Vantaggi dell’utilizzo di uno strumento di Time Tracking

Tradizionalmente, questa attività è stata svolta attraverso il calcolo manuale delle presenze dei dipendenti. Maneggiare fogli cartacei e annotare nomi e numeri può essere però un’attività noiosa e poco efficace. Senza contare che questo processo è maggiormente soggetto al rischio di errore umano. È proprio in questi casi che un time tracker HCM può rendere facile e accurata la registrazione dei dati. Secondo un report di SHRM, 1 organizzazione su 4 prevede per i prossimi cinque anni di adottare ex novo o di incrementare l’uso di software per l’automazione delle attività HR.

Nel contesto frenetico che oggi caratterizza il mondo del business, le aziende di diversi settori scelgono spesso di affidarsi a strumenti di tracciamento e programmazione automatizzati. Per le organizzazioni è infatti fondamentale poter aggiornare in modo rapido e accurato i progressi dei dipendenti, le buste paga, i carichi di lavoro e i budget. I manager HR hanno dunque bisogno di strumenti di time tracking che siano accessibili da qualsiasi dispositivo, user friendly e facili da comprendere. La soluzione software di Talentia per la registrazione delle ore di lavoro combina sicurezza, affidabilità e configurabilità.

Questo articolo illustra sei modi attraverso cui lo strumento di Time Tracking può aiutare le aziende a monitorare i tempi di lavoro dei dipendenti in modo efficace e ad aumentare la produttività.

6 Funzionalità di Time Tracking per tracciare le ore di lavoro e i progressi dei dipendenti in modo rapido ed efficace 

1. Time Tracker: uno strumento digitalizzato e semplice

Questa funzionalità consente ai dipendenti di tenere traccia delle proprie ore di lavoro utilizzando un timesheet elettronico contenuto all’interno del software HCM. I manager possono visionare e approvare i timesheet del proprio team e scelgono in che modo preferiscono ricevere le notifiche. Possono decidere di riceverle via e-mail, MS Teams o Slack ogni volta che un timesheet è pronto per essere approvato.

2. Clock-in, Clock-out: rapido e one-click

La funzionalità Clock-in, Clock-out permette di tenere traccia delle ore di lavoro con un semplice click. Ha un design responsive e monitora i dati in tempo reale. Le richieste di ferie, i permessi e i tempi di trasferta (road-trip time RTT), possono essere effettuate tramite un workflow configurabile.

3. Compilazione e approvazione dei timesheet: un processo automatizzato

Tutti i timesheet sono disponibili nella pagina I miei timesheet. La funzionalità Clock-in, Clock-out, come detto, li precompila, semplificando questa fase che richiede molto tempo.

4. Monitoraggio delle ore di lavoro dei team: in tempo reale

Il calendario dei timesheet di Time Tracker consente di visualizzare i timesheet dei membri del team e la loro storia lavorativa individuale. È inoltre possibile accedere al calendario in qualsiasi momento e osservare in tempo reale i progressi di ciascuno. È possibile anche monitorare i task su cui il team sta lavorando attivamente in un dato momento e sapere quali sono stati completati.

5. Gestione degli straordinari: più veloce e senza errori

Ogni volta che un dipendente presenta una richiesta di straordinario, il responsabile può approvarla attraverso la scheda Overtime Management. Tutte le richieste avanzate appaiono nel corrispondente timesheet elettronico che ciascun dipendente può visualizzare dal proprio account personale. Questa funzionalità facilita la riconciliazione dei timesheet e contribuisce a evitare errori.

6. Advanced Analytics: comprensione dei dati di time tracking

Infine, nella Time Tracking Analytics Dashboard, i manager HR possono controllare le ore registrate su base mensile e annuale e sapere quanti timesheet sono eventualmente ancora incompleti. La distribuzione delle ore di lavoro viene registrata per progetto. In aggiunta a tutto questo, l’azienda può impostare e monitorare i KPI di redditività dei progetti, come ad esempio il costo fatturabile rispetto al costo interno, il budget rispetto al costo effettivo, il prezzo per progetto e il costo dei progetti a prezzo fisso.

Semplificare il processo di Time Tracking

Grazie allo strumento Time Tracker di Talentia, sia i manager HR che gli altri membri del dipartimento risorse umane possono misurare le performance e tracciare con precisione il tempo dedicato al lavoro.

Con Time Tracker i team possono migliorare la produttività complessiva, semplificando il processo di tracciamento dei dati.

Se vuoi ricevere ulteriori informazioni o vuoi conoscere i costi del software Time Tracker, contattaci. Saremo lieti di aiutarti ad automatizzare i processi e a far risparmiare tempo prezioso alla tua organizzazione!