Le Procure-to-Pay (Purchase-to-Pay ou P2P) adresse la totalité des 3 étapes du cycle d’achats : la demande, l’achat et le paiement.
Un outil P2P automatise l’ensemble des processus de ce cycle et remplace les procédés manuels très chronophages.
Il réduit ainsi les temps de traitement, augmente la fiabilité de vos opérations. L’automatisation P2P libère du temps à forte valeur ajoutée pour vos collaborateurs.
Vous réduisez vos coûts de fonctionnement.
Associée à des changements d’organisation, elle complète l’optimisation de votre trésorerie de façon significative :
- En sélectionnant vos fournisseurs, vous générez rapidement une baisse importante de vos prix avec une garantie de qualité égale ou supérieure.
- En organisant vos processus d’achats, vous limitez les achats inutiles, “hors cadre” ou non validés.
- Avec une base de données centralisée, vous disposez d’un outil d’analyse en temps réel. Vous pilotez au mieux les dépenses et le plan de trésorerie de votre entreprise.
1. Sélectionnez vos fournisseurs pour optimiser la trésorerie
Une solution Purchase to Pay organise l’identification, le sourcing, le référencement et la sélection des meilleurs fournisseurs pour votre activité.
Identifiez vos fournisseurs
Grâce au logiciel Procure to Pay, vous identifiez et référencez rapidement vos fournisseurs.
Ainsi, vous disposez d’informations factuelles et déterminez le nombre de fournisseurs par type d’achat.
Réduisez le nombre de vos fournisseurs
Il est difficile d’optimiser vos prix d’achat si vous avez recours à un trop grand nombre de fournisseurs.
En effet, avec une trop grande fragmentation de fournisseurs pour un même produit, vous n’êtes pas en position de force.
Les outils de sourcing P2P contribuent à identifier vos fournisseurs pour chaque catégorie de produit et à en définir le “juste nombre”.
- Pour les achats de “commodités”, identifiez les types d’achats où le nombre de fournisseurs est trop élevé.
- Pour vos achats stratégiques, identifiez les références qui doivent être sécurisées. Il peut être risqué de centraliser ce type d’achats auprès d’un fournisseur unique.
En résumé, limitez le plus possible le nombre de fournisseurs sur les achats de commodités.
Vous négociez ainsi au mieux le prix, la qualité, les délais de paiement, de livraison et de service. En revanche, gardez des options ouvertes pour vos fournisseurs stratégiques.
Cette démarche améliore très rapidement la facilité à gérer votre trésorerie.
Faites jouer systématiquement la concurrence
En rassemblant les achats, hier dispersés, vous négociez de meilleurs prix, des rabais sur le volume et des modalités de paiement ou de livraison plus favorables.
La solution P2P systématise la recherche du meilleur prix.
Pour exemple, le processus Procure to Pay, compare systématiquement les prix et conditions de votre fournisseur habituel. Il utilise les comparateurs de prix et tous les sites web disponibles.
Avec un outil de Procure to Pay, vous disposez d’arguments concrets pour négocier avec vos fournisseurs (nouveaux et actuels). Et si cela s’avère nécessaire, vous changez de fournisseur sans douleur.
Comparez les conditions contractuelles
Dans certains services, des options vous sont implicitement imposées, par exemple, les assurances cachées dans un service pour lequel vous êtes assuré par ailleurs.
En plus, d’autres services peuvent faire doublon parmi les nombreuses applications et produits que vous utilisez.
Le regroupement de fournisseurs effectué par le logiciel P2P limite considérablement tous ces chevauchements. Vous allez alors négocier l’annulation des services que vous payez inutilement.
Qualifiez chacun de vos fournisseurs
Les bons fournisseurs sont essentiels au fonctionnement optimal de votre cycle de production.
Un logiciel Procure to Pay pertinent ne se limite pas à l’obtention du meilleur prix. La base de données fournisseur conserve et construit l’historique des relations entre votre entreprise et vos fournisseurs.
Ainsi, vous êtes également en mesure de qualifier les spécificités de votre fournisseur. Sur le long terme, une relation fournisseur de qualité est structurante pour votre production et donc votre trésorerie.
Choisissez le meilleur fournisseur
Rien ne vous interdit de renégocier le statu quo avec les fournisseurs existants. Grâce au P2P, vous disposez désormais de solides éléments de comparaison.
S’il s’agit d’un nouveau besoin, les services achats disposent facilement d’une liste de fournisseurs potentiels estimés comme fiables.
2. Gérez finement vos achats
Une fois le besoin identifié, le fournisseur qualifié et le prix négocié, il reste de nombreuses opportunités d’optimisation grâce au Procure to Pay.
Effectuez l’inventaire de vos dépenses
- Quel est le nombre de vos références d’achat ?
- Faites l’inventaire de “vos placards” !
- Quels produits sont en inventaire depuis longtemps ?
- Utilisez-vous tous les produits et services achetés ?
De quoi avez-vous véritablement besoin ?
Classez vos achats par importance stratégique pour votre entreprise.
En ayant identifié les niveaux stratégiques des différents achats, vous pouvez agir en fonction de la situation économique de votre entreprise.
Il existe 2 catégories d’achats :
- Les achats de production : ce type d’achats est fort probablement déjà sous un minutieux contrôle. Ils peuvent néanmoins être encore optimisés grâce à un outil P2P.
- Les achats hors production : ils sont moins bien contrôlés alors qu’ils représentent une part conséquente de votre budget. Ils sont très divers, en nature et en quantité et sont effectués à différents niveaux de l’entreprise.
Note : il est, paradoxalement, beaucoup plus complexe de gérer les achats non stratégiques. Les processus manuels n’en permettent pas le contrôle.
Établissez une politique de dépenses
Pour être optimisés, les achats doivent être contrôlés. Il est indispensable de limiter les “achats sauvages”.
Grâce à un logiciel Procure to Pay, vos collaborateurs ne peuvent commander que les articles ou services autorisés par votre processus.
Il est en revanche indispensable d’expliquer l’utilité et les avantages pour les utilisateurs (gain de temps, simplicité, meilleurs fournisseurs…).
Centralisez vos postes d’achats
La centralisation d’une famille d’achats est très impactante pour votre trésorerie.
Les achats dispersés dans les différents services entraînent des coûts superflus et ne permettent pas l’obtention des meilleurs prix.
Un outil P2P identifie les achats dans vos différentes activités et consolide leur procurement.
Cette centralisation donne les moyens de :
- Négocier de meilleurs prix.
- Diminuer le nombre de commandes.
- Réduire les stocks.
Si les demandes d’achats ne sont pas regroupées, le nombre de fournisseurs va continuer à croître rapidement et à générer un surcoût incontrôlé.
La réduction des prix, du nombre de commandes et des stocks contribue directement à l’amélioration de la trésorerie à moyen et court terme.
Établissez un Workflow de validation
Une solution P2P automatise le workflow de validation des factures de votre entreprise. Les utilisateurs achètent les produits dans le cadre du budget auprès de fournisseurs sélectionnés. La politique d’achat de l’entreprise est ainsi systématiquement appliquée.
Les demandeurs commandent facilement les articles nécessaires dans un catalogue de produits approuvés. Grâce à un circuit de validation automatique, le niveau d’autorisation est appliqué pour chaque demande. L’acheteur peut vérifier que les validations ont bien été effectuées. L’utilisateur n’a pas besoin d’attendre l’application d’un long circuit de validation.
Ainsi, chaque dépense obtient l’autorisation requise et chaque facture est rapprochée d’une commande.
En limitant les dépenses à celles approuvées dans votre budget, vous optimisez votre trésorerie implicitement.
3. Automatisez pour réduire les coûts et éliminer les erreurs
Automatisez les appels d’offres et autres demandes de devis
Vos collaborateurs ont parfois besoin de référencer de nouveaux achats. Le plus souvent, pour des achats non stratégiques ou en faible quantité, la personne contacte directement un fournisseur connu.
Une solution P2P intègre, entre autres, une fonctionnalité de demande de devis automatique. Le logiciel transmet la demande de devis à plusieurs fournisseurs. Les devis sont comparés pour faire la sélection du fournisseur.
Cette approche réduit la charge de travail du service achat. Elle enrichit les catalogues et la base fournisseurs et garantit le meilleur prix et service.
Organisez le paiement de bout en bout
Une solution Procure to Pay optimise le financement de la chaîne d’approvisionnement.
Elle intègre automatiquement :
- Les paiements nationaux et internationaux des fournisseurs.
- L’affacturage et l’affacturage inversé.
- Le dynamic discounting.
- Le rapprochement des différentes méthodes de paiements (comptes bancaires, prélèvements, cartes, virements…).
- Les escomptes pour paiement anticipé.
- La vérification des informations de paiement.
La fluidité de la gestion des paiements contribue, elle aussi, à réduire vos besoins en fonds de roulement.
Simplifiez le rapprochement et le traitement comptable
Ces solutions permettent de simplifier la réconciliation des factures et de mieux en identifier les spécificités.
Un outil de Procure to Pay inclut une fonctionnalité de génération automatique des écritures comptables.
Cela fait gagner un temps précieux à l’équipe comptable et améliore la conformité.
Le processus P2P réduit la durée du processus de paiement, les décalages de trésorerie et augmente la productivité.
D’après strategie-achats.com, l’économie moyenne constatée sur les 12 mois qui suivent la mise en œuvre d’une solution Procure to Pay est de 50 % sur les coûts de traitement.
4. Utilisez vos données de votre solution P2P
Organisez la traçabilité et suivi de vos dépenses
L’outil P2P génère une vision complète sur les demandes, les articles achetés, les commandes passées et les paiements réalisés.
Vous disposez, en consolidant les données en temps réel, d’un outil de suivi et de contrôle de votre budget. Ainsi, la gestion de votre trésorerie est optimisée et plus précise.
Mettez à jour les données fournisseur
Avec un logiciel P2P, vous disposez en permanence de données fournisseurs à jour. La réconciliation entre la commande et la facture est automatisée. Ainsi, il devient beaucoup plus simple de gérer les litiges.
Des litiges gérés plus rapidement, construisent une relation client / fournisseur de meilleure qualité et contribuent également, directement, à l’amélioration de votre trésorerie.
Centralisez les catalogues
Une bonne solution P2P met à jour automatiquement vos catalogues d’achats.
Si votre gestion de catalogues n’est pas optimisée, il est difficile aux utilisateurs de trouver la bonne référence.
Une mauvaise gestion du catalogue induit les demandeurs à sélectionner le premier article trouvé (hors catalogue) sans rechercher une alternative moins coûteuse.
Vos catalogues ne sont alors rapidement plus à jour et vous perdez beaucoup de temps et d’argent (prix non négociés). La centralisation de vos catalogues d’achat accélère l’efficacité de la recherche de biens et de services.
Avec un outil de recherche unique, la solution Procure to Pay oriente vos utilisateurs vers les articles des fournisseurs référencés.
Analysez et optimisez les dépenses
Avec une solution P2P, associée à une base de données centralisée, vous adaptez rapidement votre politique d’achat.
Vous accédez en temps réel à tous les indicateurs clés de votre activité. Vous pilotez et contrôlez au mieux les dépenses de votre entreprise.
Ainsi, vous disposez d’une visibilité constante qui contribue directement à l’amélioration de votre trésorerie.
Conclusion sur l’apport d’une solution “P2P” pour optimiser la trésorerie de votre ETI
Un logiciel Procure to Pay automatise les processus manuels, complexes et inefficaces et diminue vos coûts opérationnels.
Avec la centralisation des achats, vous sélectionnez de façon systématique les meilleurs prix et les meilleurs fournisseurs.
Par ailleurs, avec les processus intégrés dans l’outil P2P, vous limitez les achats non autorisés.
Avec une visibilité en temps réel, vous disposez de toutes les informations nécessaires pour analyser vos dépenses et ainsi contrôler votre budget.
Le retour sur investissement d’une solution Procure to Pay est très rapide. Grâce à votre logiciel P2P, le processus achats est toujours plus poussé et votre trésorerie constamment améliorée.
Votre gestion de trésorerie est plus simple et plus efficace.
En utilisant conjointement un outil de Procure to Pay et d’Order to Cash, vous conduisez votre entreprise vers une complète culture du cash et une trésorerie totalement optimisée.
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