Pianificazione finanziaria: come rendere strategica la collaborazione tra team finance e operation

Il valore di un dialogo strategico tra team finance e operation 

Solitamente, la pianificazione finanziaria è prerogativa del dipartimento finance, che definisce obiettivi e budgeting in modalità top-down. I team operation sono quindi poco coinvolti nel processo e possono faticare a gestire obiettivi che non hanno contribuito nemmeno a definire. Secondo uno studio realizzato da Deloitte del 2021, nel 60% delle aziende i team operation non si sentono sufficientemente coinvolti nella pianificazione finanziaria.

Al contrario, la pianificazione collaborativa richiede un dialogo strategico fra team finance e operation. La sfida consiste nel condividere visioni, vincoli e nuove opportunità, per sviluppare forecast che siano al tempo stesso ambiziosi e realistici. Tale collaborazione diviene una strategia utile a responsabilizzare i team operation rispetto agli obiettivi monitorandone l’attuazione nel tempo. Uno studio realizzato da Accenture nel 2020 rivela che le aziende che praticano la pianificazione collaborativa hanno migliorato le loro performance in media del 15%. 

I vantaggi di una collaborazione stategica

Al di là delle performance finanziarie, la stretta collaborazione tra team finance e operation presenta molti vantaggi:

• Reciproca comprensione dei problemi e dei vincoli di ciascun team

• Migliore agilità e adattabilità ai cambiamenti del mercato

• Allocazione delle risorse più pertinente ed efficace

• Aumento della motivazione dei team, coinvolti nella definizione e nel monitoraggio
  degli obiettivi
• Una visione più completa e coerente delle performance aziendali

Secondo uno studio McKinsey del 2021, le aziende con una collaborazione fra team finance e operation più matura registrano una crescita superiore del 25% rispetto alle altre imprese.

Superare gli ostacoli 

Nonostante i notevoli vantaggi comprovati, la collaborazione tra team finance e operation incontra ancora degli ostacoli nelle imprese del mid-market:

• Ruoli isolati e mancanza di comunicazione interfunzionale
• Difficoltà nel condividere uno stesso linguaggio ed obiettivi comuni

• Tempo e risorse per sostenere la collaborazione quotidianamente

• Mancanza di strumenti e processi adeguati a facilitare la collaborazione

• Resistenza al cambiamento e mancanza di coinvolgimento da parte dei team

Allineare le visioni tra team finance e operation

Questo dialogo deve consentire un allineamento strategico di visioni tra team finance e operation. Ciò richiede la condivisione di un linguaggio comune, con indicatori di performance condivisi e obiettivi ben definiti.

I team finance devono impegnarsi a “tradurre” le questioni finanziarie in termini operativi, spiegando ad esempio l’impatto di un incremento del capitale circolante o di un ritardo di produzione sul fatturato. D’altra parte, i team operation devono essere in grado di quantificare i piani d’azione e di prevedere i propri fabbisogni di risorse.

A 2021 PWC study shows that in companies where this alignment is effective, financial forecasts are considered 90% reliable, compared to only 50% in other companies. 

Uno studio realizzato da PWC nel 2021 dimostra che nelle aziende in cui questo allineamento è efficace, i forecast sono considerati affidabili al 90%, rispetto al 50% delle altre aziende.

Definire un linguaggio ed obiettivi comuni 

Per allineare le visioni, è essenziale definire un linguaggio comune tra team finance e operation. Ciò comporta:

• Spiegare i concetti chiave e gli indicatori finanziari (EBITDA, capitale circolante, cash flow, ecc.)

• “Tradurre” le questioni finanziarie in concreti impatti operativi

• Definire un glossario condiviso, che spieghi i termini tecnici specifici di ogni singolo ruolo

È inoltre importante realizzare obiettivi comuni, allineati alla strategia aziendale. Questi obiettivi devono essere:

• Specifici, misurabili, realizzabili, realistici e limitati nel tempo (SMART)

• A cascata, coinvolgendo i livelli dell’organizzazione, dallo Steering committee ai team operation

• Accompagnati da indicatori di performance condivisi, regolarmente monitorati da tutta la comunità aziendale

Uno studio condotto da Gartner nel 2021 dimostra che le aziende che definiscono obiettivi comuni per i team finance e operation migliorano le proprie performance in media del 20%.

Condividere limiti e opportunità

Allineare le visioni significa anche condividere i limiti e le opportunità di ciascun ruolo. I team finance devono spiegare i cash flow, la redditività e le questioni di conformità che caratterizzano la strategia finanziaria. I team operation devono condividere le sfide operative e le opportunità di crescita che favoriscono il raggiungimento degli obiettivi.

Questa condivisione permette di costruire forecast realistici, tenendo conto proprio della realtà sul campo. Inoltre, favorisce l’emergere di soluzioni innovative grazie al confronto di punti di vista e skill differenti. Uno studio Deloitte condotto nel 2020 rivela che il 61% delle aziende considera la condivisione di limiti e opportunità fattori chiave di successo per la collaborazione tra team finance e operation.

Approcci organizzativi per favorire la collaborazione tra team finance e operation

Per favorire questa collaborazione, è importante attuare metodi organizzativi e di governance adeguati, fra cui:

Creare leadership fra team finance e operation 

Generare leadership fra team finance-operation, congiuntamente responsabili dello sviluppo e del monitoraggio del forecast, genera una collaborazione strategica. La leadership di compone di un controller e di un operational manager, che lavorano fianco a fianco durante tutto il processo di pianificazione.

Secondo uno studio realizzato da Deloitte nel 2020, il 42% delle aziende che ha realizzato questa leadership ha osservato i seguenti vantaggi:

• Migliore comprensione reciproca dei problemi e dei vincoli

• Maggiore reattività agli imprevisti e alle nuove opportunità

• Maggiore responsabilità del team operation in merito al forecast

• Costante monitoraggio delle reciproche performance

Steering committee periodici

L’istituzione di Steering committee, che coinvolgano il general management, i team finance e operation, è la seconda strategia di collaborazione. Questi comitati si riuniscono generalmente con cadenza mensile o trimestrale per:

• Condividere la visione strategica e gli orientamenti a medio termine

• Convalidare gli obiettivi e i forecast

• Monitorare l’avanzamento degli action plan e il raggiungimento degli obiettivi

• Gestire eventuali punti di divergenza o di tensione

Uno studio condotto da KPMG nel 2021 rivela che il 65% delle aziende dispone di tali comitati, che si riuniscono in media ogni mese. Le aziende che adottano questo approccio ottengono una visione più globale e coerente delle performance, oltre ad una migliore capacità di prendere decisioni allineate tra i team finance e operation.

Organizzazione di workshop dedicati

L’organizzazione di workshop per realizzare in maniera collaborativa action plan ed il forecast è la terza strategia di collaborazione. Questi workshop favoriscono l’incontro dei team finance e operation in media per una giornata, e sono guidati da un’agenda specifica:

• Condividere le problematiche e gli obiettivi di ciascun team

• Sviluppare action plan quantificando gli impatti finanziari

• Forecast e scenari alternativi

• Definire gli indicatori di monitoraggio e le tappe fondamentali

Selezionare “campioni” nel team operation

Scegliere “campioni” nei team operation, responsabili dei rapporti con il team finance, è la quarta strategia di collaborazione. Questi campioni sono generalmente field manager, riconosciuti per la loro competenza e leadership. Svolgono un ruolo chiave:

• Mostrano le difficoltà e gli obiettivi finanziari ai team operation

• Segnalano le realtà sul campo e le nuove opportunità di ottimizzazione al team finance

• Facilitano la realizzazione collaborativa di action plan e il monitoraggio degli indicatori

• Supportano il change management e il coinvolgimento del team

Il contributo degli strumenti digitali per facilitare la collaborazione tra team finance e operation

Per garantire la produttività degli scambi tra team finance e operation, è fondamentale affidarsi a strumenti digitali adeguati. Le soluzioni di pianificazione finanziaria collaborativa offrono molti vantaggi:

Automazione della raccolta e del consolidamento dei dati

L’automazione della raccolta e del consolidamento dei dati è il primo vantaggio delle soluzioni di pianificazione finanziaria collaborativa. Migliorano l’affidabilità e la produttività sostituendosi all’inserimento manuale dei dati e gli errori associati.

Workflow di convalida per organizzare gli scambi

L’implementazione di workflow di convalida è il secondo vantaggio derivante dalla scelta di soluzioni di pianificazione finanziaria collaborativa. I workflow consentono di organizzare gli scambi tra team finance e operation, definendo le fasi chiave del processo e i ruoli di ciascuna utente coinvolto.

Accessibilità e condivisione delle informazioni

L’accessibilità e la condivisione delle informazioni sono il terzo vantaggio delle soluzioni di pianificazione finanziaria collaborativa. Grazie a interfacce web ergonomiche e a funzionalità di condivisione sicure, consentono a tutti gli utenti coinvolti di accedere a dati e forecast, ovunque si trovino e in qualsiasi momento.

Reporting e visbilità dei dati 

Il reporting e la visibilità dei dati sono il quarto vantaggio delle soluzioni di pianificazione finanziaria collaborativa. Grazie all’uso di dashboard interattive e a strumenti avanzati di visualizzazione dei dati, è possibile monitorare in tempo reale le performance aziendali e di analizzarle da diversi punti di vista.

Conclusioni

La collaborazione tra team finance e operation è quindi una strategia chiave per garantire l’agilità di performance per le imprese del mid-market. Favorisce forecast condivisi, allineando i team su obiettivi comuni e gestendo le performance in maniera dinamica.

Ma questa collaborazione non può essere attuata rapidamente. Si costruisce nel tempo, affidandosi a strumenti adeguati e nuove skill. Le aziende che hanno implementato l’approccio collaborativo, mediamente 5 volte l’anno, hanno migliorato notevolmente le proprie performance, così come dimostrato da uno studio McKinsey del 2020.

Hanno anche sviluppato profili da “business partner”,in grado di combinare business e financial expertise. Questi profili svolgono un ruolo chiave nel connettere i team finance e operation e nel facilitare la collaborazione sui problemi di performance.

Le soluzioni Talentia CPM forniscono alle imprese del mid-market una piattaforma collaborativa per supportare tali approcci. Grazie alle avanzate funzionalità di automazione, workflow e reporting, Talentia rende la pianificazione un vero e proprio strumento di dialogo e gestione.

Adottando le best practice e gli strumenti di automazione, le imprese del mid-market favoriscono una collaborazione dei team finance e operation più matura e capace di creare valore. Tali processi favoriscono agilità, performance vincenti e competitività in un ambiente sempre più incerto e complesso.

È un processo abbastanza impegnativo, che richiede un forte impegno da parte del management e un cambiamento di mentalità e skill. Ma è anche un percorso che favorisce progressi e soddisfazioni per tutti gli stakeholder, così come dimostra uno studio McKinsey del 2021: le aziende che implementano la pianificazione collaborativa migliorano le proprie performance complessive in media del 20%.

Investendo sulla collaborazione dei team finance e operation, le imprese del mid-market hanno la possibilità di raggiungere i propri obiettivi di crescita: combinare le performance finance e operation per una crescita sostenibile e condivisa.