Choisir un logiciel de paie en mode SaaS, première étape clé d’une transformation digitale RH réussie

4 janvier 2022

Choisir un logiciel de paie pour une transformation digitale RH réussie

L’avantage majeur de la digitalisation RH est d’automatiser, de simplifier, d’optimiser et de sécuriser les processus RH. Cela passe évidemment par la mise en place d’un logiciel de paie.

Cependant, il est indispensable de choisir un angle d’attaque pour votre projet de transformation digitale des processus RH de votre entreprise.

Vous ne pouvez pas agir en même temps sur tous les fronts.

L’adoption d’un logiciel de paie en mode SaaS s’impose naturellement comme la première étape à mettre en place.

Il est facile ensuite d’aborder sereinement la globalité de la transformation digitale de la DRH avec une solution complète : le SIRH.

5 éléments essentiels pour une digitalisation RH réussie 

1. Définir et automatiser les processus 

Un logiciel de paie automatise les opérations de gestion administrative des collaborateurs et synthétise les données relatives à chaque employé.

Avec un logiciel de paie, paramétré selon vos besoins, vous simplifiez et automatisez toutes les tâches relatives à la paie :

  • Gérer les salarié(e)s, leurs contrats successifs ou simultanés au travers de process ou pas selon votre organisation y compris la DPAE.
  • Suivre leurs absences en adéquation avec votre organisation : saisie par le collaborateur au travers d’un portail ou pas, process de validation, etc…
  • Rapprocher aisément en automatique les BPIJ. 
  • Établir et digitaliser (stocker) les bulletins de salaire.
  • Procéder naturellement aux déclarations mensuelles et évènementielles au travers de la DSN. 
  • Réaliser vos contrôles Paie/DSN.
  • Intégrer les écritures de paie dans la comptabilité.
  • Gérer simplement et conformément aux directives du BOSS les oublis, les erreurs au travers d’un logiciel ayant la capacité de faire de la rétroactivité.

2. Gagner du temps

L’automatisation de tâches chronophages et à faible valeur ajoutée permet d’augmenter la productivité de votre équipe RH. 

Bien souvent, ces opérations sont le résultat d’une addition de petits logiciels, de feuilles Excel, et même encore de dossiers papiers.

La digitalisation des processus RH dont la paie permet d’éliminer de nombreuses ressaisies manuelles et d’automatiser bon nombre de tâches.

Le résultat est une productivité accrue des équipes RH et une meilleure expérience collaborateurs. 

3. Réduire les risques d’erreurs

La digitalisation permet également de réduire le nombre d’erreurs potentielles, sources de contestation.

a. Humaines 

  • La centralisation des données dans une base unique évite les erreurs engendrées par les doubles saisies des données qui sont ainsi fiabilisées et sécurisées,
  • L’automatisation des déclarations (DUE, DSN) et des calculs de paie réduisent les risques d’erreurs ou d’oubli.

b. Respect des législations sociales et conventionnelles et vérification des normes légales

La France se caractérise par une législation sociale particulièrement complexe, mouvante et incluant de très nombreuses exceptions.

Avec un logiciel de paie en mode SaaS, les informations sont mises à jour automatiquement et immédiatement par l’éditeur qui effectue une veille juridique systématique.

4. Mettre en place des tableaux de bord 

Avec un logiciel de paie, l’entreprise dispose d’outils de reporting pour produire les principaux états de contrôle :

  • Tactiques (gestion des absences tels que les congés, les arrêts maladie…).
  • Stratégiques (salaire moyen et médian par âge et par sexe, coût des heures supplémentaires, des charges sociales, des avantages sociaux…).

5. Privilégier les enjeux RH stratégiques de l’entreprise

L’utilisation d’un SIRH de nouvelle génération libère la DRH de nombreuses contraintes.

Il permet d’automatiser et d’organiser les flux de façon à :

  • Améliorer la qualité du service apporté aux collaborateurs pour qu’ils puissent se concentrer sur leur expertise.
  • Libérer du temps aux équipes RH pour mieux adresser les enjeux humains.

Les équipes RH peuvent alors se concentrer sur les vrais enjeux humains de l’entreprise.

Le passage réussi vers un SIRH nouvelle génération, est la base de la digitalisation des processus RH.

5 raisons d’élargir les fonctionnalités du logiciel de paie et d’adopter un SIRH

Le Système d’Informations des Ressources Humaines (SIRH) désigne un ensemble de progiciels qui simplifient et automatisent la gestion de nombreuses tâches du service des Ressources humaines :

Avec la révolution digitale, le SIRH est devenu l’outil incontournable des services RH pour gérer plus efficacement le Capital Humain de votre entreprise.

Évidemment, cet outil peut être personnalisé aux besoins de votre société et à sa structure (multi-sociétés, multi-établissements, multi-secteurs d’activités, multinationale…).

1. Digitaliser l’ensemble des processus RH

Le déploiement d’un SIRH présente un grand nombre d’avantages :

  • Réduction des coûts,
  • Gain de temps,
  • Réduction des erreurs,
  • Édition de tableaux de bord,
  • Systématisation des processus…

La mise en place d’un SIRH permet de digitaliser plusieurs processus RH au sein d’une même plateforme, de faciliter l’accès à l’information et de bénéficier d’un référentiel unique de la donnée. .

Le SIRH devient l’élément indispensable à la simplification des processus RH et l’augmentation de la productivité des équipes RH.

2. Renforcer l’autonomie des collaborateurs et permettre une nouvelle organisation du travail

a. Disposer d’outils en ligne

La crise de la Covid a démontré l’importance de disposer d’outils digitaux pour assurer la continuité de l’activité de l’entreprise.

C’est vrai en particulier pour l’ensemble des outils utilisés par l’équipe RH.

Il est également indispensable d’être en mesure de maintenir le lien avec vos collaborateurs travaillant à distance, mais aussi avec des travailleurs indépendants.

b. Mettre en place les conditions des nouvelles méthodes de travail

Indépendamment de la crise sanitaire, une nouvelle approche de l’organisation du travail s’impose avec l’arrivée des millennials dans l’entreprise.

Les collaborateurs sont particulièrement en attente de pouvoir gérer eux-mêmes leur temps et lieu de travail tout en utilisant leur propre ordinateur ou tablette. Ils veulent que les processus RH soient simples et intuitifs et pouvoir avoir en temps réel les réponses à leurs questions.

L’adoption d’un SIRH permet de répondre aux nouvelles attentes des collaborateurs.

c. Assurer plus d’autonomie et de responsabilisation 

Les salariés sont en recherche de plus de sens et de responsabilisation dans leur travail.

La mise à disposition d’un SIRH adresse ces attentes et renforce le lien avec les collaborateurs.

3. Se recentrer sur les enjeux humains

a. Le recrutement et le onboarding

Les responsables RH font face à des changements majeurs dans les processus de recrutement et de rétention des talents.

La pénurie de talents nécessite la mise en place d’un processus de recrutement efficace et rapide.

Offrir une expérience moderne, simple et agréable aux candidats (et en particulier aux talents les plus recherchés) donne une bonne image de l’entreprise et crée une expérience de recrutement positive.

Avec un SIRH, vous automatisez la diffusion des profils recherchés, la sélection des candidats les plus appropriés, le processus de gestion des entretiens, des réponses et jusqu’au processus de onboarding. 

Améliorer le onboarding permet une intégration optimisée des collaborateurs et une prise de poste plus rapide et plus efficace.

b. Gestion de la performance et des talents 

Il est aujourd’hui crucial de pouvoir mesurer les performances individuelles et d’équipes, d’identifier, recruter et de garder les talents essentiels à la croissance de l’entreprise et la réalisation de sa stratégie.

En matière de gestion des talents, un SIRH permet d’appréhender de façon optimale les performances et le potentiel de vos employés, de cartographier les métiers et les compétences des collaborateurs. Il permet de suivre, analyser et évaluer facilement les collaborateurs, en s’assurant que les objectifs sont atteints et que les besoins en nouveaux talents sont identifiés. 

Un SIRH offre enfin la possibilité de :

  • Cartographier les compétences, l’expérience, le potentiel, la mobilité, le risque et les softskills de votre organisation.
  • Gérer les ambitions et accompagner l’évolution de vos talents.
  • Identifier les candidats pour un poste et l’impact potentiel du changement.
  • Identifier les points forts et les besoins en matière de développement sur chacune de vos positions.

c. Optimisation de la formation et du développement des collaborateurs

Un outil SIRH performant identifie les besoins en formation en fonction des besoins stratégiques de l’entreprise. Former ses collaborateurs c’est gagner en efficacité, en productivité et en engagement. Offrir de nouvelles méthodes de formation et développer le goût de l’auto apprentissage augmente l’employabilité des collaborateurs et leur engagement. 

4. Construire les outils de la confiance à long terme

a. Créer de la transparence et de la confiance

Une fois connecté au SIRH, votre salarié accède à tout moment aux différentes informations RH. Il peut les valider, les modifier, mais aussi poser une question…

b. Donner accès à l’information à long terme

Grâce aux logiciels du SIRH et au coffre-fort numérique, l’information est accessible à tout moment par le collaborateur même s’il quitte l’entreprise.

Cela contribue grandement à sa tranquillité d’esprit. Par ailleurs, la solution garantit l’inviolabilité et la sécurisation des données.

c. Garantir la confidentialité et l’inviolabilité des données 

Les systèmes de protection d’un logiciel RH répondent de façon très stricte à la législation et les informations confidentielles sont centralisées tout en étant parfaitement sécurisées et préservées.

Les données concernant les collaborateurs de votre entreprise sont ainsi protégées.

d. Piloter l’activité RH

Un SIRH permet d’optimiser le pilotage des ressources humaines et d’accompagner la stratégie de l’entreprise en fournissant tous les indicateurs RH nécessaires sous forme de tableaux de bord. Il est ainsi facile de mesurer la performance RH, les indicateurs humains et d’élaborer le bilan social. 

5. Construire une bonne expérience collaborateur et renforcer le RSE 

a- Qualité de l’expérience collaborateur

Confiance et transparence sont les éléments clés pour améliorer l’expérience utilisateur RH des collaborateurs. Cette confiance est d’abord construite sur la perception d’un bon fonctionnement de la paie. La confiance permet d’assurer un cercle vertueux, de fluidifier les échanges et d’apaiser les esprits. Développer et optimiser l’expérience RH des collaborateurs passe par des outils RH optimisés,  la digitalisation de la paie, la fourniture de services RH et une meilleure communication entre les RH et les collaborateurs. C’est se donner les moyens de remettre l’humain au cœur des RH, et plus largement, au cœur de l’entreprise.

b. Contribuer au RSE

Un outil SIRH contribue à la construction d’une entreprise citoyenne, proche des problèmes environnementaux.

Outre tous les avantages liés à l’automatisation et à la simplification des tâches, l’utilisation d’un SIRH permet une totale dématérialisation et donc, une réduction considérable des déchets liés au papier, à leur impression…

Conclusion sur le logiciel de paie comme pierre angulaire du SIRH

Le service des Ressources Humaines doit lui aussi pouvoir être équipé des bons outils pour travailler efficacement sur ses principales missions.

Bien souvent, le SIRH est composé de plusieurs modules ou de plusieurs logiciels d’un même éditeur qui vont couvrir la globalité des fonctions RH.

La gestion de la paie et de l’administration du personnel est le premier module le plus logique et le plus structurant de la digitalisation RH .

Il sera ensuite complété de façon évolutive par un module de gestion des temps et activités et des fonctionnalités de gestion du cycle de vie des collaborateurs (recrutement, formation, évolution de carrière…).