Orçamentos e estratégia: as aproximações bottom-up e top-down

Como já dissemos em outros artigos, o orçamento é uma ferramenta estratégica de primeira ordem. Essa consideração perde força, dadas as perdas de eficiência associadas ao uso inadequado da preparação do orçamento. Ou melhor, a sua subutilização ou com ferramentas deficientes, para a realidade e as capacidades atuais.

Através do orçamento, pode gerir o equilíbrio financeiro, fazer uma previsão relacionada com determinados recursos, capturar e perseguir os objetivos estratégicos da empresa, ter uma equipe coesa, gerir o desempenho, etc.

Com o orçamento? De fato, embora se usar ferramentas que eram válidas há duas décadas, mas ineficientes hoje, continuará a encontrar problemas de confiança, pouca flexibilidade, atrito e erros.

Alinhar as estratégias graças ao software de gestão financiera

As novas realidades e oportunidades da vida empresarial exigem a aplicação da inteligência financeira na atividade do dia-a-dia. As soluções inteligentes de software de gestão financeira permitem-lhe abordar todas as tarefas principais – entre as quais a preparação do orçamento – como parte de um conjunto, relacionadas e interdependentes, flexíveis e adaptáveis às mudanças, capazes de trabalhar em tempo real e oferecer uma enorme quantidade de dados relevantes.

Esses dados não são válidos apenas para monitorizar a atividade financeira. Eles também são a base para controlar os principais departamentos, gerir talentos e, o mais importante, validar estratégias, garantindo que o trabalho da empresa esteja alinhado de maneira consistente com as estratégias gerais e, se necessário, possam realizar-se as modificações necessárias. Vejamos duas das principais “escolas” de aproximação para o uso total do orçamento como um fator estratégico.

Elaboração do orçamento a partir da perspetiva bottom-up

Essa abordagem participativa exige o conhecimento operacional de todos os membros do departamento, aumentando a probabilidade de os funcionários concordarem com o orçamento. Este método motiva e envolve as equipes. Em multinacionais, pode ser difícil para a alta administração conhecer o dia-a-dia das equipas. Muitas vezes, os gestores das subsidiárias têm uma melhor visibilidade das necessidades operacionais. Os orçamentos tendem a ser mais precisos e de acordo com as necessidades, uma vez que são preparados pelos próprios funcionários e gestores.

As vantagens desse método são que ele facilita a coordenação e melhora a comunicação entre funcionários, gestores e administradores. Manter a comunicação permitirá atingir os objetivos com maior serenidade e / ou antecipar potenciais problemas. Por outro lado, a principal desvantagem é que esse processo pode consumir muito tempo e sobrecarregar o planeamento da equipa. Há também uma falta de experiência na preparação de orçamentos por departamentos que não são especialistas neste campo. Além disso, eles não têm uma visão global da organização, o que pode ir contra as prioridades.

A aproximação top-down, a preferida para as estruturas pequenas

Nestes casos, a administração conhece as suas estratégias, objetivos e o que é destinado aos diferentes departamentos. A alocação de orçamentos será baseada nas posições que tiverem o melhor desempenho. Assim, os funcionários recebem orientações claras sobre as quais devem trabalhar para atingir os objetivos. Essa abordagem garante a manutenção do controle financeiro total.

No entanto, às vezes, a gestão está geralmente longe da realidade operativa, enquanto os departamentos têm uma visão mais próxima da realidade e das necessidades do momento e, portanto, mais concretas das necessidades financeiras. Isso pode resultar em financiamento insuficiente ou excessivo de alguns departamentos.

Se um departamento não tiver fundos suficientes, há um risco de desempenho insatisfatório. Você pode usar esse motivo para justificar que não atingiu seus objetivos devido à falta de recursos alocados. Isso pode causar tensão e baixo desempenho se os gerentes de departamento não concordarem com os valores concedidos. Um orçamento que não é colaborativo não conseguirá o apoio das equipes e, portanto, poderá levar a uma retirada por parte deles.

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