Firma elettronica: i risvolti della digitalizzazione HR

Firma elettronica e digitalizzazione HR: semplificare la gestione Risorse Umane con la Digital Signature

I nuovi strumenti digitali permettono di snellire le procedure di gestione HR.
La funzionalità di Firma elettronica (o Digital Signature), ad esempio, agevola il percorso di digitalizzazione HR.

Il team HR in azienda ha sempre dovuto gestire un elevato numero di documenti. In passato chi gestiva il personale ha dedicato la maggior parte del proprio tempo alla preparazione manuale e alla supervisione di documenti relativi ai dipendenti. Ciò ha comportato spesso un rallentamento dei processi e ritardi sulle firme di tali documenti.

Tutti questi ostacoli oggi possono essere superati introducendo la digitalizzazione HR in azienda: passando cioè a processi digitalizzati ed eliminando carta e passaggi manuali.

Benefici della digitalizzazione HR in azienda

Che ricadute ha in azienda la digitalizzazione dei processi HR?

La digitalizzazione consente di:

• Risparmiare tempo
• Migliorare la produttività
• Aumentare il controllo dei documenti
• Ridurre gli errori umani
• Minimizzare l’impatto ambientale

Tornando all’esempio della Digital Signature, affidarsi a soluzioni di firma elettronica rende i processi amministrativi legati alle risorse umane molto più efficienti.
La Digital Signature consente infatti alla funzione HR di far firmare in modo rapido tutti i tipi di documentazione: contratti di lavoro, proroghe, congedi o licenziamenti, documenti di prevenzione dei rischi professionali, certificazioni di formazione, ecc.

Eliminare i task amministrativi ripetitivi consente di avere a disposizione più tempo per attività a valore aggiunto che favoriscono la crescita dell’azienda. L’utilizzo di soluzioni per la firma elettronica dei documenti aiuta inoltre a evitare errori che rallenterebbero il flusso di lavoro.

La gestione dei documenti relativi all’assunzione e all’inserimento di nuovi dipendenti diventa difficile quando è distribuita in in sedi e paesi diversi. La firma elettronica consente invece di snellire i vari passaggi evitando ritardi nel processo di assunzione, solitamente ostico se gestito in forma cartacea.
I sistemi digitalizzati consentono di inviare notifica del documento in attesa di firma via e-mail o via messaggio. Questo metodo si rivela particolarmente utile per le aziende i cui dipendenti si trovano in diverse località.

I nuovi strumenti digitali per la firma elettronica consentono inoltre di gestire gli utenti e di assegnare ruoli diversi per i processi di firma. L’utilizzo della firma elettronica e l’automazione del processo consentono di ottenere in modo semplice e rapido l’approvazione o la firma di tutti i documenti HR.

Ambiti applicativi della digitalizzazione

La digitalizzazione HR riguarda molti altri processi legati alla gestione delle Risorse Umane in azienda.
Perché è più che mai necessario adeguarsi all’evoluzione e quali sono gli ambiti applicativi della digitalizzazione HR?

Gestione delle scadenze

Per gestire la documentazione HR, con scadenze imposte e norme da seguire, è fondamentale disporre di un sistema di raccolta, sottoscrizione e gestione delle scadenze.
In un contesto “cartaceo” questa attività si presta facilmente al rischio di errore umano e può portare via molto tempo. La gestione dei processi digitali migliora questo aspetto.

Collaborazione e comunicazione efficace

La gestione dei processi digitali offre l’opportunità di favorire la collaborazione nei team. In contesti organizzativi sempre più caratterizzati dalla diffusione del digital workplace, collaborazione e condivisione rappresentano i capisaldi in grado di aumentare la produttività.