Depuis quelques années, la gestion de la paie connaît des évolutions majeures, non seulement d’un point de vue réglementaire, mais aussi en termes d’usages et de technologies.
La paie nécessite une grande expertise et reste aujourd’hui extrêmement consommatrice de ressources et de temps.
Cet exercice complexe et chronophage est potentiellement pénalisant pour l’entreprise vu :
- La complexité des législations.
- Les spécificités liées aux conventions.
- Les risques d’erreurs et de pénalités conséquentes.
Or une gestion fluide de la paie est un enjeu clé pour le fonctionnement optimal de l’entreprise.
Par ailleurs, l’évolution de la technologie et la digitalisation des différents processus changent en profondeur les organisations et leurs différents métiers. Cela impacte tout particulièrement les ressources humaines.
Néanmoins, la paie continue d’afficher des airs de village gaulois dans un contexte de digitalisation massive de l’entreprise.
Pourtant, automatiser la gestion de la paie et digitaliser le bulletin de paie offrent de nombreux bénéfices :
- Gain de temps.
- Réduction des risques et des coûts.
- Fluidification des processus.
- Et amélioration des relations avec les collaborateurs.
Qu’est-ce qu’un bulletin de paie digitalisé ?
Il s’agit de dématérialiser le fameux bulletin de paie et tout le processus d’élaboration (envoi de la fiche de paie, traitement des éléments de rémunération, réalisation des notes de frais, suivi des salaires…).
En quoi consiste une paie digitalisée ?
Il s’agit d’automatiser les processus répétitifs liés à la gestion administrative du personnel (établissement des déclarations sociales auprès des différents organismes tels que les caisses de retraite, les mutuelles…) et d’intégrer les évolutions réglementaires.
Cela passe également par la digitalisation :
- Des différents documents RH,
- Du bulletin de paie mis à disposition dans un coffre-fort numérique nominatif,
- Des démarches entre l’entreprise, l’administration publique et les différents organismes sociaux.
La dématérialisation des documents papier est la première étape de la digitalisation RH ainsi que la mise en place d’un système de gestion documentaire et la digitalisation des dossiers des collaborateurs.
Disposer des données personnelles de chacun sur un portail sécurisé est le socle indispensable pour réussir la digitalisation des processus RH.
Une solution de gestion de la paie nouvelle génération permet de :
- Dématérialiser et archiver les bulletins de paie.
- Générer des tableaux de bord de reporting.
- Analyser les données pour un meilleur suivi et l’anticipation des besoins.
Les avantages de digitaliser le bulletin de paie
La digitalisation du bulletin de paie apporte des bénéfices opérationnels et stratégiques tout en contribuant directement à l’augmentation de la satisfaction des collaborateurs.
6 objectifs opérationnels liés à l’automatisation et la digitalisation de la paie
1. Optimisation des coûts
Le passage au bulletin de paie électronique réduit les coûts de traitement de la paie et les dépenses associées.
2. Gain de temps
La digitalisation de la paie et des différents processus RH augmentent la productivité de l’ensemble du personnel.
Le service RH, libéré des tâches administratives répétitives et chronophages, peut alors ré-orienter son temps pour se consacrer à des enjeux à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise. Les salariés accèdent de leur côté plus facilement à l’information.
3. Fluidification et optimisation des processus RH
La digitalisation de la paie et des processus RH et la dématérialisation documentaire améliorent la productivité des RH et l’expérience collaborateurs.
4. Réduction des risques d’erreurs
L’automatisation des processus RH et notamment de celui lié à la gestion de la paie élimine les risques d’erreurs, de pertes de documents, d’oublis d’envois dans les délais et de mauvais destinataires.
L’erreur humaine est retirée de l’équation via l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée.
5. Fiabilité et facilitation des contrôles
L’automatisation des contrôles de paie permet d’assurer la qualité et la conformité des bulletins de paie.
6. Sécurisation des données
Le stockage sur dans des coffres-fort électroniques permet de pérenniser l’accès à l’information et de répondre aux contraintes légales de mise à disposition des documents RH.
Il libère par ailleurs un espace physique significatif, utilisé encore aujourd’hui pour archiver les documents papier.
7 principaux objectifs pour digitaliser le bulletin de paie
1. Sécurisation des données
La sécurisation des accès et la confidentialité des données sont des aspects clés à prendre en compte dans un processus de digitalisation de la paie et des processus RH.
L’utilisation d’un coffre-fort numérique garantit cette confidentialité et autorise une gestion fine des droits d’accès.
2. Conformité réglementaire et législation
L’automatisation de la paie prend en compte les évolutions réglementaires et la bonne mise en application du droit du travail et des conventions collectives évitant ainsi tout risque de contentieux.
3. Politique d’éco-responsabilité et RSE
La dématérialisation du bulletin de paie contribue directement à la protection de l’environnement (réduction du nombre d’impressions et de l’utilisation de papier).
Cette réduction de l’empreinte écologique est un point à mettre en avant dans la politique RSE de l’entreprise.
4. Valoriser la marque employeur
Pour augmenter l’expérience collaborateur, rien de tel que de proposer :
- Des bulletins de paie dématérialisés,
- La signature électronique,
- La conservation de documents RH dans un coffre-fort numérique,
- D’apporter des réponses rapides aux demandes des collaborateurs via un chatbot.
- Offrir des processus en ligne simples comme la gestion des notes de frais, le traitement des congés…
5. Transparence
Avec la digitalisation des fiches de paie, de la gestion des congés et des temps de travail, les salariés obtiennent en un clic toutes les informations dont ils ont besoin et visualisent l’état de leurs demandes. Cette transparence favorise grandement la construction d’une confiance durable.
6. Plus d’expertise
L’entreprise est aujourd’hui confrontée à de nombreux défis :
- La nécessité d’innovation,
- Les attentes de transparence,
- La mutation digitale,
- Le besoin d’agilité et de fluidité du workflow.
Une paie digitalisée et automatisée est un extraordinaire outil pour faire évoluer le rôle du gestionnaire de paie et faire de lui un atout stratégique dans cette transition numérique majeure.
7. Un meilleur dialogue social
La digitalisation des ressources humaines est essentielle pour améliorer le bien-être au travail.
La diminution des temps de transmissions, de traitements et de réponses aux demandes des collaborateurs diminuent le stress au travail. En cela, ils contribuent directement à l’augmentation de la qualité de vie au travail.
Les enjeux d’un bulletin de paie digitalisé
Au-delà de la nécessité économique, la transformation digitale est induite par les changements de comportement des salariés à l’égard des usages numériques.
Par exemple, la crise de la Covid a mis en évidence la nécessité de faire évoluer les méthodes de travail, en particulier le télétravail. Pour cela, il est apparu indispensable d’être en mesure d’accéder facilement à l’information où que ce soit, quel que soit le device (ordinateur, smartphone, tablette), de façon transparente et sécurisée.
Tout ceci est renforcé par l’arrivée massive dans l’entreprise des “Digital natives” dont le quotidien ne peut se faire sans smartphone, tablette et autres réseaux sociaux.
Dans ce contexte, le bulletin de salaire digitalisé répond aux nouvelles attentes des collaborateurs. En particulier, celles des “digital natives”.
Ouvrir la voie à de nouveaux modes de travail
Jusqu’à présent, pour de nombreuses entreprises, l’accès à l’information était géré par un Réseau Privé Virtuel (VPN) souvent complexe à utiliser pour un non-informaticien.
Or, digitaliser les ressources humaines doit garantir la plus grande agilité et capacité d’évolution pour l’entreprise. Dans ce cadre, le passage à une solution Cloud autorise un accès permanent, facile et rapide en garantissant la traçabilité et la sécurisation des données.
La solution retenue peut être :
- “On premise“. Avec un logiciel installé sur le serveur de l’entreprise et qui fonctionne sous forme de licence. Les données RH du personnel de l’entreprise sont sur le serveur interne de celle-ci,
- “SaaS” (Software as a Service). Avec un logiciel “on demand” utilisable immédiatement dont les données sont centralisées sur un cloud sécurisé.
La solution SaaS apporte la plus grande possibilité d’évolution, d’agilité et de facilité d’accès.
Optimiser la gestion des tâches à faible valeur ajoutée
Pour les RH, la digitalisation permet d’optimiser la gestion de tâches récurrentes, à faible valeur ajoutée, consommatrices de temps et de ressources auxquelles sont associés de nombreux documents, encore trop souvent au format papier.
Se concentrer sur les processus RH à valeur ajoutée
La digitalisation des processus RH assure une plus grande fluidité dans le travail des Ressources Humaines et libère un temps considérable. Les équipes RH peuvent désormais se concentrer sur les aspects clés (recrutement, gestion des talents, anticipation des besoins, évolution des méthodes de travail, formation…).
Agilité et réactivité
Les collaborateurs ont accès à la solution où qu’ils soient via une simple connexion internet. À l’heure où la capacité de télétravailler est devenue essentielle en raison de la pandémie de Covid-19, la flexibilité et la souplesse sont indispensables.
Par ailleurs l’amélioration de la communication et de l’accès à l’information permet de mieux fédérer les équipes. De plus, la communication entre les différentes fonctions de l’entreprise est facilitée, offrant une meilleure réactivité.
Conclusion sur digitaliser la paie et le bulletin de paie
Grâce aux nouveaux outils logiciels, le métier de gestionnaire de paie évolue fondamentalement. Il prend désormais toute l’ampleur de son rôle d’expert.
Libéré des tâches répétitives et chronophages, le gestionnaire de paie devient un véritable acteur et interlocuteur privilégié pour les équipes. Il recentre son activité sur les tâches à réelle valeur ajoutée pour l’entreprise.
Accélérer la transformation digitale et tout particulièrement la digitalisation de la paie représente aujourd’hui un véritable levier pour les entreprises pour devenir plus compétitives et valoriser leur marque Employeur.
Une fois le projet de dématérialisation du bulletin de paie en place, les équipes des ressources humaines sont désormais des acteurs clés de la croissance de l’entreprise et de son évolution.
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