Une solution Procure to Pay (ou Purchase to Pay ou P2P) est un logiciel conçu pour digitaliser et optimiser l’ensemble du processus d’achat de votre entreprise.
Le Procure to Pay va de la recherche et validation de fournisseurs pour des produits ou des services jusqu’au paiement.
Une solution Procure to Pay contribue à simplifier, digitaliser, automatiser, et accélérer vos processus achat. Elle comprend notamment des fonctionnalités de contrôle, de validation et d’intégration comptable et budgétaire et de gestion documentaire.
Un logiciel P2P couvre les 3 phases principales du cycle de vie des achats : la demande d’achat, l’achat et le règlement du paiement.
Il optimise les 12 étapes de la chaîne de valeur des achats :
- Demandes d’achat (Achats routiniers ou nouvelles demandes).
- Identification de fournisseurs.
- Appels d’offres et demandes de devis.
- Gestion des contrats fournisseurs.
- Création de catalogues.
- Traitements et validations des demandes.
- Commandes.
- Suivis et réceptions.
- Contrôle de la conformité.
- Réception et validation des factures fournisseurs.
- Rapprochement comptable et traitement des factures.
- Comptabilité fournisseurs.
Par ailleurs, avec le reporting en temps réel, un processus Procure to Pay permet la réduction des coûts d’achat et de fonctionnement, la sélection de meilleurs fournisseurs et la gestion optimisée de votre budget.
Votre service achat devient un levier de performance et de compétitivité pour votre entreprise.
Voici 10 raisons clé d’adopter une solution Procure to Pay.
1. Optimiser les coûts
Réduire le coût du processus d’achat
La dématérialisation de la fonction achat et approvisionnement contribue à abaisser vos coûts de fonctionnement grâce à :
- Réduction significative des processus manuels.
- Réduction des délais de traitement et de validation.
- Optimisation des workflows de validation.
- Gestion automatique de la TVA.
- Élimination de nombreuses erreurs.
En automatisant la facturation, une solution P2P réduit vos coûts opérationnels et accroît votre efficacité.
Obtenir de meilleurs prix d’achat
Le Procure to Pay process assure l’analyse des profils de vos fournisseurs, leur nombre et la quantité de commandes.
Vous réduisez directement vos prix d’achat en :
- Réalisant des demandes groupées.
- Limitant le nombre de fournisseurs.
- Disposant d’informations transversales pour mieux négocier vos prix d’achat.
- Analysant automatiquement la qualité des biens et services fournis.
2. Rationaliser les choix de fournisseurs
La mise en place d’une politique d’achat cadrée autour d’une solution P2P optimise le choix et le contrôle de vos fournisseurs.
L’automatisation des processus, la visibilité sur les devis et les contrats associée aux logiciels d’approvisionnement contribuent à l’obtention de meilleurs prix et à une plus grande qualité.
Gestion des fournisseurs
La gestion d’un catalogue d’achat, si elle n’est pas automatisée, finit par devenir très complexe à tenir à jour. Pour vos collaborateurs, il est difficile de trouver le bon article au juste rapport qualité/prix.
Il existe 2 cas de figure :
- L’article et le fournisseur sont déjà référencés.
- La demande d’achat est nouvelle.
Pour obtenir les meilleurs prix, il vous faut :
- Chercher si l’article est déjà disponible dans des catalogues validés par les achats.
- Vérifier si ces prix sont bien optimisés et à jour.
- Comparer les prix.
Si l’article n’est pas référencé, vous devez entreprendre une recherche de fournisseurs.
- Faire des demandes de devis.
- Éventuellement rédiger un cahier des charges.
- Comparer les devis.
- Rédiger un contrat.
- Gérer le suivi de contrats.
- Vérifier tout le processus d’achat.
Une mauvaise gestion de catalogue amène souvent les utilisateurs à sélectionner le premier article trouvé. Ils achètent sans comparer les prix, à commander chez un fournisseur non référencé et non contractualisé ou au contraire commander au prix fort chez votre fournisseur habituel.
Encadrer les achats
Les dépenses hors cadre sont fréquentes. Les catalogues difficiles à tenir à jour.
Vous perdez beaucoup à trouver les bons fournisseurs.
Une solution P2P automatise la gestion de vos catalogues. Ainsi, vous orientez les utilisateurs vers des fournisseurs approuvés et liés par un contrat.
La centralisation des catalogues, associée à un moteur de recherche et à des fonctionnalités de filtrage, accélère considérablement la recherche et l’achat de biens et de services.
Avec une solution Procure to Pay, vos collaborateurs disposent de règles précises. Ils ne commandent que les biens ou services autorisés et dont la qualité est validée.
Les données fournies par la centralisation d’informations guident les négociations de contrat. Un logiciel P2P optimise la performance et la gestion des fournisseurs.
Grâce à ce contrôle des achats dans le procurement process, votre entreprise réalise des économies de temps et d’argent.
3. Gagner du temps
Réduire les délais de traitement
L’automatisation des processus optimise les délais de traitement.
La dématérialisation des factures et autres documents fluidifie et sécurise la gestion de votre cycle d’achat.
Vos collaborateurs gagnent du temps de recherche et de sélection de fournisseurs.
Libérer vos collaborateurs de tâches chronophages
Avec une solution Procure to Pay, vos collaborateurs optimisent leur productivité et se concentrent sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
4. Optimiser l’efficacité des processus
Avec un logiciel P2P, toutes les étapes du processus d’achat sont automatisées et optimisées.
Avec la numérisation des processus, vous réduisez les coûts, les délais de traitement et les risques. La centralisation des opérations d’achat dans un seul outil augmente directement la productivité et la rentabilité de votre entreprise.
Par ailleurs, cette approche centralisée peut incorporer très simplement des critères de RSE dans le choix de vos fournisseurs et la gestion de vos achats.
5. Accroître la visibilité et la traçabilité des dépenses
Optimisation stratégique
Mettre en place des processus P2P automatise le suivi des flux et l’analyse des performances en temps réel. Vous disposez d’une meilleure traçabilité des dépenses de votre entreprise.
En conséquence, vous optimisez encore plus finement vos dépenses et la qualité de vos achats.
Les données sont facilement accessibles dans des tableaux de bord qui éclairent l’évolution stratégique de vos achats.
Suivi budgétaire
Les solutions de Procure to Pay incluent le plus souvent des fonctionnalités de gestion budgétaire. Ainsi, vos commandes s’imputent automatiquement sur des lignes pré-octroyées par service, département, magasin, entité…
Avec ce type d’outil, vous comparez votre budget et la réalité de vos dépenses.
Le temps réel procure une visibilité totale.
6. Réduire le risque d’erreurs
Les solutions P2P comprennent des fonctionnalités de validation et de contrôle. À chaque étape du processus, les données relatives aux achats sont accessibles.
Réduction des erreurs de saisie
L’automatisation apportée par une solution P2P entraîne une réduction des erreurs de saisie manuelle. Par ailleurs, grâce à la numérisation, plus de perte de documents au format papier.
L’entreprise sécurise les opérations et les différents contrôles et rapprochements. Elle évite également les doubles paiements ou comptabilisations.
De plus, une solution P2P élimine les risques de fraude.
Renforcer les processus de contrôle
La fonctionnalité de génération automatique des écritures comptables optimise la compliance complète de toutes les actions effectuées par les équipes achats. Elle génère automatiquement différents lots d’écritures comptables en fonction de l’état d’avancement du flux achats et les intègre directement dans votre ERP ou votre reporting.
L’accès aux données en temps réel améliore la précision du processus de réconciliation.
7. Maximiser la trésorerie
Optimiser les paiements
Dans un processus P2P, les paiements sont centralisés et gérés comme une étape à part entière du processus achat.
Le paiement électronique permet de gérer les paiements directement depuis votre ERP vers le compte bancaire du fournisseur.
La consolidation des données fournisseurs a un impact direct sur vos flux de trésorerie. Vous optimisez ainsi au plus juste les délais de paiement.
Anticiper la dématérialisation fiscale
Avec une solution de P2P, vous anticipez également l’obligation de dématérialisation fiscale qui s’impose entre 2024 et 2026. Votre entreprise sera déjà prête pour cette évolution majeure. Dans cette perspective, une bonne gestion de la TVA participe aussi directement à l’optimisation de votre cash-flow.
8. Fluidifier le reporting de l’entreprise
L’automatisation engendrée par une solution Procure to Pay conduit à consolider facilement toutes les informations nécessaires à un bon processus d’achat. Vous agrégez rapidement l’ensemble des flux d’information et permettez à vos collaborateurs d’accéder à toutes les étapes du processus achats.
Avec un reporting configurable, vous disposez, en permanence, d’une vue à 360° sur vos achats.
9. Simplifier l’organisation du travail
Fluidifier la communication entre les équipes
Une solution P2P améliore la collaboration entre les achats et les autres services.
Les collaborateurs concernés disposent tous du même niveau d’information sur les commandes. Le partage de fichier centralisé garantit une information à jour en temps réel. La collaboration entre les différentes équipes est donc largement simplifiée.
Les opérations sont centralisées sur une seule base de données unique et mise à jour en temps réel.
Simplifier la vie de chaque collaborateur
Un logiciel P2P sur le cloud permet l’accès de n’importe où et sur n’importe quel support (ordinateur, tablette, smartphone). Vous facilitez ainsi les nouvelles organisations du travail.
Par ailleurs, le logiciel P2P accompagne vos collaborateurs dans toutes les étapes du cycle d’achat. La facilité d’utilisation facilite l’adoption par les utilisateurs et augmente la satisfaction de tous.
10. Améliorer la relation entreprise/fournisseur
Une solution Procure to Pay, en mode SaaS, optimise la relation entre votre entreprise et vos fournisseurs.
Les retards de paiements peuvent engendrer des relations tendues avec vos fournisseurs et nuire à votre compétitivité, à l’efficacité de vos approvisionnements et à votre chiffre d’affaires.
Optimiser le paiement des fournisseurs
Entretenir une relation fournisseur de qualité participe au bon développement de votre activité et vous permet d’être plus réactif.
Des retards ou des erreurs de paiement peuvent survenir lorsque votre processus d’achat n’est pas automatisé. Les relations potentiellement tendues avec certains de vos fournisseurs peuvent nuire à votre chaîne d’approvisionnement.
Gérer les 3 enjeux principaux
La gestion des fournisseurs est totalement maîtrisée quel que soit l’enjeu :
- Stratégiques et financiers : réagir rapidement à une défaillance du fournisseur.
- Contractuels et légaux : disposer de toutes les informations nécessaires pour gérer les litiges.
- Opérationnel : intervenir en amont pour le respect du planning de livraison de fournitures stratégiques.
L’automatisation du cycle d’achat contribue à construire une relation durable et de qualité avec vos fournisseurs.
Accélérer le traitement des litiges
La gestion des litiges peut s’avérer difficile si vous n’accédez pas facilement à la bonne information.
Intégrée dans le process, la gestion automatique des réceptions garantit la conformité de la livraison et permet de réconcilier automatiquement la commande et la facture, et ainsi anticiper de nombreux litiges.
Conclusion sur les bénéfices d’une solution Procure to Pay
Avec une solution Procure to Pay, vous gagnez en visibilité et en transparence sur vos dépenses.
L’optimisation des différents processus améliore les performances et la compétitivité de votre entreprise.
- Vos utilisateurs internes optimisent leur recherche de biens et de services.
- La direction des achats contrôle les dépenses et valide les meilleurs fournisseurs.
- Vous disposez d’un accès en temps réel aux informations.
- La relation client/fournisseur est fluide.
Une solution Procure to Pay apporte un rapide retour sur investissement. Elle permet, par ailleurs, d’identifier les optimisations potentielles de l’ensemble de vos processus.
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