Employee Onboarding: un processo HR di accoglienza e formazione per i nuovi dipendenti

Tra le attività che costituiscono il fulcro della gestione HR in azienda, l’employee onboarding rappresenta una fase delicata nel ciclo di vita delle risorse umane. Tutte le organizzazioni tentano infatti di ottenere dal neoassunto un contributo ottimale nel minor tempo possibile e con la maggiore efficacia. Il rischio è quello di scoprire che la persona selezionata non è adeguata a ricoprire il proprio ruolo (qui un articolo sulla tecnologia a supporto del processo di recruitment).
Da uno studio dello Human Capital Institute è emerso che il 58% delle attività di onboarding si focalizzano principalmente su procedure e incombenze amministrative anziché sulla persona.
Da un’indagine Gallup è stato inoltre riscontrato che l’88% degli intervistati non si considera soddisfatto del percorso di inserimento. Non c’è da meravigliarsi: in molte realtà aziendali l’employee onboarding è gestito seguendo vecchi modelli.

Cosa accade quando l’onboarding non è digitalizzato?

La digitalizzazione dei processi è una sfida che riguarda tutta la gestione HR (per saperne di più, scarica l‘e-book sulla complessità nella gestione HR).

Questi i principali limiti di un processo di onboarding non digitalizzato:

• poche attività sono automatizzate,
• i documenti gestiti sono pressoché solo cartacei,
• l’illustrazione fatta al neoassunto sul funzionamento degli strumenti è lunga,
• l’organizzazione è difficile a causa delle attività da remoto,
• le comunicazioni con le altre funzioni non sono tracciate,
• l’affiancamento e la formazione avvengono a discrezione del tutor,
• non c’è chiara pianificazione,
• è difficile controllare attività e feedback.

Il percorso di onboarding è equiparabile a una visita presso una galleria d’arte.
Tale percorso può essere infatti guidato attraverso strumenti di supporto (brochure, audioguide, ecc.) o con l’affiancamento di un esperto.
Alla stessa maniera un neoassunto potrebbe essere accompagnato nel suo viaggio di inserimento grazie ad attività pianificate, a un’esperienza guidata e coinvolgente.
Con questa metafora possiamo immaginare come agisce il software Talentia HCM e in che modo esso semplifica l’inserimento dei dipendenti.

I vantaggi di Talentia HCM

L’offerta HCM si basa su funzionalità a supporto dell’esperienza di onboarding.
Il primo passo consiste nella pianificazione: ogni percorso ha una nomenclatura che distingue diversi piani di inserimento associabili a gruppi di persone.
La tipologia di onboarding consente di definire la popolazione target attraverso un filtro che può basarsi sui dati della persona, sul suo ruolo, sul periodo preso in considerazione, ecc.
Un’altra esigenza a cui Talentia risponde è la personalizzazione dell’esperienza d’uso del neoassunto.

Riassumendo, gli elementi configurabili in un piano di employee onboarding con Talentia HCM sono:

• Popolazione di riferimento
• Periodo di validità
• Home page personalizzata per il self-service
• Elenco delle attività da svolgere

Inserimento nel programma di employee onboarding

Per iscrivere i neoassunti al programma di inserimento si possono selezionare le persone in modo massivo e inserirle nel programma di riferimento.
Un’altra funzionalità permette di associare il percorso a una persona di cui si sta registrando l’anagrafica: l’iscrizione in questo caso è contestuale all’assunzione.

Interazioni e feedback

Durante l’inserimento il neoassunto entra in contatto col nuovo contesto lavorativo. Attraverso la piattaforma HCM i colleghi possono interagire, scrivere messaggi di benvenuto e dare feedback sull’operato altrui.
Si tratta di funzionalità di Continuous feedback che favoriscono l’interazione seguendo la logica dei social network, aumentano inoltre l’engagement e il senso di appartenenza al team.
L’ultimo step del viaggio del neoassunto è il questionario di feedback sull’onboarding. Il dipendente lo invia al proprio responsabile, il quale a sua volta esprime un parere sul processo stesso.
Questi sono solo alcuni degli esempi di attività di onboarding.

Conclusioni

Al termine di questo viaggio si possono delineare i seguenti punti cardine.

• L’efficacia dell’onboarding rende agevole la fase iniziale di adattamento tra collaboratore e azienda.
• Il percorso di inserimento, se non digitalizzato, rischia di essere lasciato all’iniziativa individuale.
• Talentia HCM consente di affrontare la complessità dell’employee onboarding tramite percorsi strutturati e personalizzati, fornendo all’HR strumenti per controllare le attività.