Pourquoi changer votre logiciel comptable pour une suite finance ?

Changer de logiciel comptable pour une suite finance résulte de diverses raisons liées à l’évolution de l’entreprise, d’une volonté d’optimisation des processus financiers ou d’une obsolescence des systèmes existants.

Une complexité grandissante et une pression de plus en plus forte

Aujourd’hui, 85% des directeurs financiers que nous rencontrons confirment devoir gérer une complexité multidimensionnelle de plus en plus importante. Cette complexité est en effet engendrée par des enjeux organisationnels, de transformation et d’optimisation, technologiques et stratégiques pour accompagner la croissance organique ou externe de l’entreprise.

L’épisode de crise sanitaire que nous venons de vivre n’a fait qu’exacerber l’importance de la digitalisation de la fonction finance.

Digitaliser pour être plus efficace et en priorité les processus de gestion des comptes fournisseurs (Procure to Pay) et de la performance financière et comptable.

La digitalisation des processus financiers porte les attentes des DAF en termes d’optimisation, d’accélération, d’automatisation de leurs processus métiers, et ce, dans un objectif de plus grande productivité, de se décharger des tâches à plus faible valeur ajoutée, pour se recentrer sur leurs missions en mutation.

Une étude réalisée en 2020 par le cabinet d’analyses Markess par Exaegis confirme une volonté des DAF de digitaliser leur fonction dans un souci d’amélioration et d’efficience. Ils sont 81% à souhaiter automatiser certaines tâches à faible valeur ajoutée ; 72% à vouloir optimiser, simplifier les processus ; et enfin 63% désirer gagner en efficacité.

Les processus financiers à digitaliser prioritairement sont les comptes fournisseurs / Procure-to-pay (P2P) et la performance financière comptable pour 52% des directeurs administratifs et financiers interrogés.

Pourquoi changer de logiciels comptables ?

On retrouve plusieurs enjeux clés liés à la nécessité de changer de logiciel comptable.

1° Nouvelles exigences concernant la croissance de l’entreprise. Acquisitions, internationalisation et diversification ont un impact direct sur la gestion financière de l’entreprise et les outils utilisés ne sont pas toujours en mesure de prendre en compte facilement les évolutions stratégiques de l’entreprise.

Par exemple :

• Permettre une gestion centralisée pour le pilotage de l’activité financière.
• Être capable d’obtenir en temps réel des indicateurs auditables de manière fine
• Adaptabilité, évolutivité du système d’information finance
• Première consolidation à réaliser
• Etc.

2° Des nouveaux besoins de reporting pour optimiser le pilotage de l’entreprise est également un facteur de changement important. Piloter le plus justement possible la performance financière de l’entreprise, son budget et sa trésorerie et faire des simulations toujours plus proches de la réalité sont des impératifs pour toute direction financière. S’appuyer sur les bons outils est fondamentale.

3° Augmenter la productivité de l’équipe finance. Cela passe par la refonte des processus et leur digitalisation. Tous les départements sont potentiellement concernés. Il s’agit de permettre aux équipes d’augmenter leur productivité en les délaissant le plus possible de tâches à faibles valeurs ajoutées. S’affranchir de processus répétitifs et fastidieux, de la mise à jour sans fin de fichiers Excel ou de données comptables sont autant de tâches qui peuvent être automatiser pour permettre aux équipes de consacrer plus de temps à l’analyse et aux prévisions.

4° S’adapter aux nouvelles contraintes réglementaires. Qu’il s’agisse de l’IFRS ou de la consolidation avec le nouveau format XBRL, ces évolutions ont un impact sur le SI financier et comptable pas toujours en mesure de prendre en compte ses nouvelles normes.

5° Optimiser les coûts. Il s’agit de répondre aux questions suivantes. Mon équipe est-elle bien dimensionnée ? Mes outils sont-ils efficaces et performants ? Mes processus sont-ils suffisamment optimisés ? Opex ou Capex ? SaaS ou Licence ?

Ces principaux enjeux sont souvent associés à des contraintes internes qui nécessitent de se reposer la question du SI Finance :

• Entreprise multi sites, multi sociétés, multi activités ou multi pays.
• Système comptable obsolète ou annoncé en fin de vie par mon éditeur.
• Absence d’une équipe projet métier et IT en interne ne permettant pas de mettre à jour en interne ma solution et mon système d’information.
• Infrastructure logicielle pas suffisamment sécurisée et non conforme aux normes de sécurité en vigueur.
• Coûts d’exploitation et de maintenance non maitrisés. Un éditeur peut parfois facturer très cher certaines mises à jour ou modifications. Pour l’entreprise il s’agit de revoir ses dépenses et de les optimiser au mieux.
• Reporting sur Excel et déconnecté des lignes métiers.

Les critères à prendre en compte dans le choix d’une solution comptable

Comment sélectionner le meilleur outil de gestion comptable ?

Voici quelques conseils à prendre en compte dans le choix de son futur logiciel de gestion financière :

• La solution proposée est-elle adaptée à votre taille et votre organisation ?
• La solution présente-t-elle une couverture fonctionnelle capable de vous accompagner aujourd’hui et demain ?
• La solution utilise-t-elle les dernières technologies pour vous apporter le niveau d’automatisation et de performance souhaité ?
• Vous sentez-vous bien avec l’équipe projet et vos interlocuteurs du quotidien ?
• L’éditeur est-il pérenne, solide et expert de la finance ?
• Les services proposés sont-ils à votre mesure, adaptés à vos besoins, votre organisation et évolutifs ?

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