En France, près de 60.000 entreprises sont contraintes chaque année de déposer leur bilan.
Les problèmes de trésorerie sont souvent à l’origine de ces difficultés.
La permacrise et le risque accru d’impayés ont renforcé l’urgence de la diffusion de la culture du cash (ou culture financière). Cette évolution profonde correspond à une prise de conscience de l’importance fondamentale d’une trésorerie saine pour la pérennité de l’entreprise.
Si l’impulsion de la culture du cash vient en effet de la Direction Financière, elle n’en est pas pour autant l’unique protagoniste. Chaque activité de l’entreprise a un rôle à jouer dans l’optimisation de la trésorerie. La culture du cash implique la participation de l’ensemble des parties prenantes.
Au-delà d’une évolution de la dynamique économique, la culture du cash induit un changement d’organisation et une évolution des systèmes d’information. De nouveaux outils sont nécessaires pour construire cette approche holistique de la trésorerie.
Voici les 7 outils indispensables pour favoriser la culture du cash au sein de votre entreprise.
1. Facturation électronique
L’implémentation d’un outil de facturation électronique est souvent la première étape.
Passer d’un processus manuel à une facturation dématérialisée permet d’agir à plusieurs niveaux sur votre trésorerie.
Accroître l’efficacité opérationnelle et gagner du temps
L’édition des factures est systématisée et l’envoi est immédiat. Cette automatisation réduit significativement le temps de traitement et les délais de réception.
En conséquence, elle impacte positivement votre DSO.
Réduire vos coûts
La numérisation de la facturation génère une économie importante de fournitures, des frais d’envoi et du temps de travail.
Les équipes Finance sont alors en mesure de réinvestir ce temps dans des tâches à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
Anticiper la dématérialisation fiscale
À partir de 2026, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, seront assujetties à la dématérialisation fiscale.
Il ne peut être que bénéfique pour votre entreprise d’anticiper ce passage obligatoire.
Accroître la satisfaction client
Le passage à la dématérialisation fiscale accroît la satisfaction de vos clients grâce à la fiabilisation des données et la disparition des erreurs.
La traçabilité des documents, la facilité d’accès au portail fournisseur et aux différents documents accroissent une perception positive de votre entreprise.
De nombreuses études démontrent le lien direct entre la qualité de la relation client et le DSO.
2. Structurez vos données
Centralisez votre base de données
Une base de données centralisée assure le partage de la bonne information pour l’ensemble des acteurs de l’entreprise. Vous disposez ainsi d’une visibilité en temps réel sur toutes les étapes de la gestion financière.
En vous assurant de la pertinence de l’information, vous pilotez et contrôlez au mieux votre trésorerie nette.
Passez au Cloud
Avec votre base de données disponible sur le Cloud, vos informations seront d’autant plus congruentes. Par ailleurs, vous anticipez ainsi l’utilisation croissante du Big Data et de l’intelligence artificielle.
3. Optimisez votre chiffre d’affaires avec l’Order to Cash
Le processus d’Order to Cash (O2C ou OTC) adresse l’ensemble des activités relatives au traitement des commandes.
L’automatisation de la gestion des commandes supprime les erreurs de traitement dans les processus de vente et de facturation. Vous réduisez par ailleurs les temps de traitement.
Pour optimiser au mieux le cash dans votre entreprise, l’O2C doit être automatisé dès la réception du bon de commande.
Maîtrisez le risque client
Vous identifiez vos clients à risque en vérifiant en amont leur solvabilité. Un processus O2C génère les alertes nécessaires en fonction des critères définis. Ainsi, vous définissez le niveau optimal de crédit dans votre logiciel et le niveau de risque acceptable pour chacun de vos clients.
Donnez à vos clients un accès à l’information
Une solution Order to Cash procure à vos clients un accès fluide à l’information. Ainsi, à tout moment du processus, vos clients sont en mesure de consulter leurs factures et les documents y afférant. Cette transparence génère une plus grande loyauté de vos clients et en conséquence plus de responsabilisation envers votre entreprise.
Consolidez l’information
L’information client émane, très souvent, de multiples sources (email, courrier postal, portail…).
Avec un logiciel d’Order to Cash, vous rassemblez toutes vos informations client en un point unique. Une information pertinente et à jour garantit une élaboration des factures sans erreurs ni mauvaise interprétation possible. L’automatisation du processus de consolidation de l’information optimise également directement votre plan de trésorerie.
Facilitez le paiement des factures
Une fois vos factures envoyées, vous devez vous assurer de leur paiement rapide. Dès réception de la livraison, l’outil d’O2C envoie automatiquement les factures correspondantes.
En limitant les retards de facturation, vous contribuez directement à réduire les retards de paiement. Par ailleurs, le logiciel d’Order to Cash comptabilise dès réception le paiement client. Ainsi, vous accélérez la reconnaissance du chiffre d’affaires et améliorez votre cash flow à court terme.
Accélérez le processus de recouvrement
C’est une évidence, mais pour optimiser votre cash flow, votre entreprise doit être payée le plus rapidement possible.
L’O2C, en automatisation des relances des postes client, optimise le processus de recouvrement. La systématisation des relances et la montée en pression programmée dans le logiciel accélèrent le paiement de vos factures.
Par ailleurs, il libère vos collaborateurs de tâches chronophages et parfois lourdes psychologiquement. Vous maintenez ainsi une relation humaine de qualité.
Gérez rapidement les litiges
Un litige est le plus souvent dû à un problème de communication. Votre client ne sera pas enclin à honorer sa facture avec un litige non résolu. Un logiciel OTC procure l’accès à l’historique et à toutes les informations utiles pour comprendre et résoudre le différend.
Avec un outil d’Order to Cash, vous identifiez, sans confusion possible, les pièces justificatives. Un processus performant de résolution des litiges contribue directement à un meilleur DSO.
Renforcez l’expérience client
Le partage fluide à l’information est essentiel à la construction d’une relation client solide.
Il peut être, en effet, irritant pour votre client de recevoir une relance, s’il a déjà indiqué un problème sur sa facture.
Avec les outils d’Order to Cash, toutes les parties prenantes disposent du même niveau d’information. Ainsi, la bonne facturation et donc le paiement sont accélérés.
Même dans une situation de litige, comme nous venons de le voir, la relation client est préservée.
4. Réduisez vos dépenses avec le Procure to Pay
Un logiciel P2P est le parfait complément du processus d’Order to Cash.
Tout comme le processus d’Order to Cash adresse l’ensemble des processus de facturation, le processus Procure to Pay régit l’intégralité du cycle achat fournisseur.
Optimisation des prix d’achat des fournisseurs existants
Le cycle d’achat commence par l’expression du besoin.
Avec le module “demande d’achat” d’un logiciel de Procure to Pay, vous systématisez l’optimisation de vos prix d’achat. Vous disposez des comparatifs nécessaires pour négocier les prix de vos fournisseurs existants. Ainsi, vous vérifiez les prix et la qualité des offres de vos fournisseurs habituels.
Sourcing de nouveaux fournisseurs
Pour les nouvelles demandes d’achat, l’entreprise doit sélectionner de nouveaux fournisseurs.
Le processus P2P automatise l’envoi, la réception et l’analyse d’appels d’offres ou de devis. Le module compare les réponses et sélectionne une liste de fournisseurs potentiels. Ainsi, vous systématisez le choix du meilleur fournisseur au meilleur prix et générez directement des réductions de vos dépenses.
Centralisation des achats
Une solution P2P centralise les demandes d’achat de même nature. Le module identifie alors un fournisseur unique ou privilégié. Sans ce processus, l’entreprise disperse ses achats auprès de différents fournisseurs et ne peut donc bénéficier des meilleurs prix.
Par ailleurs, le logiciel Procure to Pay systématise la mise à jour des catalogues électroniques. Cette centralisation optimise la recherche de biens et services.
De plus, grâce aux outils collaboratifs de la solution P2P, vos fournisseurs mettent à jour le contenu des catalogues en temps réel. Les utilisateurs accèdent en ligne aux différentes sources d’approvisionnement validées par le service achat (catalogues et sites web).
Ainsi, le parcours d’achat est déjà optimisé.
Autorisation de la demande
Le module Procure to Pay systématise la validation et l’autorisation de commande. Ainsi, les “achats sauvages” disparaissent.
Avec un module de gestion des commandes, vous définissez une politique de dépenses, établissez un workflow de validation et contrôlez le processus de commande fournisseur.
Rapprochement comptable et paiement
À la livraison, l’entreprise émet un bon de réception. Le module P2P contrôle la conformité de la livraison avec le contenu du bon de commande et la facture. Le processus de Procure to Pay identifie les anomalies. La systématisation du contrôle de conformité réduit les litiges.
Le processus Procure to Pay automatise la réconciliation entre la commande, la facture et la gestion des écarts. Les écritures comptables sont directement intégrées dans le logiciel de comptabilité. La comptabilité peut alors acquitter les factures approuvées.
Vous pouvez tirer parti de la précision des données comptables pour utiliser la totalité de vos délais de paiement.
Un argument de plus pour mettre en place les outils d’optimisation de votre cash flow.
5. Optimisation de la gestion des stocks
La gestion et la rotation des stocks est un des enjeux stratégiques de la vie de l’entreprise. Elle inclut l’ensemble des processus, depuis les achats de matière première, jusqu’aux entrepôts et à la vente.
Vous devez disposer des bons produits, au bon endroit et au bon moment. Pour cela, les entreprises ont besoin d’une visibilité précise pour garantir l’exécution des commandes et minimiser les ruptures ou le sur-stock. Les stocks peuvent constituer l’actif le plus important d’une entreprise et générer des pertes considérables.
Un outil P2P efficace permet de gérer les stocks et de créer un lien direct avec le logiciel de comptabilité, le tout pour optimiser votre trésorerie.
6. Élaboration et suivi budgétaire
Budget
La solution Procure to Pay est complétée par un module de gestion budgétaire. Vous organisez les différentes étapes de la modélisation budgétaire afin d’accroître l’efficacité et la rapidité du processus.
Vous êtes ainsi en mesure de garder une visibilité permanente sur le forecast pour prendre les meilleures décisions. Le logiciel de gestion budgétaire intègre un contrôle des dépassements. Vous automatisez le suivi entre le budget, l’engagé, le réalisé et les écarts.
Gestion de la trésorerie et financement
La direction financière détermine les besoins en trésorerie. Pour cela, il est essentiel de disposer d’une réelle visibilité sur les chiffres : les comptes passés, le prévisionnel et le plan de financement.
Pour diffuser la culture du cash, il est indispensable de disposer d’informations en temps réel : niveau de cash, encours client, prévisions d’encaissement, retards de paiement.
Cette visibilité permet de choisir les financements les plus pertinents pour la croissance de votre entreprise : Ecash, compte bancaire, emprunts, crédit-bail, financements bancaires, netting/cash pooling…
Le Besoin en Fond de Roulement est composé de 3 éléments clés : les clients (Order to Cash), les fournisseurs (Procure to Pay) et la gestion des stocks.
Un manque de rigueur dans un seul de ces domaines impacte inévitablement les liquidités de l’entreprise.
7. indicateurs de performance pertinents et fiables.
Indicateurs
Une fois les différents modules mis en place, vous devez déterminer et suivre des indicateurs pertinents. Ils vont permettre l’évaluation de votre performance et la prise de décision.
Tableau de bord
Grâce au module de gestion financière et à votre base de données centralisée, vous construisez un reporting homogène et pertinent. Vous disposez ainsi d’un outil de pilotage et d’aide à la décision pour optimiser votre trésorerie au jour le jour.
Conclusion sur les outils indispensables pour construire la culture du cash dans votre ETI
La culture du cash est une démarche holistique ayant pour but l’optimisation de la trésorerie.
Les entreprises ont désormais compris qu’il était indispensable de sortir de la culture de la facturation pour gérer efficacement le développement de leur activité. Sans trésorerie disponible, une entreprise en croissance peut mourir.
La conscientisation de l’importance de la trésorerie n’est plus l’apanage du seul Directeur financier. Il est dorénavant indispensable que cette prise de conscience s’effectue à tous les niveaux de l’entreprise.
Ainsi, il est essentiel d’acculturer l’ensemble de vos collaborateurs sur les processus structurants que sont l’Order to cash (O2C), le Procure to Pay (P2P) et la gestion des stocks.
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