Le Procure-to-Pay (P2P ou processus d’approvisionnement) consiste à automatiser les différentes étapes de la chaîne de valeur de vos processus d’achat et de comptabilité fournisseurs.
Une solution P2P centralise tous ces processus afin de les optimiser.
Cette rationalisation vous permet de gagner du temps, de réduire les risques d’erreurs et d’obtenir de meilleurs prix.
Voici 13 conseils pour rapidement réduire vos dépenses et optimiser vos achats avec un logiciel Procure to Pay.
- Dresser l’inventaire de vos dépenses et de vos contrats,
- Catégoriser vos achats,
- Rationaliser vos dépenses,
- Centraliser vos achats,
- Organiser le sourcing (appels d’offres, référencement fournisseurs),
- Optimiser le nombre des fournisseurs,
- Jouer sur la concurrence,
- Maintenir vos catalogues à jour,
- Définir le processus d’achat,
- Établir une politique de dépenses,
- Identifier les tâches à automatiser,
- Automatiser le reporting,
- Analyser vos dépenses.
1. Effectuez l’inventaire de vos dépenses et listez vos contrats
De quoi avez-vous véritablement besoin ?
Quels sont les achats indispensables, importants, “nice to have” ?
En ayant identifié l’importance stratégique des différents achats, vous êtes en mesure d’agir en fonction de la situation économique de votre entreprise.
Utilisez-vous tous les produits et services achetés ?
- Auditez le nombre de licences de logiciels.
- Réduisez le nombre de fournisseurs. Pour tel produit, pourriez-vous utiliser un seul fournisseur au lieu de 2 ?
- Faites l’inventaire de “vos placards”…
2. Catégorisez vos achats
On distingue 2 catégories principales d’achats :
- Les achats de production.
- Les achats indirects ou hors production.
Les achats de production
Les achats qui interviennent directement dans la production de l’entreprise sont déjà très souvent sous contrôle minutieux.
N’excluez néanmoins pas le fait d’intégrer ce type d’achats à l’outil P2P pour qu’ils puissent être encore plus optimisés.
Les achats indirects ou hors production
Ce sont tous les biens et services nécessaires au fonctionnement de votre entreprise, hors production.
Ces achats indirects sont beaucoup moins bien contrôlés que les achats de production.
Ils sont très divers, dans leur nature et quantité et surtout sont effectués à différents niveaux de votre entreprise.
Gérer ces nombreuses dépenses nécessite paradoxalement des efforts plus importants que pour les achats essentiels de l’entreprise.
De plus, ils représentent une part conséquente du budget achat. Une solution Procure to Pay rationalise ce type de dépenses et procure tous les outils pour mieux les contrôler.
3. Rationalisez vos dépenses
La rationalisation d’une famille d’achats présente de multiples avantages. C’est néanmoins une opération complexe à organiser sans un logiciel adapté.
Les achats dispersés dans les différents services génèrent souvent des dépenses superflues ou trop chères.
Une solution P2P consolide sous une seule référence les différents achats pour :
- Mieux négocier les prix,
- Diminuer le nombre de commandes,
- Limiter les stocks.
De plus, en limitant la diversité marginale, la standardisation simplifie grandement le processus achats global lui-même.
4. Centralisez vos achats
La centralisation des achats grâce à un logiciel P2P est un axe majeur de l’optimisation des prix d’achat.
En limitant le nombre de fournisseurs et en regroupant les quantités, il est plus facile de négocier de meilleurs prix et conditions. Parfois même, vous allez pouvoir travailler avec un meilleur fournisseur qui n’aurait pas accepté de quantité plus petite.
La mise en place d’un outil de Procure to Pay génère directement des économies significatives sur les achats indirects.
5. Organisez le sourcing, les appels d’offres et le référencement des fournisseurs
Gestion des contrats
La mise en place d’une solution Procure to Pay consiste à rechercher les fournisseurs les plus adaptés à vos besoins (Quantité, qualité, prix, conditions de paiement).
La direction des achats prend en compte les demandes d’achats, en valide la nécessité et analyse ensuite quelles entreprises sont susceptibles d’être référencées.
Le référencement de fournisseurs doit être suivi de la signature d’un contrat et du suivi de celui-ci.
C’est une procédure fastidieuse.
Le logiciel P2P automatise toute cette procédure complexe et chronophage, de l’identification de fournisseurs potentiels à l’archivage et suivi de contrat.
Demande de devis
Les besoins de vos clients internes ne sont pas toujours référencés.
Avec un processus Procure to Pay, chaque utilisateur fait sa demande à l’aide d’un formulaire électronique.
La validation est effectuée au travers d’un workflow selon son niveau d’engagement, de dépenses ou de position hiérarchique. Par ailleurs, chaque demande d’achat est systématiquement et automatiquement reliée à un contrat.
6. Optimisez le nombre de vos fournisseurs
Si vous avez recours à un trop grand nombre de fournisseurs pour un produit semblable, il est difficile d’optimiser le prix d’achat.
À l’inverse, il n’est pas toujours opportun de centraliser des achats stratégiques auprès d’un fournisseur unique.
En vous fournissant la visibilité nécessaire, le logiciel Procure to Pay offre la meilleure marge de négociation. Les outils de sourcing P2P contribuent à identifier et évaluer vos fournisseurs.
7. Faites jouer la concurrence
Vos dépenses et fournisseurs étant maintenant clairement identifiés, il est temps de s’attaquer à la négociation des prix et conditions de ventes.
Comparateurs en ligne
Pour les achats de “commodités” (électricité, fournitures, supports publicitaires…), il est facile de faire jouer la concurrence.
Votre logiciel P2P va le faire systématiquement. Il utilise, par exemple, des comparateurs en ligne pour vérifier les tarifs de vos principaux fournisseurs et optimiser les coûts.
Comparer les tarifs et conditions contractuelles
Pour certains services, des options peuvent être refusées ou désactivées (FAI, Assurance). En effet, d’autres services peuvent faire doublon parmi les nombreuses applications que vous utilisez.
L’identification et le regroupement de fournisseurs effectués par le logiciel P2P limitent considérablement ce chevauchement (overlap) et donc les coûts.
Le module P2P va identifier automatiquement les meilleurs prix sur le marché pour des produits comparables. Il devient alors possible de changer de fournisseur ou de renégocier avec votre fournisseur existant.
8. Maintenez vos catalogues à jour
Une solution Procure to Pay optimise la gestion de vos catalogues dans 3 situations difficiles à adresser si elles ne sont pas automatisées :
- Pour un article nouveau ou inhabituel, vos collaborateurs ont du mal à trouver le bon article au bon prix.
- Par ailleurs, il est parfois difficile de trouver l’article souhaité dans le catalogue. Il n’y est pas ou mal référencé. Le demandeur commande alors auprès d’un fournisseur non référencé et non contractualisé.
- L’article est présent dans le catalogue, mais le prix n’a pas été renégocié depuis longtemps.
Les dépenses hors “main stream” sont très nombreuses. Ainsi, vos catalogues et les prix ne sont rapidement plus à jour.
Une solution P2P, grâce à la centralisation et l’automatisation des catalogues, oriente les
utilisateurs vers des articles de fournisseurs référencés et s’assure de l’existence d’un contrat.
Vous êtes ainsi en mesure de vérifier la validité des commandes d’achat ou de fixer automatiquement des lignes budgétaires.
9. Définissez clairement les étapes de vos processus d’achat
Pour que cette automatisation soit le plus fluide et efficace possible, il est indispensable de définir les points suivants
- Liste des collaborateurs autorisés à engager des achats.
- Modalités de ces dépenses (Budget, niveaux d’autorisation, circuit d’autorisation…).
- Définition précise des délégations. Inutile de multiplier les niveaux de signature pour de petits montants, le logiciel P2P se charge de la cohérence.
- Processus d’approvisionnement.
- Traitement des factures fournisseurs.
- Workflow de validation de paiement.
- Politique de règlement fournisseurs.
Assurez-vous que la politique et les processus d’achats sont partagés et compris de tous vos collaborateurs.
10. Établissez une politique de dépenses
Pour être optimisés, les achats doivent être contrôlés.
Avec une solution P2P, vos collaborateurs disposent de règles précises pour la gestion des achats. Ils commandent ainsi uniquement les articles ou services nécessaires à la réalisation de leurs missions.
Expliquez et partagez :
- L’utilité de l’outil (avantages pour l’entreprise et simplicité, gain de temps et plus d’autonomie pour les collaborateurs).
- Les procédures de sélection des fournisseurs.
- Le processus de choix des produits et services.
- Les conditions d’exécution des contrats.
11. Identifiez toutes les tâches qui peuvent être automatisées
Le traitement manuel des demandes d’achat est un processus chronophage et sujet à de nombreux risques. Une très grande partie de ces tâches peut facilement être automatisée et intégrée dans la solution Procure to Pay.
- Gestion des dépenses récurrentes de l’entreprise.
- Choix des fournisseurs.
- Définition et suivi des budgets.
- Validation des demandes d’achats.
- Optimisation et mise à jour des catalogues.
- Récupération et réconciliation des factures.
- Catégorisation des paiements.
- Export des paiements et justificatifs vers vos logiciels comptables.
- Automatisation des notes de frais…
Toutes ces automatisations éliminent les risques des saisies manuelles. Mais surtout, elles libèrent un temps précieux pour vos collaborateurs pour l’exercice de leur cœur de métier.
12. Automatisez votre reporting
Au-delà de la mise sous contrôle de vos dépenses, vous disposez avec un logiciel P2P d’un reporting en temps réel digitalisé et automatisé.
Ainsi, vous êtes en mesure d’adapter rapidement votre politique d’achat en fonction de la situation de votre entreprise. Vous identifiez immédiatement les éléments à améliorer.
De plus, vous disposez d’une visibilité constante qui contribue directement à l’amélioration de votre trésorerie.
Avec un processus P2P, sa plateforme centralisée et la consolidation des données, vous accédez en temps réel à tous les indicateurs clés de la santé de votre entreprise.
Ainsi, vous optimisez la gestion de votre budget, le calcul du prévisionnel et maîtrisez votre situation financière en temps réel.
13. Établissez des KPIs et analysez vos dépenses
La fonction achats travaille avec tous les services de l’entreprise.
Afin de consolider la stratégie globale, elle établit les tableaux de bord et reporting qui mesurent la performance de bout en bout.
Voici quelques KPIs importants :
- Nombre de commandes.
- Nombre de fournisseurs par article.
- Coût moyen des achats.
- Évolution des prix.
- Conformité des fournisseurs et existence d’un contrat.
- Délais de livraison.
- Délais de paiement.
- Nombre de litiges.
- Nombre d’achats “hors cadre”.
- Prise en compte des critères RSE.
Les critères clés varient bien évidemment pour chaque entreprise.
Conclusion sur l’optimisation des dépenses avec une solution P2P
Avec une solution P2P, vous améliorez la conformité et le contrôle de vos fournisseurs, la gestion des contrats, l’application des réglementations, l’efficacité de votre comptabilité fournisseurs et optimisez vos prix et conditions d’achats.
Un processus Procure-to-Pay permet à vos collaborateurs d’acheter facilement les biens et services dont ils ont besoin et à la direction Achats de contrôler plus dynamiquement les dépenses.
Ainsi, en vous donnant une visibilité complète en temps réel sur vos dépenses, une solution Procure to Pay permet de mieux répartir les ressources de votre entreprise.
L’automatisation apportée par un logiciel P2P améliore le contrôle et l’analyse des dépenses.
Le retour sur investissement d’une telle solution est très rapide. Grâce à un logiciel P2P, l’analyse du processus achats permet d’ajuster une optimisation toujours plus poussée.
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