Migrer votre solution de gestion de la paie vers un mode SaaS (Software as a Service) est un moyen simple pour améliorer votre efficacité opérationnelle tout en réduisant vos coûts.
En effet, la gestion de votre paie en mode SaaS permet de :
- Gagner du temps en automatisant les tâches répétitives et chronophages,
- Réduire vos coûts et maîtriser vos dépenses,
- Disposer de mises à jour automatiques (logiciel et prise en compte de nouvelles réglementations),
- Limiter les erreurs en systématisant les calculs et les processus,
- Vous libérer des contraintes de maintenance et de hosting,
- Sécuriser l’accès à l’information,
- Rendre l’information facilement accessible et garantir la continuité de l’activité RH,
- Gagner en agilité…
Vous êtes maintenant convaincu que le passage de la gestion de votre paie en mode SaaS est la bonne solution pour votre entreprise.
Voici les 7 critères à prendre en compte pour bien choisir votre solution SaaS de paie.
1. S’assurer de la pérennité et de l’évolution de la solution SaaS de paie
Il est essentiel que le logiciel de paie choisi puisse évoluer dans le temps avec les besoins de l’entreprise et les changements de cadre juridique.
Le choix d’une solution solide et pérenne est clé pour l’entreprise.
Il structure les outils RH pour la construction de l’avenir et le développement de l’entreprise.
Il est fondamental de disposer d’une grande flexibilité : croissance, changement d’organisation, évolutions légales et conventionnelles, ouverture de nouveaux établissements ou filiales…
2. Privilégier l’expérience
C’est un deuxième atout déterminant.
Les années d’expérience de l’éditeur de la solution SaaS de paie légitiment sa connaissance du cadre juridique et des nombreuses complexités régissant les relations avec les organismes sociaux.
Cette expérience terrain est un gage de compétence face à une législation sociale française particulièrement complexe.
3. Vérifier l’expertise des experts en paie, l’étendue et la qualité des services d’accompagnement
Assurez-vous que l’éditeur vous accompagne dans la mise en place du projet et comprenne bien les besoins spécifiques de votre entreprise.
Vérifiez la qualité et la disponibilité des services proposés par l’éditeur de la solution SaaS.
Paramétrage du moteur de Paie, accompagnement à l’utilisation
L’éditeur doit pouvoir vous accompagner sur :
- Le maintien en condition opérationnelle du système de Paie,
- Le réglementaire de Paie, l’assistance fonctionnelle à l’utilisation de votre SIRH,
- Les évolutions fonctionnelles complémentaires.
Maintenance et exploitation de votre solution
- Installation des patches et des versions mineures,
- Prise en charge de l’hébergement, de l’exploitation et de la maintenance de l’infrastructure technique.
Support technique et opérationnel
Les données de l’entreprise doivent pouvoir être constamment disponibles.
C’est majoritairement la crainte d’un problème technique qui étaye le refus de certaines entreprises à passer au mode SaaS.
Vous devez toujours pouvoir disposer d’un support technique réactif.
Idéalement, ces modalités sont précisées dans un SLA entre l’entreprise et l’éditeur.
Il est crucial d’évaluer la qualité et l’efficacité du service client.
4. S’assurer de la capacité de l’éditeur à sécuriser l’hébergement des données
Les entreprises sont de plus en plus exposées aux attaques des cyberpirates.
Les données RH, notamment celles concernant la paie, sont très sensibles.
En choisissant une solution SaaS de paie, c’est l’éditeur, professionnel de l’informatique et des réseaux, qui garantit à l’entreprise la sécurité et la sauvegarde de vos données.
Les compétences en matière de protection contre la cybercriminalité sont rarement à la portée d’une entreprise de taille intermédiaire (ETI).
Ainsi, avec une solution SaaS pour la paie, vous disposez des compétences pointues d’un spécialiste de la sécurisation des données.
De plus, dans le cadre de la gestion SaaS de votre paie, l’éditeur paramètre tous les accès des utilisateurs qui ont accès à la solution selon votre cahier des charges.
Il s’engage à ce que vos données confidentielles ne puissent atterrir dans des mains mal-intentionnées ou ne soient visibles par des personnes qui n’ont pas à y avoir accès.
5. Choisir un éditeur référencé auprès de net-entreprise
Pour être qualifié comme un logiciel de paie en ligne, il est indispensable que la solution et son éditeur soient référencés par net-entreprise au sein de sa charte des éditeurs de paie.
C’est une garantie de professionnalisme.
Depuis 2017, les charges sociales se déclarent obligatoirement via des déclarations sociales nominatives (DSN) en format dématérialisé et détaillé par employé.
Cette DSN nécessite une solution de paie signataire de la charte des éditeurs de solution de paie Net-entreprise.
Pour que votre solution soit bien une solution de paie, elle doit être référencée sur cette charte.
Si elle ne l’est pas, ce n’est pas un logiciel de paie, mais un “simple” service de gestion de la paie.
Nous vous invitons à visionner notre webinaire sur le sujet :
6. Références client
Afin d’évaluer la qualité des services d’une entreprise, la consultation des références clients est toujours de bon conseil.
Visitez son site web et accédez aux différentes réalisations et avis.
7. Anticiper l’évolution vers un SIRH
Il est nécessaire de faire la distinction entre la gestion SaaS de la paie et un Système d’Information des Ressources Humaines (ou SIRH).
Leur fonction respective est différente et complémentaire.
Une solution de la gestion de la paie se charge de :
- Calculer les données de paie,
- Produire les bulletins de salaires,
- Transmettre les informations réglementaires aux organismes sociaux,
- S’assurer de la bonne application de la loi du travail et des réglementations spécifiques.
Le SIRH gère l’ensemble des processus RH de l’entreprise et simplifie la complexité opérationnelle.
Il rend la saisie des données, leur validation et leur compilation le plus efficace possible.
Dans le cadre d’une solution de paie en mode SaaS, l’intérêt est de combiner à terme les avantages d’un SIRH et d’une paie dématérialisée.
Par conséquent, une bonne solution paie en mode SaaS doit anticiper une évolution vers un SIRH complet. Il est alors possible de collecter les données en temps réel, les faire valider et les calculer instantanément.
Nous vous recommandons de commencer par choisir une solution de paie en mode SaaS, puis, dans un second temps, de choisir le SIRH adapté à vos besoins.
Assurez-vous que les 2 solutions communiquent le mieux possible et idéalement proviennent du même éditeur qui en garantit l’intégration.
Conclusion sur comment choisir votre solution SaaS de paie
Choisir le bon partenaire est clé pour le succès du passage de votre solution de gestion de la paie en mode SaaS.
Vous devez prendre en compte 7 critères :
- La pérennité de la solution,
- L’expérience de l’éditeur,
- La qualité et l’étendue des services d’accompagnement,
- La sécurisation des données et des accès,
- Le référencement de l’éditeur,
- Les avis des autres clients,
- L’évolution vers un SIRH complet.
La paie est la clé de voûte d’un SIRH englobant d’autres modules comme la gestion du temps et des activités (GTA), la formation, la gestion des compétences…
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