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Les fiches de paie existent depuis la fin du 19ᵉ siècle et deviennent obligatoires en 1931.

Ce qui n’était tout d’abord qu’un simple processus manuscrit est aujourd’hui devenu un exercice  toujours plus complexe soumis à la créativité réglementaire, contraignant et grand consommateur de temps.

La législation ne cesse en effet d’évoluer et le nombre de partenaires sociaux impliqués dans le processus de réalisation d’un bulletin de salaire, toujours plus grand.

Les entreprises sont contraintes de constamment s’adapter et d’anticiper ces changements, mais doivent également être en mesure de traiter, sans erreur, la multiplication des cas particuliers.

La transformation digitale des RH et l’automatisation de la paie n’est plus un sujet de débat, mais une nécessité absolue accélérée par la crise de la COVID.

Pourtant, très peu d’entreprises disposent d’ores et déjà d’un logiciel de paie puissant et évolutif. Quant à la digitalisation, on est encore loin des standards.

Fin 2018, seulement 20 % des salariés français recevaient un bulletin de salaire dématérialisé, loin derrière nos voisins allemands (95 %), anglais (73 %) et italiens (57 %) (source OpinionWay).

Nouveaux besoins

Il est encore plus rare que ce logiciel soit adapté aux  nouveaux besoins des entreprises :

  • Accessibilité à distance,
  • Automatisation des mises à jour réglementaires,
  • Contrôle des bulletins de paie tout le long de la chaîne de valeur,
  • Formalisation et digitalisation des transferts d’informations et d’argent avec les différents partenaires…

En conséquence, les ressources humaines sont encore contraintes de gérer :

  • De nombreuses erreurs : un salarié sur 3 a déjà constaté des erreurs sur son bulletin de salaire,
  • Un manque de confiance des collaborateurs : une personne sur 5 ne fait pas confiance à son entreprise sur l’exactitude de ces calculs (source Ifop 2015).

Pour adresser la complexité de ce processus, de nombreuses entreprises ont, il y a quelques années, choisi de sous-traiter la production de la paie à des services extérieurs spécialisés.

Grâce aux nouvelles technologies et à l’évolution du prix et de la puissance des logiciels, les ETI sont maintenant à même de gérer facilement et de contrôler en interne cette fonction fondamentale des ressources humaines.

Il convient néanmoins, de ne pas faire ce choix à la légère, car le choix du logiciel de paie est structurant pour l’entreprise et son évolution à long terme.

Qu’attendre de votre solution de gestion de paie ?

Le développement et la croissance d’une entreprise reposent tout d’abord sur la qualité de ses ressources humaines et de son “capital humain”. Ce sont ses collaborateurs qui construisent les fondations du succès d’une entreprise.

Une gestion fluide de la paie contribue à la construction des fondamentaux pour construire un environnement de travail sain et efficace. L’efficacité, l’accès simplifié à l’information et la transparence des processus contribuent ainsi à la création de la confiance des collaborateurs.

Les entreprises de taille intermédiaire les plus performantes l’ont bien compris en s’équipant d’un système d’information des Ressources Humaines (SIRH) afin de pouvoir concentrer leurs efforts sur les vrais enjeux de l’entreprise, leurs forces vives.

La gestion de la paie et des déclarations sociales sont les murs porteurs qui structurent l’automatisation globale d’un bon SIRH intégrant la gestion de l’ensemble des processus RH.

Le module “gestion de la paie” en est l’élément clé.

Il intègre la dématérialisation, la simplification et l’automatisation de l’ensemble des processus de gestion administrative lié au  personnel et contrôle tout le workflow.

1. Une meilleure gestion de la rémunération du personnel

Le mot “paie” vient du latin “pacare” qui signifie calmer, pacifier, apaiser… Une gestion qualitative de la paie est, en effet, essentielle au bon fonctionnement d’une entreprise.

Le logiciel de paie automatise toute la chaîne du traitement des salaires et facilite l’élaboration, la production et la transmission :

  • Des bulletins de paie des salariés,
  • Des obligations juridiques et sociales (déclarations sociales URSSAF, DUCS, DADS-U, PAS…)

Ce qui peut a priori sembler simple, se révèle très complexe sur le terrain. En effet, de très nombreux critères sont à prendre en compte et des cas particuliers plus nombreux encore :

  • Différents statuts du personnel,
  • Montant des salaires et calcul des primes,
  • Calcul des heures supplémentaires, des soldes de tout compte (STC),
  • Gestion des congés payés, absences et RTT,
  • Calculs des droits à la formation,

La centralisation de ces informations au sein d’une même base de données permet une vision en temps réel et exhaustive des ressources humaines.

L’élaboration de tableaux de bord synthétiques offre un outil d’analyse très puissant :

  • Masse salariale,
  • États paie et comptables,
  • Notes de frais, tickets restaurant,
  • Congés, absentéisme…

2. Automatiser pour simplifier un processus lourd et générateur d’erreurs

Gérer les salaires de centaines ou de milliers d’employés est une tâche ardue, lourde et fastidieuse.

De plus, la gestion de la paie en France est l’une des plus sophistiquées au monde avec un code du travail très détaillé, des calculs des cotisations complexes, de nombreux organismes sociaux, un système fiscal parfois ténébreux et toujours de nombreuses exceptions…

Le risque d’erreur est élevé, tant dans la précision des différents calculs, des sources, que de l’élaboration même des fiches de paie.

C’est pourquoi le plus souvent les écritures de paie sont traitées au cas par cas pour en limiter le nombre d’erreurs.

Aussi surprenant que cela puisse paraître, de nombreux responsables de paie et leur équipe traitent encore manuellement ces opérations qui sont particulièrement répétitives et chronophages.

Pourtant, toutes les tâches relatives à la gestion des salaires peuvent désormais être facilement automatisées grâce à des logiciels de gestion de paie dédiés.

Ces outils réduisent considérablement le temps nécessaire à la production des bulletins de salaire, y compris au traitement des salaires au cas par cas et limitent plus que significativement le risque d’erreur.

3. Accompagner et anticiper les évolutions réglementaires

Que cela soit lié à des événements ponctuels, mais structurants (COVID), à des évolutions sociologiques ou législatives et administratives, les processus de traitement de la paie sont en constante évolution :

  • Modifications périodiques des bases et taux de cotisations,
  • Nouvelles réformes (ex : prélèvement à la source), nouvelles aides,
  • Modifications réglementaires ou conventionnelles,
  • Évolution du mode de travail (ex : télétravail).

Note : les outils les plus puissants proposent également de centraliser les contrats de travail et de gérer les arrêts de travail des salariés pour générer la plus grande cohérence et optimisation possible.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de paie ?

Pour s’assurer de faire le bon choix de logiciel de paie, voici une liste non exhaustive, des fonctionnalités indispensables :

  • Création et gestion de fiches salariés
  • Production des bulletins de paie des collaborateurs
    • Information concernant l’entreprise : identité, convention collective…
    • Informations permanentes des collaborateurs : informations personnelles, salaire, temps de travail…
    • Eléments variables saisis mensuellement : primes, congés payés, heures supplémentaires, RTT, tickets restaurants…
  • Versement des salaires, virements bancaires et règlement des charges sociales aux organismes et caisses,
  • Génération automatique des déclarations sociales nominatives (DSN) mensuelles et événementielles,
  • Édition de différents types de documentations : livre et journal de paie, tenue du registre du personnel, tableaux de bord de reporting RH…
  • Élaboration de documents RH : promesse d’embauche, reçu pour solde de tout compte, certificat de travail, attestation AED…
  • Archivage légal des fichiers dématérialisés,
  • Intégration des écritures de paie dans la comptabilité.

5 critères à prendre en compte pour choisir votre logiciel de paie

Un bon logiciel de paie doit vous permettre de réduire vos coûts, d’être plus efficace, de limiter les risques d’erreurs.

Mais surtout, il doit dégager du temps de l’équipe RH pour des activités à forte valeur ajoutée autour des aspects humains, réel capital de l’entreprise.

Voici une liste de questions pour vous aider à bien choisir votre future solution :

1. Suivi des contraintes légales

L’éditeur exerce-t-il une veille légale et conventionnelle active, garantissant ainsi la mise à jour du logiciel de paie en temps réel et l’anticipation des évolutions ?

Quelles garanties propose-t-il à propos de la mise à jour du logiciel en regard des nombreuses évolutions sociales ?

Quelle pérennité ?

2. Les labels de confiance

Ses prestations de service sont-elles certifiées ISAE 3402 ce qui vous donne l’assurance de l’existence et de la fiabilité de son contrôle interne ?

A-t-il signé la charte gouvernementale afférente au prélèvement à la source ?

Le logiciel offre-t-il une gestion pleinement automatisée des DSN ?

3. L’ergonomie et l’utilisation

La navigation est-elle intuitive, user-friendly ?

De quelle souplesse de personnalisation disposez-vous pour votre écran de saisie et de validation ?

L’élaboration de tableaux de bord efficaces et pertinents est-elle aisée ?

Les calculs sont-ils réalisés en temps réel ?

Le logiciel est-il accessible à distance via Internet avec une connexion sécurisée ?

Les utilisateurs sont-ils autonomes et disposent-ils de guides utilisateurs et de réponses rapides à leurs questions et besoins de support ?

Faut-il mieux investir en Capex ou choisir un modèle SaaS ?

4. L’intégration et le paramétrage

Le logiciel de paie s’intègre-t-il de façon fluide dans l’ensemble des processus actuels ?

Les automatismes de gestion sont-ils personnalisables et adaptés à l’entreprise ?

S’adapte-t-il facilement aux spécificités de votre entreprise (modèle de bulletin, affichage personnalisé…) ?

Afin de supprimer les risques d’erreur et de mettre fin aux ressaisies chronophages :

  • Techniquement, est-il compatible avec vos solutions préexistantes en particulier, la gestion du temps et des activités (GTA), le SIRH…
  • Dispose-t-il d’une interface synchronisée avec le logiciel de comptabilité ?

5. La sauvegarde et protection des données

La gestion de paie concernant forcément les données personnelles de vos collaborateurs, l’éditeur est-il conforme avec le  RGPD ?

Les données sociales sont-elles bien stockées sur des espaces hautement sécurisés pour en garantir la pérennité et la sécurisation ? En interne ou sur le Cloud dans le cas d’un logiciel SaaS ?

Pour faire le bon choix, faites au préalable un état des lieux

Les souhaits et besoins

Voici une liste non exhaustive des points à examiner : nombre d’utilisateurs, contexte (multi sociétés, pays, convention collective…), logiciels préexistants dans l’entreprise afin d’optimiser la compatibilité entre les applications et la création des tableaux de bord souhaités…

Le budget

Un changement de logiciel de paie peut être également l’opportunité de repenser l’organisation des processus RH :

  • Externalisation partielle ou complète du processus de paie,
  • Ou au contraire internalisation de la fonction pour une plus grande souplesse et un meilleur contrôle par vos responsables paie.

Les fonctionnalités fournies dans la solution choisie ont pour objectif de fiabiliser les tâches et d’alléger la charge de travail des équipes RH.

Assurez-vous que votre future solution de gestion de la paie participe bien (ou anticipe) à la transformation digitale de votre fonction RH.

Conclusion sur comment bien choisir votre logiciel de paie

Le choix d’un logiciel de paie est un enjeu stratégique pour les ressources humaines et pour l’entreprise.

En effet, vous allez automatiser des processus très complexes, sources de nombreuses erreurs potentielles, très fastidieux et consommateurs de temps.

Un bon logiciel de paie optimise et fluidifie l’intégration de toutes les informations dans un ensemble de fonctionnalités RH. Il donne accès à des informations synthétiques clés.

Utiliser un logiciel de paie présente de nombreux avantages parmi lesquels :

  • Gagner du temps en automatisant les tâches,
  • Diminuer les coûts en réduisant les tâches administratives à leur minimum,
  • Fiabiliser en centralisant les données et en supprimant toute ressaisie des informations sociales,
  • Augmenter la confiance des collaborateurs.

En conséquence, la productivité du service RH est améliorée. Il est alors en mesure de se concentrer sur le capital essentiel pour toute entreprise : l’Humain.

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