Digitalizzazione e automazione dei processi finanziari: addio a carta e task manuali

Luglio 14, 2021

digitalizzazione finanziaria Talentia Software

Negli ultimi anni, e specialmente dall’inizio della pandemia, la funzione finance ha cercato di aumentare la produttività e l’efficienza del team concentrandosi su operazioni ad alto valore aggiunto. Grazie alla digitalizzazione e all’automazione, chi in azienda si occupa di attività finanziarie può eliminare la carta, ottimizzare i processi e, quindi, concentrarsi sulla gestione finance e sulla  performance di business, identificando i potenziali rischi e supportando le opportunità di crescita.

Ottimizzare i processi finanziari grazie all’automazione e alla digitalizzazione

Le nuove tecnologie consentono alla funzione finance di migliorare la propria efficienza in termini di:

  • Digitalizzazione dei processi finanziari ricorrenti: contabilità, consolidamento, pianificazione, redazione del budget, forecast e reporting.
  • Digitalizzazione delle transazioni, in particolare entrate/uscite.
  • Gestione elettronica dei documenti e dei processi, come la fatturazione per clienti e fornitori.
  • Automazione della gestione dell’IVA e dei libri contabili. Invio elettronico dei libri contabili e della dichiarazione dei redditi.

L’obiettivo della digitalizzazione dei processi finanziari emerge in diversi regolamenti internazionali. Per quanto riguarda l’UE:

  • La Direttiva 2014/55/UE richiede agli Stati membri di accettare il sistema di fatturazione elettronica negli appalti pubblici, nonché di impiegare uno standard comune europeo per garantire l’interoperabilità.
  • Il Regolamento n. 910/2014, noto come eIDAS, regola la sicurezza delle transazioni elettroniche: firme e visti elettronici, validazioni temporali, servizi elettronici di recapito certificato e autenticazione dei siti web.

Regolamentazione in alcuni paesi europei

In Italia, Spagna, Francia e Portogallo, la fatturazione elettronica è già obbligatoria per le transazioni commerciali B2G (Business To Government). Inoltre, l’Italia ha esteso l’obbligo alle relazioni B2B (Business to Business) e B2C (Business to Consumer). La Spagna ha esteso l’obbligo alle relazioni tra subappaltatori e appaltatori della Pubblica amministrazione per fatture oltre i 5.000 €, oltre a promuovere la fatturazione B2B mediante la piattaforma FACeB2B.

In Portogallo, in virtù del Decreto legge n. 28/2019, a partire dal prossimo luglio le aziende con volumi di vendita oltre i 100.000 € dovranno emettere fattura  elettronica.

In Francia, la Direzione Generale Finanze Pubbliche (DGFIP) intende rendere obbligatoria la fatturazione elettronica per le aziende B2B tra il 2023 e il 2025, insieme alla trasmissione elettronica di dati all’erario, in conformità con l’art. 153 della Loi de finances 2020 in “matière de dématérialisation des factures”. Insieme, la fatturazione e il reporting in modalità elettronica consentiranno di effettuare controlli incrociati tra acquisti e vendite al fine di evitare frodi fiscali e compilare le dichiarazioni IVA.

Di conseguenza, l’uso diffuso della fatturazione elettronica in questi e altri paesi europei ha favorito il progresso in termini di procedure elettroniche per gli adempimenti fiscali, come le dichiarazioni IVA.

I vantaggi dell’eliminazione della carta nelle attività della funzione finance

  1. Previene le frodi, semplifica gli adempimenti fiscali e riduce le tempistiche dei rimborsi IVA.
  2. Migliora la collaborazione tra le persone coinvolte nei processi finanziari e la loro produttività.
  3. Semplifica, snellisce e dà maggiore visibilità e qualità a questi processi.
  4. Aumenta l’affidabilità e l’integrità delle informazioni economico-finanziarie.

Tutto ciò non solo migliora la competenza della funzione finance in termini di analisi in tempo reale della performance aziendale, ma anche la sua agilità in termini di processo decisionale, gestione di costi e flussi di cassa, definizione di nuovi modelli di business, miglioramento dell’efficienza dei processi, ecc.

In conclusione: la funzione finance può concentrarsi sulle attività più importanti: gestione efficace della performance finanziaria, processo decisionale rapido ed efficiente, sviluppo del budget e forecast accurati.