La paie est aujourd’hui le processus RH le plus sensible et règlementé. Il s’agit de fournir en temps et en heure et sans faute la rétribution du fruit du travail des différents collaborateurs d’une entreprise.
Gestion de la paie : Processus et enjeux
3 enjeux de la paie dans une ETI
1. Respect et conformité du réglementaire
Le cadre réglementaire est en constante évolution, selon les contextes sociaux, économiques et politiques. Réaliser une veille régulière pour s’assurer de la conformité de la paie est un impératif absolu.
Le réglementaire de paie est le référentiel interne unique qui précise les bases et les spécificités fonctionnelles ou statutaires à mettre en œuvre dans le cadre du traitement de la paie dans l’entreprise.
C’est un élément incontournable pour l’établissement de la paie et des droits et obligations qui en découlent.
Ce document doit évoluer continuellement en fonction des variations légales, conventionnelles et réglementaires et du droit social auquel l’organisation est soumise.
Chaque année, les évolutions sont nombreuses :
- Taux de cotisations,
- Modifications des accords d’entreprise et des conventions collectives,
- Évolution du taux de prélèvement à la source…
2. La qualité de la paie
La qualité impose une rigueur dans le contrôle des éléments calculés.
Généralement, les services dédiés sont soutenus par des contrôles automatiques qui sont directement associés au logiciel de paie utilisé.
Toute erreur peut avoir des conséquences importantes pour le collaborateur et l’entreprise qui peuvent être fortement dommageable.
Les principales erreurs liées à celle-ci portent généralement sur :
- Les éléments textuels du bulletin de paie comme le salaire brut et net, le temps de travail, les droits de congés payés et autres repos compensatoires,
- Mais également les cotisations salariales et patronales, les avantages sociaux…
Sa gestion ne se limite pas uniquement à l’émission du bulletin, mais englobe les différents éléments liés au contrat de travail du salarié. Le non-respect de ces conditions et les erreurs qui en découlent peuvent entrainer des contentieux aux prud’hommes et des redressements suite au contrôle de l’URSSAF.
3. Sécurité des données et des processus
La question de la sécurité, de la fiabilité et de la confidentialité des données et des processus administratifs est incontournable dans la mesure où la paie traite de données à caractère personnel et confidentiel.
L’entreprise doit donc s’assurer que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est respecté pour garantir la sécurité, la confidentialité ou encore la fiabilité des données.
La paie : des processus complexes
Le gestionnaire de paie se retrouve confronter à plusieurs processus fastidieux.
- Collecte et inventaire des données,
- Interprétation des pré-calculs,
- Saisie des données,
- Vérifications et contrôles,
- Impressions ou digitalisation des bulletins de paie et distribution,
- Traitement comptable et paiements,
- Traitement des données,
- Gestion des règles,
- Déclarations,
- Audit et renseignements légaux…
Les zones de risques
Les principaux risques liés à la paie sont de différents ordres :
- Un ensemble de tâches chronophages et/ou complexes. Le logiciel de paie doit permettre d’en automatiser un certain nombre afin d’éviter un travail contraignant et trop fastidieux au gestionnaire de paie.
- Le calcul de la paie peut s’avérer complexe et nécessite ainsi des contrôles précis.
- La paie doit être en conformité avec les évolutions réglementaires régulières et très nombreuses.
- Les erreurs de paie peuvent engendrer des conflits sociaux…
La digitalisation au cœur de l’optimisation et de la simplification des processus RH
La digitalisation a pour vertu de rendre une organisation RH plus agile, de simplifier des processus RH et de rendre une gestion RH plus optimisée et sécurisée
La digitalisation du parcours collaborateur
Les processus RH sont calés sur le cycle de vie du salarié dans l’entreprise, depuis son recrutement jusqu’à sa sortie en passant par :
- L’onboarding, la signature du contrat de travail, le dossier collaborateur…
- Les différentes démarches qui rythment sa vie dans l’entreprise : gestion des congés, démarches RH diverses, entretiens annuels, performance, formation…
L’ensemble de ces processus, traditionnellement manuels et papiers, peuvent être digitalisés dans un principe d’optimisation et de simplification de taches chronophages.
La dématérialisation de la paie
Depuis le 1er janvier 2017, la Loi Travail El Khomri, vous n’avez plus à demander l’accord du salarié pour procéder à la remise du bulletin sous la forme électronique.
Il est nécessaire d’informer les collaborateurs un mois avant la première émission du bulletin dématérialisé et de garantir la disponibilité du bulletin dématérialisé pendant une durée de 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans. D’où l’importance du coffre-fort électronique.
Le coffre-fort électronique permet de centraliser, organiser et archiver les différents documents digitalisés du dossier RH et autres documents personnels.
Note : le salarié peut faire part de son opposition à cette voie de transmission (processus d’opposition à définir par l’employeur).
Dématérialisation du bulletin de paie : la France se met en marche
Selon une étude Althéa et Deloitte, seulement 20% des salariés français recevaient leur bulletin de paie de façon électronique en 2018 alors qu’ils étaient 79% à le plébisciter. Des chiffres en constante progression, mais encore bien loin de ceux affichés outre-manche ou en Allemagne. En effet, 80 % des salariés allemands et britanniques reçoivent déjà leur bulletin de paie de manière dématérialisé.
Outre le côté pratique, dématérialiser les bulletins de paie est une source d’économie, non négligeable.
La collaboration entre Talentia et PeopleDoc depuis plusieurs années a permis d’accompagner un grand nombre d’ETI dans la digitalisation de leurs processus RH en mettant à disposition une plateforme RH complète intégrant la paie, la GTA, un portail RH et collaborateur et la dématérialisation du Bulletin.
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