Selezione: come risparmiare tempo e denaro?

Il processo di recruitment sta diventando sempre più costoso. Sia che ci si affidi ad una società esterna di selezione o che si decida di gestire il processo internamente, i costi diretti risultano sempre più elevati. Ciò è in parte dovuto alla trasformazione digitale delle organizzazioni.

Quando alcuni anni fa veniva pubblicato un annuncio, si ricevevano CV e lettere di presentazione da parte di chi aveva letto l’offerta di lavoro su un giornale. Oggi invece gli annunci, grazie ai joboards e alle reti social, raggiungono molte più persone e generano meccanicamente molte più risposte ma, paradossalmente, le candidature che arrivano sono di qualità più bassa.

E’ troppo facile fare il copia-incolla di una lettera motivazionale, inviare un CV e passare all’annuncio successivo, rispondendo ad un’altra offerta di lavoro per la quale probabilmente il candidato in questione non è neanche molto idoneo.

Queste candidature di massa in modalità “fire and forget” (candidati e dimentica) intasano le caselle di posta elettronica dei recruiters. Ovviamente nella massa dei candidati che hanno inviato il CV ci saranno persone che potrebbero corrispondere perfettamente al job profile ma la loro presenza è nascosta, sommersa dalle miriadi di candidature pervenute.

La prima missione del selezionatore è dunque quella di fare ordine e trovare i candidati che corrispondo ai bisogni aziendali. Questa prima fase di smistamento richiede tempo e provoca effetti collaterali potenzialmente nefasti.

Un recruiter non impiega più di qualche decina di secondi a leggere un CV e, tutti coloro che si sono cimentati in questo esercizio possono confermare, dopo aver visto 40 CV di seguito l’attenzione comincia a scemare. Nell’impresa di trovare i 3 o 5 CV di persone da convocare a colloquio, si rischia di eliminarne alcuni che, in altre circostanze, sarebbero emerse immediatamente.

Ancor prima della fase di divulgazione di un annuncio di lavoro, e questo lo si dimentica troppo spesso, è necessario disporre di strumenti che consentano di condurre al meglio la selezione – in particolare nelle aziende che superano una certa dimensione – affinché tutti i Direttori HR sfruttino il vivaio di candidati, soprattutto per quei profili il cui processo di selezione è piuttosto complesso.

In molte organizzazioni i profili pervenuti durante precedenti selezioni o quelli giunti tramite candidatura spontanea, vengono archiviati, nella migliore delle ipotesi in formato PDF ma spesso anche in formato cartaceo.

Purtroppo molto raramente si ricercano i profili all’interno di questi dossier dimenticati nei meandri degli hard disk di qualche collaboratore o in qualche fascicolo disperso nelle profondità di un dipartimento risorse umane.

Perché accade ciò? La mancanza di tempo sicuramente è una delle ragioni, ma un ruolo importante è giocato anche dalla mancanza di strumenti dedicati ad una ricerca intelligente dei profili all’interno di una grande mole di dati che vengono raccolti, ma che ci si dimentica di utilizzare nel modo corretto. Sarebbe certamente più semplice utilizzare strumenti adatti anziché pubblicare ogni volta un nuovo annuncio, rilanciarsi nella lettura di decine e decine di candidature e perdere così energia, tempo e denaro.

Allo stesso modo, troppo spesso ci si dimentica della possibilità di effettuare una selezione interna all’azienda. Si comincia a cercare un collaboratore che risponda a criteri di competenza e di personalità specifici, ma prima di guardare al mercato potrebbe essere ragionevole verificare se tale profilo non sia già presente all’interno dell’organizzazione. Magari la figura è presente in un altro reparto, in un altro sito produttivo o in una delle società controllate.

Quante email gli HR managers inviano ai line managers per chiedere se all’interno dei loro team è presente qualcuno che possa corrispondere al profilo che si sta cercando? E quanti managers, che lavorano al fianco di un collaboratore di rara bravura, rispondono al loro direttore HR: “Ma ti prego, vuoi privarmi della sua competenza?”.

In seguito magari questo collaboratore eccellente rassegna le dimissioni nel giro di breve tempo perché non ha avuto la possibilità di evolvere all’interno dell’organizzazione secondo i propri desideri. Ecco dunque un altro rischio, il rischio di perdere un ottimo elemento che fa i bagagli e abbandona la nostra azienda per essere assunto dalla concorrenza. Ecco il rischio delle selezioni fatte in situazioni di urgenza e con costi che, ancora una volta, potrebbero risultare molto elevati.

Eppure gli strumenti esistono, sono piuttosto facili da implementare, hanno un ROI veloce e consentono di effettuare uno screening dei CV, completare in pochi istanti una prima scrematura delle candidature, condurre ricerche mirate all’interno dei database che l’azienda già possiede.

Adottare simili strumenti rappresenterebbe un buon ingresso nel mondo delle risorse umane di nuova generazione, che porterebbero in seguito le organizzazioni ad adottare soluzioni più complete per la gestione dei talenti e in grado di offrire una migliore visibilità sulle proprie persone con l’obiettivo di realizzare una gestione efficace delle performance HR.

Sarebbe utile considerare questa possibilità di evoluzione dei processi poiché, dati i costi elevati che le ricerche di personale comportano e i risparmi che uno strumento dedicato permetterebbe di realizzare, tali soluzioni porterebbero ad un eccellente rapporto costi/benefici.