé

L’entreprise assume une responsabilité à la fois fiscale et juridique et manipule de très nombreuses informations sensibles.

Vérifiez et intégrez dans votre réglementaire de paie toutes les procédures de sécurisation des accès et d’identification des utilisateurs. Si vous utilisez un logiciel de paie en mode SaaS, ce qui se révèle la solution la plus efficace et productive, vérifiez où sont stockées vos données et comment elles sont sécurisées.

b. RGPD

Vérifiez et testez toutes les règles d’application du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) pour l’ensemble de vos procédures de paie.

10. Organisez une veille constante

a. Un cadre juridique en constante évolution

Comme nous venons de le voir, le réglementaire de paie comporte une immense quantité d’informations. En plus de l’identification de celles-ci et des procédures afférentes, vous devez constamment garantir une veille juridique appropriée.

Particulièrement sur les points suivants :

• Évolution du droit du travail et du droit social.
• Fiscalité.
• Conventions collectives.
• Procédures sécurité sociale.
• Contacts des interlocuteurs sociaux utiles.

b. Une veille complexe

Il est extrêmement difficile pour un gestionnaire de paie, même très expert, d’être en mesure d’assurer cette veille constante. C’est un processus complexe et très chronophage. En ayant recours à la veille juridique de votre fournisseur de logiciel de paie, vous gagnez un temps précieux et pouvez garantir la conformité légale de votre paie.

11. Anticipez l’évolution des besoins de votre entreprise

Assurez-vous que la solution choisie par votre entreprise intègre de façon fluide et transparente les 3 types d’évolution principaux : réglementaires, techniques et économiques.

a. Évolution des contraintes légales et réglementaires

Chaque année, plus de 150 textes légaux et/ou réglementaires impactent le contenu ou les calculs du bulletin de paie (formation, relations sociales, santé au travail, GPEC, mais aussi et surtout GTA et paie).

b. Évolutivité logicielle

Pensez à mettre à jour votre bible si :

• Les fonctionnalités de votre logiciel de paie évoluent, en particulier pour les processus de contrôle.
• L’architecture technique des systèmes d’informations de votre entreprise s’enrichit avec l’intégration de nouvelles fonctions transversales.

• De nouveaux outils sont implémentés pour la gestion de la fonction RH et finances…

Pensez également au futur avec la mise en place d’un SIRH complet.

c. Évolutivité économique

Enfin, particulièrement pour une Entreprise de Taille Intermédiaire (ETI) en forte croissance, toute évolution sectorielle ou géographique doit être anticipée et intégrée au plus vite :

• Développement à l’international.
• Lancement de nouvelles filiales ou activités.
• Fusions-acquisitions entraînant l’absorption de nouvelles populations, métiers ou périmètres.

12. Ne cessez jamais de communiquer

Afin de vous assurer de la bonne compréhension du réglementaire de paie, la qualité de ce document n’est pas suffisante.

Vous devez vérifier constamment que :

• Son existence est connue.
• Il est facilement accessible.
• Son contenu est clair et lisible par toutes les populations concernées.
• Il est compris.
• Son application n’est pas négociable.

Les bonnes pratiques, alliées à des résultats positifs démontrés, permettront de créer et d’installer la confiance.

Conclusion sur le bien-fondé d’un réglementaire de paie

La réalisation d’un bulletin de paie est une procédure d’une immense complexité qui requiert une très grande expertise.

Le gestionnaire de paie doit être en mesure de garantir :

• Le respect du réglementaire de paie et des processus administratifs.
• La conformité du réglementaire de paie à la législation en vigueur.
• La qualité de la gestion de la paie.
• Le respect de la périodicité et du paiement des salaires.
• La sécurisation, la fiabilisation et la confidentialité des données.

Lorsque vous questionnez les professionnels des Ressources Humaines, tous préféreraient consacrer du temps à l’expérience collaborateur, la marque employeur, la qualité de vie au travail, la formation et la gestion des carrières et des compétences.

Autant de sujets qui vont au-delà des missions RH les plus visibles pour les collaborateurs : la paie et la gestion des congés.

Le bon partenaire, avec une solution de paie en mode SaaS, réduit considérablement ces nombreuses contraintes chronophages. En plus, vous pérennisez la conformité réglementaire, tout en libérant du temps pour les tâches à forte valeur ajoutée.