La gestion de la paie est certainement la fonction la plus structurante dans la vie d’une entreprise.
Elle ne peut être retardée et doit pouvoir être réalisée en toutes circonstances.
De nombreuses leçons opérationnelles ont été tirées de la crise sanitaire, en particulier dans le domaine des RH et de la gestion de la paie. Le passage à des solutions en mode SaaS s’impose maintenant comme une évolution naturelle. Et les ETI n’échappent pas à la règle.
Gain de productivité, optimisation des processus, performance, sécurisation, souplesse d’utilisation, continuité opérationnelle, conformité réglementaire… autant d’arguments qui démontrent l’intérêt majeur de passer à la gestion de la paie en mode SaaS.
D’ailleurs, le digital a été un moteur de croissance pour les entreprises les plus digitalisées.
En 2020, 79 % des entreprises reconnaissent la contribution du digital à leur croissance, et même à hauteur de plus de 25 % du Chiffre d’affaires pour 20 % d’entre elles (source ACSEL).
Néanmoins, pour réussir ce changement structurel avec succès, voici quelques règles à prendre en compte.
1. Évaluer l’existant
Il est fondamental pour le succès du passage à une solution SaaS de ne pas négliger la première étape : identifier l’existant.
a. Évaluer l’existant opérationnel
Certaines entreprises ont investi massivement dans une infrastructure en local et dans des licences logicielles.
Migrer vers le cloud nécessite également des ressources expérimentées au sein de votre équipe pour gérer la migration et l’implémentation d’une nouvelle infrastructure.
Avez-vous besoin d’une assistance et d’un accompagnement tout le long de la migration ?
Avec l’aide de votre éditeur de solution, auditez votre infrastructure. Puis, déterminez si vous êtes en mesure de migrer l’intégralité de vos données vers le cloud ou seulement une partie.
b. Vérifier l’éligibilité de vos applications actuelles au cloud ?
Il est possible que certaines de vos applications ne puissent pas être migrées vers le cloud.
Par exemple, avez-vous des applications très spécifiques, spécialisées ou développées “sur-mesure” sur une architecture système particulière ?
Il est important de faire un état des lieux des applications métiers ou logiciels de gestion spécifiques nécessaires et vous assurer que vous possédez la documentation pour ceux-ci.
L’étape clé de l’évaluation fonctionnelle consiste à décrire de manière exhaustive les fonctionnalités liées à vos besoins.
c. Identifier les processus utilisés
Il ne convient pas juste d’identifier tous les outils de gestion utilisés, mais également les processus associés.
Pour cela, idéalement, cartographiez vos processus existants.
Ainsi, vous vous assurez que tous les processus sont adressés avec la nouvelle solution.
Cette cartographie est aussi le point de départ d’une future optimisation et/ou automatisation.
d. Définir l’équipe en charge du projet
Cette équipe doit réunir tous les acteurs des aspects du projet : services RH, Finances, DSI, DAF. Cet aspect multifonctionnel assure la fluidité de la communication et l’identification de l’ensemble des besoins et moyens.
Pour la paie, l’idéal est de confier le pilotage au service RH.
Il est essentiel de nommer un chef de projet qui agit comme “chef d’orchestre” et référent tout au long du projet. Il doit être reconnu par l’ensemble des métiers.
e. Estimer le budget et le retour sur investissement
Il est essentiel de définir une fourchette de budget que vous êtes prêts à investir pour faire évoluer vos solutions de paie.
Cette étape est importante, en particulier pour le calcul du Retour sur Investissement (ROI).
Durant cette étape, vous vous assurez de la justesse du budget sans sur ou sous-estimer l’investissement et d’identifier clairement des coûts associés à cette transformation digitale.
2. Identifier vos besoins et attentes
Une fois la liste de l’existant réalisée, identifiez clairement vos attentes liées à la nouvelle solution.
a. Définir les axes d’amélioration
Que souhaitez-vous améliorer en migrant la paie vers le cloud :
- Être plus flexible ?
- Être plus productif ?
- Vous concentrer sur votre cœur de métier ?
- Sécuriser vos données ?
b. Choisir les domaines fonctionnels
Avant toute chose, réfléchissez à la finalité du projet.
Avec la mise en place d’un logiciel de paie en mode SaaS, vous allez homogénéiser, simplifier et automatiser l’ensemble de vos processus RH.
Plusieurs modules complémentaires répondent à des objectifs différents, mais connexes comme :
- Calcul de la paie.
- Édition des bulletins de paie.
- Automatisation de la DSN (déclaration sociale nominative).
- Gestion des congés, absences et heures supplémentaires.
- Gestion des temps et activités (GTA).
- Mise à disposition d’un coffre-fort numérique pour la sauvegarde et la distribution des fiches de paie…
Il vous faut déterminer la séquence et le degré d’intégration que vous souhaitez obtenir.
c. Établir les priorités fonctionnelles
En parallèle des fonctions attendues, listez également l’ordre de priorité de la numérisation et du passage au mode SaaS.
Migrer vers le cloud ne signifie pas migrer systématiquement l’ensemble de vos données.
Définissez vos priorités, et ce, de manière évolutive.
Concrètement, quelles sont les données et fonctions à migrer en priorité ?
Une fois vos objectifs définis, commencez par migrer les données les moins stratégiques et vitales pour la continuité de l’activité de l’entreprise.
Puis, une fois ce premier passage effectué avec succès, procédez par ordre d’importance opérationnelle.
Et ensuite, migrer progressivement les autres données.
3. Anticiper l’évolution de vos besoins
Il est essentiel d’inscrire ce passage à une solution SaaS dans l’ensemble de votre projet de transformation digitale.
a. Logiciel de paie ou première étape vers un SIRH complet
Votre choix de logiciel de paie en mode SaaS s’inscrit certainement dans une évolution plus globale de vos outils de gestion des processus RH.
À quel terme envisagez-vous la mise en place d’un SIRH ? Avec quels modules et fonctionnalités ?
Voici quelques questions parmi tant d’autres qu’il faudra prendre en compte afin de construire les structures d’une solution pérenne.
b. Quel est le projet global de transformation numérique
Pour que votre solution de paie puisse évoluer de façon fluide et sans difficulté majeure, inscrivez-la dans un projet global d’évolution de vos processus RH.
Anticipez dès la conception les futurs besoins.
En effet, ils influent toujours de façon significative sur le choix du logiciel et son architecture. Y a-t-il un plan de transformation digitale de l’entreprise ? Comment les processus RH s’inscrivent-ils dans ce plan ?
4. Rédiger votre cahier des charges pour basculer la paie dans le SaaS
a. Définir le périmètre du projet de bascule de la paie dans le SaaS
Une fois vos besoins clairement établis, délimitez également le périmètre du projet.
Il est essentiel de structurer, rédiger, hiérarchiser et répertorier vos besoins au sein d’un cahier des charges (ou d’une simple note de cadrage selon la taille de l’entreprise).
Ainsi, vous disposez d’un document de référence à partager entre les différents services.
Le cahier des charges est un document exhaustif permettant de formaliser les attentes et les besoins du donneur d’ordre.
La note de cadrage explique et présente le projet de manière synthétique, tout en abordant de nombreux détails pratiques.
Si vous êtes une Entreprise de taille intermédiaire (ETI), une note de cadrage est en général suffisante, mais néanmoins indispensable.
Elle doit préciser les points suivants :
- Présentation de l’entreprise : nombre d’établissements, organisation juridique, nombre de salariés, organigramme, conventions collectives…
- État des lieux technique : quel est votre système informatique existant ?
- Quels logiciels de paie et de comptabilité utilisez-vous ?
- Quels processus souhaitez-vous couvrir ?
- Qui sont les bénéficiaires ?
- Souhaitez-vous mettre en place un portail salarié ?
- Avez-vous des contraintes techniques ou de sécurité ?
b. Fixer un agenda
Fixez-vous des jalons et objectifs et prévoyez des points d’étapes réguliers avec l’équipe projet pour échanger sur l’état d’avancement du projet.
5. Vérifier ces 4 critères dans votre choix de logiciel en mode SaaS
a. Sécurité d’accès et des données
Vu les contraintes imposées par le RGPD, vérifiez avec soin les points suivants :
- Les conditions d’hébergement des données.
- La sécurisation des accès.
- Les conditions de protection des données.
- La traçabilité des accès.
- La disponibilité des données.
- Les lieux d’hébergement.
L’éditeur doit par ailleurs être en mesure de fournir un niveau clair d’engagement pour la disponibilité et la sécurisation des données, la fréquence des sauvegardes.
b. Possibilité de paramétrage de votre logiciel de paie
Votre logiciel de paie en mode SaaS doit s’adapter aux spécificités de votre entreprise et être facilement paramétrable.
Il est indispensable de disposer de modules d’automatisation des processus pour éliminer les tâches fastidieuses liées à la gestion de la paie et les ressaisies manuelles.
La personnalisation de tableaux de bord à la demande est également clé.
Votre éditeur doit par ailleurs être en mesure de vous fournir tous les services d’accompagnement qui vous permettront de vous simplifier la paie :
- Mises à jour en fonction des évolutions réglementaires et de votre organisation.
- Gestion des tâches chronophage liées à la mise à jour et à l’exploitation de votre SIRH.
- Gestion de l’exploitation et des évolutions avec des coûts connus et maîtrisés.
c. Disponibilité d’autres modules de fonctionnalités RH
L’ajout de fonctionnalités de gestion complémentaires à votre gestion de la paie est également indispensable pour :
- Accompagner la croissance de l’entreprise.
- Simplifier la gestion des ressources humaines.
- Et augmenter l’expérience des collaborateurs.
- Disposer à terme d’un SIRH complet.
Vérifiez que votre solution paie s’interface facilement avec d’autres modules RH pour adresser les attentes croissantes de votre entreprise et de vos collaborateurs.
d. Accessibilité et disponibilité
Une solution de gestion de la paie en mode SaaS se doit d’être accessible à tout moment, de n’importe où et via tout équipement.
6. Choisir une solution SaaS adaptée à vos besoins
Pour basculer la paie dans le SaaS est important de choisir la meilleure solution possible en termes d’expérience métier, de flexibilité, et de niveau de service proposé.
a. Une excellente ergonomie et expérience utilisateur
Pour bien choisir votre outil de paie en mode SaaS, optez pour la simplicité.
L’objectif est de vous faire gagner efficacement du temps et vous concentrer sur votre cœur de métier.
Pour une utilisation fluide de votre logiciel de paie, il est indispensable qu’il dispose de fonctionnalités intuitives, ergonomiques et adaptées à votre organisation.
Un utilisateur non formé au logiciel doit pouvoir saisir facilement les données et réaliser les opérations liées à la gestion du personnel, sans erreurs et en un minimum de temps.
Autrement dit, une solution de paie en mode SaaS doit être extrêmement simple à utiliser. Son utilisateur doit pouvoir comprendre comment elle fonctionne sans manuel, ni formation.
b. Des évolutions intégrées automatiquement
Le droit social évolue constamment, tout comme les conventions collectives applicables à votre secteur d’activité.
Mettre à jour le logiciel de paie est chronophage et demande une veille légale permanente.
L’éditeur de votre logiciel de paie en mode SaaS doit intégrer automatiquement toutes les évolutions réglementaires.
c. L’automatisation de la DSN (déclaration sociale nominative)
La production de la paie ne s’arrête pas à la création d’une fiche de paie.
En effet, la DSN (déclaration sociale nominative) mensuelle et évènementielle est à transmettre obligatoirement à l’administration sociale.
Assurez-vous que l’outil de paie choisi vous permet de générer automatiquement votre fichier DSN.
d. Un support technique de qualité
Aussi simple d’utilisation que soit le logiciel de paie, vous allez forcément rencontrer des difficultés techniques.
Alors prenez les devants : vérifiez la qualité, la disponibilité et la réactivité de l’assistance technique tant sur les aspects techniques que sur l’expertise de la paie en France.
Et assurez-vous que l’éditeur propose plusieurs niveaux de services d’assistance et d’accompagnement en fonction de vos besoins et de votre organisation.
e. Garantir la conformité avec le RGPD
La loi applicable aux données dépend du territoire dans lequel est installé le datacenter ainsi que de la nationalité de l’hébergeur.
Pour être en conformité avec le RGPD, veillez à ce que vos données soient bien :
- Hébergées en France ou dans un pays membre de l’Union Européenne,
- Par un hébergeur Français ou Européen.
Note : si vos données sont hébergées en Europe, mais par un hébergeur Américain, le Patriot Act autorise les autorités américaines à accéder à vos données sans informer la société, et sans autorisation préalable.
7. Embarquer vos équipes
a. Vos collaborateurs sont-ils prêts ?
Les acteurs principaux du succès de cette migration sont vos collaborateurs.
Vos responsables de paie sont-ils prêts à adapter leurs processus de travail et à les faire évoluer ?
Pour cela, réalisez une enquête préliminaire afin de mieux comprendre le niveau de leurs attentes.
b. Embarquer les équipes avant, pendant, après
Avant le démarrage du projet
Plus le niveau d’attente est anticipé, plus les équipes sont parties prenantes de la transformation.
N’hésitez pas à les consulter sur tous les différents aspects du projet.
Pendant le projet de bascule de la paie dans le SaaS
Il est fondamental de garder un lien d’information fort avec les équipes.
Communiquer régulièrement pour faire comprendre la finalité, les enjeux, les avantages du passage au SaaS.
Les équipes terrains remontent par ailleurs des informations d’une grande richesse pour l’efficacité du projet, et se sentent par ailleurs valorisées si elles sont écoutées dans leur expertise.
Une fois la migration terminée
Un logiciel RH est par définition en constante évolution.
La simplicité d’optimisation des processus et de l’implémentation de nouvelles fonctionnalités représente le plus grand intérêt d’une solution en mode SaaS.
Il est très important de continuer à impliquer les équipes une fois le logiciel installé.
Elles pourront remonter les petits problèmes et les voies d’amélioration et d’évolution vers de nouveaux besoins.
Elles sont ainsi naturellement impliquées dans le chantier global de la transformation digitale de l’entreprise.
Conclusion sur les prérequis pour la réussite d’une bascule de la paie dans le SaaS
Faciles à utiliser et à intégrer, les applications de paie en mode SaaS servent de catalyseur à la transformation des processus RH et à la génération de valeur à travers le numérique.
7 axes majeurs sont à prendre en compte pour optimiser la réussite de ce passage au Cloud :
- Évaluer l’existant.
- Identifier vos attentes.
- Anticiper l’évolution des systèmes.
- Rédiger un cahier des charges.
- Choisir une solution adaptée à vos besoins.
Et surtout ne jamais cesser de vous assurer de l’adhésion de vos équipes !
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