Le processus d’achat recouvre toutes les actions nécessaires à la complétion de la chaîne de valeur (de la demande d’achat au paiement).
Dans un processus d’achat classique, chaque étape génère des transactions nombreuses et complexes. Elles nécessitent une lourde gestion administrative et de nombreuses étapes d’approbation. Toutes ces transactions manuelles sont une grande source d’erreurs potentielles.
Pour améliorer la performance de votre entreprise, réduire les risques et éliminer les tâches à faible valeur ajoutée, il est essentiel d’automatiser l’ensemble de votre processus d’achat.
C’est l’objectif d’une solution “Procure to Pay” (P2P) qui adresse l’ensemble des métiers du processus d’approvisionnement et de la comptabilité fournisseur.
Un logiciel “Procure to Pay” ou “Purchase to Pay” optimise toute la chaîne de valeur des opérations d’achat. L’automatisation des traitements réduit les coûts de fonctionnements et les dépenses de votre entreprise.
Par ailleurs, une solution P2P optimise le choix des fournisseurs, la négociation des prix, les conditions de paiement et la gestion des contrats et factures associés.
Chaque entreprise organise un processus d’achat qui lui est propre. Il n’existe pas de modèle unique pour le définir.
Néanmoins, la chaîne de valeur des achats se structure systématiquement autour de 4 grandes phases :
- Demande d’achat et validation.
- Identification du fournisseur et approvisionnement.
- Gestion des contrats et factures fournisseurs.
- Paiement.
Au sein de ces 4 grandes phases, voici les 9 modules qui structurent les étapes de la chaîne de valeur d’une solution Procure to Pay.
1. Demande d’achat
La phase du cycle d’achat commence par l’expression du besoin.
La flexibilité est essentielle pour optimiser l’étape de demande d’achats, néanmoins cette souplesse doit rester sous contrôle.
On distingue 3 types d’achats :
- Achat stratégique.
- Achat routinier et déjà référencé.
- Nouvelle demande.
Achats stratégiques
Les achats récurrents sont probablement les achats les plus importants pour votre entreprise. Ils structurent les approvisionnements liés directement à votre production. Ils représentent un pourcentage significatif de vos dépenses.
Avec un module “demande d’achat”, vous systématisez l’optimisation des prix d’achat. Vous êtes en mesure de remettre en cause les prix d’un fournisseur récurrent. La recherche de prix comparatifs est automatisée.
Achats fréquents, déjà référencés
Pour les achats déjà référencés, les habitudes s’installent vite. Vous devez veiller à vérifier le positionnement prix et la qualité des fournisseurs habituels.
Les achats non stratégiques sont souvent effectués avec le fournisseur “habituel” et souvent en dehors de tout processus d’approbation et de négociation.
Une solution P2P centralise les demandes et identifie un fournisseur unique ou privilégié.
Nouvelles demandes
Grâce à l’automatisation des catalogues électroniques, un logiciel Procure to Pay rassemble et structure les offres des fournisseurs.
Pour de nouveaux besoins, il est fréquent que le choix se porte sur le premier fournisseur identifié. Il incombe sinon au service achat de trouver ce nouvel article. Cela implique beaucoup d’allers-retours, en particulier si les articles sont difficiles à trouver.
Ce fonctionnement ne permet pas de garantir le meilleur prix et qualité.
Le processus d’achat P2P dirige automatiquement les utilisateurs vers les fournisseurs approuvés dont les prix ont été négociés contractuellement.
2. Recherche du produit et des fournisseurs
Une fois le besoin validé, il convient de systématiser la recherche du meilleur fournisseur.
Sourcing
Le sourcing, la négociation avec les fournisseurs et la mise en place de catalogues s’effectuent pour les biens essentiels en amont de la demande d’achat. Avec une solution Purchase to Pay, le parcours d’achat est déjà optimisé.
Si un nouveau besoin a été validé, l’entreprise sélectionne un nouveau fournisseur.
Le logiciel propose une liste de fournisseurs potentiels correspondants aux critères renseignés. Le processus P2P systématise le choix du meilleur fournisseur.
Appels d’offres et demandes de devis
Une fois la liste des fournisseurs potentiels identifiés, vous enchaînez avec la phase de négociation.
Pour cela, l’entreprise demande au préalable à chaque fournisseur de lui soumettre un devis ou lance un appel d’offres pour déterminer :
- Le prix.
- Les conditions de livraison.
- Les délais de paiement.
- La qualité du matériel.
- Le cahier des charges.
- Toute autre information nécessaire à la prise de décision…
En intégrant une fonctionnalité de demande de devis, une solution P2P permet aux utilisateurs d’effectuer automatiquement une demande. La demande de devis est transmise à plusieurs fournisseurs qui renvoient leurs devis directement dans l’outil. Les devis sont alors comparés et la sélection effectuée par le logiciel.
Un “Procure to Pay process” gère également l’historique des informations fournisseurs pour mettre en avant leurs antécédents et leur pérennité.
L’automatisation des workflows entre la demande, la validation et le processus de commande simplifie considérablement le processus d’achat.
3. Référencement et gestion des contrats fournisseurs
Gestion des contrats
Une commande doit être matérialisée et sécurisée par un contrat.
Une solution Procure to Pay automatise la gestion de tous les types de contrats.
- Les contrats “récurrents” depuis la création du contrat jusqu’à la facturation.
- Les contrats “à commande ouverte” pour créer des commandes pré-approuvées en dehors des workflows d’approbation. Pour plus de souplesse, les commandes pouvant être envoyées directement aux fournisseurs sont pré-définies.
- Les contrats “catalogues” pour maîtriser le suivi des conditions contractuelles.
Optimisations contractuelles
Avec une solution P2P, vous accédez facilement à toutes les conditions contractuelles et aux tarifications. Sans une solution intégrant les données contractuelles dans le processus d’achat, vous perdez beaucoup de temps à suivre les contrats et à les affecter au bon budget.
4. Création de catalogues et paniers
Le module P2P d’intégration automatique des contrats facilite la création et la gestion des catalogues électroniques.
Optimisation du référencement
L’automatisation du référencement optimise la procédure de demande d’achat.
Les utilisateurs accèdent en ligne aux différentes sources d’approvisionnement telles que les catalogues et les sites web.
Vos collaborateurs sont alors en mesure de demander ou d’acheter l’article dont ils ont besoin auprès d’un fournisseur agréé.
Si votre gestion de catalogues n’est pas optimisée, les utilisateurs ont du mal à trouver le bon article au bon prix, ils perdent un temps précieux à rechercher l’article.
Création et mise à jour de catalogue
Le maintien et la mise à jour des catalogues sont des opérations extrêmement chronophages. Rapidement, vos catalogues ne sont plus à jour et vous perdez beaucoup de temps en allers-retours avec les fournisseurs.
Un logiciel de Procure to Pay enrichit de façon systématique vos catalogues des solutions sélectionnées et alimente votre base de fournisseurs. La centralisation des catalogues associée à une base de données centralisée et à un moteur de recherche accélère considérablement la recherche et l’achat de biens et services.
Vos catalogues et vos prix sont toujours à jour et partagés par l’ensemble de vos collaborateurs. Une solution P2P simplifie la gestion des catalogues et oriente vos utilisateurs vers des fournisseurs approuvés.
De plus, des outils collaboratifs intégrés dans une solution P2P permettent aux fournisseurs de mettre à jour le contenu des catalogues en temps réel.
5. Autorisation de la demande et création du bon de commande
Workflow de validation
Une solution de validation automatise et accélère le processus de validation et d’autorisation de commande. La solution transmet automatiquement les demandes pour validation.
Création du bon de commande
Une fois la demande d’achat validée, un bon de commande doit être émis.
À cette étape du processus, l’objectif consiste à émettre le bon de commande au fournisseur choisi afin de se faire livrer en prix, quantité, qualité et délais convenus.
Le bon de commande sert à matérialiser la relation client/fournisseur : le fournisseur s’engage contractuellement à livrer la commande et le client à la payer.
Avec un module de gestion des commandes, vous automatisez le processus de transformation des demandes d’achat en bons de commande fournisseur et réduisez les erreurs de saisies.
6. Suivi et réception des biens et services
À la livraison, l’entreprise émet un bon de réception et contrôle la conformité avec le bon de commande.
Réception des biens et services
L’entreprise s’assure que les matières ou prestations ont été livrées dans les conditions contractuelles. Un bon de réception est émis, il certifie que la marchandise a bien été réceptionnée.
Validation de conformité
La validation de conformité confirme que la marchandise réceptionnée correspond bien au contrat : quantité, prix, qualité, spécifications.
La systématisation du contrôle de conformité permet d’enrichir la base de données sur la qualité des fournisseurs et de réduire les litiges.
7. Paiement
Une fois la procédure de réception et de validation effectuée, il est temps de passer à la facturation et au paiement.
Traitement des factures
Le fournisseur émet une facture qui est saisie dans le système comptable du client.
La facture est alors comparée au bon de commande et aux documents de réception. Les exceptions sont signalées pour vérification.
Avec une solution P2P, les factures sont directement transmises à l’ERP Finance pour paiement.
Paiement
En automatisant le processus de facturation, une solution P2P réduit les coûts de fonctionnement et accroît l’efficacité opérationnelle de votre entreprise. Le module de paiement optimise le processus de facturation. Il est plus rapide, plus précis et automatise la vérification de conformité.
Un logiciel P2P traite le processus de facturation de bout en bout. Les factures approuvées sont transmises à la comptabilité fournisseurs qui effectue le paiement et met à jour le système comptable.
8. Comptabilité fournisseurs
Rapprochement et traitement comptable
Un processus Procure to Pay accélère les cycles de traitement des factures en supprimant les interventions manuelles. Il simplifie la réconciliation entre la commande, la facture et la gestion des écarts.
Génération des écritures comptables
Les écritures comptables sont automatiquement interfacées avec le logiciel de comptabilité.
En incluant une fonctionnalité de génération automatique des écritures comptables, une solution P2P vous fait gagner du temps et améliore le processus de vérification de la conformité et de réconciliation. Ce module automatise également la mise à jour des comptes fournisseurs.
9. Analyse et optimisation des dépenses
La base de données centralisée permet d’établir un reporting pertinent et de connaître facilement les statuts des commandes et des paiements.
Le logiciel P2P donne à tous les acteurs de la chaîne de valeur une visibilité en temps réel sur toutes les étapes du processus achats.
Une solution Procure to Pay procure une visibilité à 360° pour piloter et contrôler au mieux les dépenses de votre entreprise.
Conclusion sur les étapes clé du processus procure to Pay
Avec un logiciel P2P, vous garantissez que les activités achats contribuent de manière significative à la rentabilité en réduisant les coûts, en minimisant les risques et en améliorant l’efficacité et le contrôle de vos processus d’achat.
Le processus P2P couvre toutes les étapes de l’approvisionnement. Avec une base de données centralisée et mise à jour en temps réel, vous disposez d’une totale visibilité sur vos dépenses.
Une solution Procure-to-Pay (P2P) automatise en dématérialisant l’ensemble des 9 étapes de votre processus d’achat. Par ailleurs, elle s’intègre de manière fluide avec votre ERP Finance pour optimiser encore plus l’efficacité de votre comptabilité fournisseur.
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