99 % des actions menées par les services RH demeurent invisibles pour les collaborateurs.
Pourtant, la gestion de la paie est l’une des fonctions fondamentales assurées par les services RH.
Elle est indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise. Mais en dépit de sa complexité de réalisation, elle est majoritairement perçue comme “normale et incontournable” par les collaborateurs.
Elle n’impacte leur expérience RH que de façon limitée ou dans des situations négatives. En effet, un salarié n’a aucune réaction si sa paie est juste et délivrée en temps et en heure.
En revanche, le moindre problème l’empêche d’apprécier toutes les autres initiatives prises par les services RH en sa faveur. Cela a pour effet immédiat d’entacher la confiance qu’il accorde à son entreprise.
Un contexte différent
La crise sanitaire a largement bouleversé le fonctionnement de la paie avec l’ensemble des mesures réglementaires mises en place au fil de l’eau, telles que le chômage partiel, les congés imposés ou les contributions exceptionnelles.
Beaucoup de collaborateurs ont pu se sentir perdus ou manquants d’informations pendant cette période. Sans parler des RH qui devaient réagir au pied levé pour mettre à jour leur système de paie.
Dans un tel contexte, les services RH doivent maintenir un lien bienveillant, renforcer le climat de confiance, soutenir les salariés et réaffirmer la considération de l’entreprise envers les équipes.
Mais concrètement, comment les services RH peuvent-ils utiliser la paie comme un vecteur d’expérience RH positive ?
Confiance et transparence sont les éléments clés pour améliorer l’expérience utilisateur RH des collaborateurs.
Cette confiance est d’abord construite sur la perception d’un bon fonctionnement de la paie. C’est-à-dire une paie délivrée en temps et en heure et sans erreurs. La confiance permet d’assurer un cercle vertueux, de fluidifier les échanges et d’apaiser les esprits.
Développer et optimiser l’expérience RH des collaborateurs grâce à la digitalisation de la paie, c’est paradoxalement se donner les moyens de remettre l’humain au cœur des RH, et plus largement, au cœur de l’entreprise.
La mise en place d’un logiciel de paie efficace contribue très pratiquement au bien-être des collaborateurs, mais aussi à celui des équipes RH.
Le logiciel de paie : 6 leviers pour augmenter la qualité de l’expérience collaborateur
L’innovation technique est au cœur des processus d’amélioration des entreprises. Au-delà de l’efficacité, le bien-être des employés peut aussi être favorisé par un outil de paie digitale. En effet, le système d’information des ressources humaines est un levier d’optimisation des conditions de travail.
1. Permettre plus de fluidité dans l’organisation du travail
La crise de la Covid accélère les attentes des collaborateurs sur plus d’autonomie dans leur travail : choix du lieu et gestion du temps de travail. Cette évolution est renforcée par l’arrivée des millennials sur le marché du travail qui en font des attentes structurelles.
Selon Capital, les salariés souhaitent désormais travailler à distance 2,4 jours par semaine en moyenne, soit 2 fois plus qu’auparavant. Nombreux sont ceux qui font de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée une priorité. 71 % des salariés souhaitent bénéficier d’horaires plus flexibles (source JLL).
Un logiciel de paie en mode SaaS vous permet d’adresser ces attentes dont la multiplicité est très complexe à gérer avec un outil traditionnel.
2. Donner accès de façon, simple, rapide et pratique à l’information RH
Dans la plupart des entreprises, l’information est encore stockée sur des supports et formats différents (souvent encore sur papier). Ici encore, la crise de la Covid met en exergue la nécessité de pouvoir y accéder rapidement et efficacement et à distance.
Par ailleurs, beaucoup de salariés trouvent la gestion des formalités administratives trop complexes, chronophages et fastidieuses. Cela engendre un sentiment d’obligation et de perte de temps. Ce manque de réactivité crée une réelle insatisfaction auprès des collaborateurs.
Les enjeux liés à la gestion de la paie vont bien au-delà d’un simple virement. En effet, les équipes RH collaborent au quotidien avec de nombreux organismes (URSSAF, caisses de retraite, Pôle emploi…) pour accompagner les collaborateurs tout au long de leur vie (mariage, maternité, retraite, maladie…). Ils leur assurent également de bénéficier de leurs droits sociaux.
La mise en place du bulletin paie dématérialisé et d’un coffre-fort électronique simplifie considérablement l’accès aux informations RH et contribue directement à l’augmentation de la satisfaction des collaborateurs.
3. Renforcer le sentiment de responsabilisation des collaborateurs et des managers
Le logiciel de paie facilite et optimise la gestion des processus RH clés (réalisation de la paie, édition du bulletin de paie, liaison avec les organismes sociaux, application des évolutions réglementaires …).
Avec une solution de paie digitalisée, chaque collaborateur accède à ses données personnelles et professionnelles, crée et modifie ses informations dans le respect des règles de validation de l’entreprise.
Il devient autonome pour mettre à jour ses données personnelles, ses activités, ses congés… Le recours à un système de paie numérique augmente le sentiment d’indépendance des collaborateurs et par conséquent contribue à leur responsabilisation.
4. Créer un cercle vertueux de la communication avec le logiciel de paie
Pour communiquer efficacement, vous devez vous adresser à tous et à chacun :
- En multipliant à la fois les points de contact avec l’ensemble des salariés,
- Et en personnalisant le message en fonction d’une situation particulière.
Pour instaurer un cercle vertueux d’échanges basé sur la confiance, les équipes RH doivent être proactives. Elles doivent agir en fonction des événements pouvant survenir aussi bien dans la vie des collaborateurs que de l’entreprise.
En effet, tous ces éléments sont en lien avec la paie. Il s’agit, par exemple, d’anticiper et de fournir des informations sur un congé maternité à une collaboratrice enceinte.
Il ne s’agit pas uniquement de lui indiquer la période légale. Vous pouvez la renseigner sur ses droits, sa rémunération et les démarches que vous avez effectuées pour elle vis-à-vis des organisations tierces. Ainsi, votre collaboratrice se sent considérée, renseignée et rassurée. Sa vie est simplifiée.
Cette logique s’applique à de nombreuses situations :
- Un salarié en arrêt maladie s’inquiétant pour sa rémunération,
- Des collaborateurs un peu perdus quant au fonctionnement des congés payés ou des RTT…
Un logiciel efficace donne aux équipes RH la possibilité de digitaliser et d’automatiser certaines de ces actions.
En misant sur une communication adaptée et ciblée, les équipes RH peuvent :
- Non seulement jouir d’une plus grande reconnaissance, renforcer les liens,
- Mais aussi se prémunir d’une expérience RH dégradée ou insuffisante (défiance, absentéisme, tolérance aux erreurs…).
Elles gagnent en temps et en efficacité, tandis que les collaborateurs se sentent mieux informés, créant ainsi un cercle vertueux de la communication.
5. Maximiser l’engagement des collaborateurs avec un logiciel de paie
L’amélioration de l’expérience RH des collaborateurs via la paie est loin d’être un concept abstrait. La transparence et l’échange sont des leviers décisifs pour maintenir la confiance des salariés et valoriser le métier des équipes RH sur le long terme. La digitalisation des processus de paie se révèle être un véritable atout pour l’expérience collaborateur.
Néanmoins, quand on interroge les responsables RH sur leurs activités prioritairement concernées par le sujet de l’expérience collaborateur, la paie arrive “bonne dernière”. Cet aspect de l’expérience collaborateur est pourtant fondamental.
Par adhésion, on entend le sentiment d’appartenance, l’adéquation aux valeurs et à la culture de l’entreprise. Un processus de paie fluide et transparent est un prérequis absolu pour le renforcement de l’engagement des collaborateurs.
Il est donc important pour les entreprises d’identifier les actions à mettre en place et de choisir le logiciel de paie adéquat.
6. Développer la confiance avec le logiciel de paie
Le travail collaboratif est un levier de différenciation qui offre un meilleur engagement de motivation de la part des salariés. Ce climat de confiance est favorable à des tâches participatives, plus mobiles et plus flexibles. Il permet donc de préserver les talents.
Les dispositifs collaboratifs du logiciel de paie améliorent l’expérience collaborateur. Par ailleurs, la paie est un facteur déterminant du climat social et de confiance envers la direction de l’entreprise. Sa fonction revêt ainsi également un caractère social.
5 avantages pour la DRH
Pour les services RH, considérer l’impact du logiciel de paie sous l’angle de l’expérience collaborateur permet, en se mettant à leur place, de répondre aux besoins des collaborateurs plus finement.
Les avantages de la mise en place d’une paie digitalisée sont nombreux :
- Gagner du temps et optimiser les processus RH.
- Se recentrer sur l’humain.
- Renforcer la capacité d’analyse tactique et stratégique.
- Améliorer l’image de la DRH et créer un cercle vertueux.
- Créer les outils de l’adhésion et de l’engagement du collaborateur.
1. Gagner du temps et optimiser les processus RH
L’automatisation du traitement de la paie réduit considérablement les temps de traitement chronophages et fastidieux. Un accès facilité aux informations RH continue aussi à réduire les temps de traitement et à améliorer la satisfaction des utilisateurs.
La possibilité de modifier les informations par les collaborateurs permet à la DRH d’avoir des bases de données fiables et à jour.
2. Se recentrer sur l’humain
Le temps libéré pour les équipes RH leur permet de se recentrer sur les enjeux stratégiques pour renforcer la qualité de l’expérience utilisateur.
- Recrutement.
- Onboarding et outboarding.
- Identifications des talents.
- Gestion des carrières et de la formation.
3. Renforcer la capacité d’analyse tactique et stratégique
L’analyse RH passe indéniablement par la paie. En effet, c’est bien la fonction paie qui génère des données RH et permet de mettre en lumière une grande partie des coûts de l’entreprise.
Avec un logiciel de paie, vous disposez de nombreux indicateurs en temps réel pour prendre des décisions :
- Tactiques : optimisation de la gestion des congés, RTT, absences…
- Stratégiques : taux d’absence maladies, inaptitudes, accidents, absentéisme…
4. Améliorer l’image de la DRH et créer un cercle vertueux
La fonction paie, entre les calculs d’indemnité, le contrôle et paiement des cotisations, les différentes primes et exceptions, est très souvent attachée à la notion de complexité.
Par ailleurs, le gestionnaire de paie est constamment confronté à des données sensibles et doit allier rigueur et confidentialité. Le dysfonctionnement de la gestion de la paie nuit à l’expérience collaborateur et sa bonne marche est considérée comme allant de soi.
Le bien-être au travail est un facteur d’engagement, de performance et de productivité pour les collaborateurs. En outre, d’après le concept de la symétrie des attentions, des collaborateurs heureux améliorent la relation client.
Les nouvelles pratiques RH digitales convergent toutes vers une meilleure qualité de vie au travail. La dissonance entre la perception du collaborateur et le travail invisible, mais essentiel réalisé par les services, peut créer des points de frictions et d’incompréhension réciproque.
L’amélioration de l’expérience RH grâce à la paie crée une meilleure perception de la réalité du travail des équipes RH. Ainsi, vous instaurez un climat de confiance entre les différentes parties prenantes de l’entreprise et construisez le cercle vertueux d’une bonne expérience collaborateur.
Plus les salariés se sentent en confiance dans leur quotidien professionnel, moins ils ont envie de quitter votre entreprise et plus grand est leur engagement.
Selon une étude Wildgoose, 61 % des salariés déclarent qu’ils considèrent plus important le bien-être au travail que le salaire.
Paradoxalement, une bonne gestion de la paie engendre une plus grande satisfaction sur les autres facteurs RH et accroît l’image employeur.
5. Créer les outils de l’adhésion et de l’engagement du collaborateur
Par adhésion, on entend le sentiment d’appartenance. L’adéquation aux valeurs, à la culture de l’entreprise et le sentiment de contribuer à sa stratégie sont autant de leviers intangibles, mais puissants d’adhésion.
Il est donc important pour votre service RH de bénéficier des outils adéquats pour identifier les actions à mettre en place pour la motivation de chacun.
Conclusion sur le logiciel de paie comme outil pour renforcer l’expérience collaborateur
Les leviers de motivation ont beaucoup changé ces dernières années. La qualité de l’expérience collaborateur est devenue essentielle, surtout chez les millennials.
84 % des jeunes diplômées prônent le bien-être au travail, contre seulement 46 % qui mettent en avant la rémunération (source Conférence des Grandes Écoles – page 7).
Une gestion de paie digitale fluide est la pierre fondatrice d’une expérience collaborateur de qualité et la fonction structurante d’un SIRH global efficace.
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