Como garantir a qualidade da informação contabilística e financeira?

A gestão empresarial adquire maior complexidade com esta etapa de adaptação ao “next normal” em plena crise do coronavírus. Agora mais que nunca, para que o diretor financeira tenha êxito na sua gestão, é necessária uma visão completa, assim como uma gestão proativa da informação contabilística e financeira da empresa.

A complexidade e incerteza atuais desafiam a direção Financeira

As empresas enfrentam um “choque” de oferta devido ao encerramento temporário ou inatividade de fábricas e negócios, problemas de abastecimento e interrupções complexas nas cadeias de abastecimento. Uma queda na procura agrava ainda mais esse choque de oferta. Neste ambiente em mudança, os riscos multiplicam-se.

Consequentemente, a gestão económico-financeira e orçamentária enfrenta maior complexidade e incerteza. O CFO (Diretor Financeiro) e a sua equipa devem estar preparados, pois:

• A procura de informação contabilística e financeira por parte da Direção Geral, acionistas, departamentos operacionais, sede, etc., são mais urgentes se possível e pedem que essa informação seja credíveis.
• Neste contexto de ‘next normal’, multiplicam-se as tarefas e os processos de recolha de informação para uma correta medição do rendimento do negócio (reporting, tesouraria, consolidação, pagamentos, recebimentos, etc.).
• A gestão financeira post COVID-19 requer uma constante supervisão dos indicadores de controlo e riscos.
• A melhoria contínua dos processos permitirá reduzir custos operacionais e equilibrar assim os efeitos da crise nas finanças corporativas.

Gerir a informação contabilística e financeira baseado em 5 tips

O Diretor Financeiro não poderá enfrentar estes objetivos sem uma conveniente gestão de informação enfocada em dois direções:

• Controlar a qualidade e coerência da informação tendo em conta os objetivos fixados.
• Assegurar um comando eficiente da actividade graças aos indicadores e análises disponíveis.

Vejamos alguns tips ou conselhos para ajudar neste ponto o Diretor Financeiro e os seus colaboradores, desde o Accounting Director aos responsáveis de consolidação e orçamentos até ao Controller Financeiro.

1. A informação apresentada deve ser resultado de uma estratégia global 

O Director Financeiro controla la coerência da informação financeira tendo em conta os objetivos fixados. Apresentará a evolução dos indicadores ou KPIs (Key Performance Indicators) relativamente a esses objetivos para:

• Medir o desempenho da empresa e dos seus serviços.
• Reportar desvios ocorridos.
• Diagnosticar as causas dos mesmos.
• Certificar-se de que as regras internas e externas sejam respeitadas.
• Justificar um indicador sintético ampliando os pormenores dos seus componentes.
• Identificar visualmente valores negativos e positivos para todos os testes.

2. Utilizar indicadores e análises standard y personalizados 

A Gestão Financeira pode fazer uso de indicadores (KPIs) e análises já disponíveis. Por exemplo, aqueles fornecidos pelo software financeiro a partir do detalhe dos lançamentos contabilísticos ou dados calculados, como índices económicos e financeiros, o período médio de cobrança ou DSO (Days Sales Outstanding) e outros.

No entanto, esta ferramenta tem de ser flexível para permitir a configuração de KPIs e realizar análises ad hoc com base nas necessidades específicas da empresa.

Também que facilite dados chave destacados, tendências e alertas com gráficos e tabelas na apresentação da análise da informação contabilística e financeira.

Além disso, o software financeiro deve permitir que a análise seja entregue em grandes quantidades para atender às expectativas da administração. E que seja mantido em histórico para estabelecer comparações essenciais para a tomada de decisão.

3. A informação financeira deve abarcar um amplo espectro de funções

É necessário criar indicadores e realizar análises separadas que possam ser feitas para todas estas funções dos negócios:

• Clientes e cobrança de dívidas.
• Compras e investimentos.
• Gestão de caixa.
• Auditoria contabilística e controlo interno.

4. Possibilidade de seleccionar dados baseados em múltiplas seleções

Nesse sentido, é essencial o software financeiro permitir múltiplos critérios de seleção, filtragem, contabilização e nível de pormenor. Por exemplo:

• Períodos (ano, semestre, trimestre …).
• Entidades (empresas, estabelecimentos, departamentos …).
• Gestores (representantes de vendas, gestor de serviço …).
• Setores (país, regiões, cidades …).
• Eixos (atividades, tipos de terceiros …).
• Qualitativo (fidelidade, nível de risco …).
• Proporções, limites.
• Áreas de gestão.

5. Gerir a informação contabilística de forma colaborativa

Os dados precisam ser padronizados para facilitar a troca eficiente de informações entre os departamentos. Além disso, as informações contabilísticas e financeiras da empresa devem servir para o benefício de todos, facilitando o entendimento dos problemas e uma correta tomada de decisões.

Certamente, negócios saudáveis e prósperos são baseados na cooperação efetiva entre departamentos. Uma solução tecnológica colaborativa, ergonómica e intuitiva, facilita a comunicação entre os responsáveis dos departamentos assim como a apresentação de dados confiáveis, atualizados e relevantes.

Apenas com base em informações contabilísticas e financeiras de qualidade é que a informação pode ser analisada, controlada, antecipada e decidida corretamente no difícil contexto em que as empresas agora operam.

Para tal, é necessário um software financeiro que permita:

• Medir o desempenho da empresa com acesso imediato aos indicadores financeiros.
• Detectar e relatar qualquer desvio dos objetivos definidos.
• Diagnosticar a causa desses desvios.
• Fornecer informações relevantes para uma melhor tomada de decisão.

O software de Gestão Contabilística e Financeira da Talentia possui estas características e abrange todas as funções de negócios: contabilidade administrativa e tributária, gestão de ativos, gestão analítica, gestão de terceiros, gestão de tesouraria, revisão contabilística para controlo interno e BI financeiro. É a ferramenta que os CFOs precisam para enfrentar com sucesso os desafios de gestão que enfrentam agora.