Digitalizzazione dei processi finanziari: addio a carta e task manuali

Negli ultimi anni, e specialmente dall’inizio della pandemia, la funzione finance ha cercato di aumentare la produttività e l’efficienza del team concentrandosi su operazioni ad alto valore aggiunto.

Grazie alla digitalizzazione e all’automazione, chi in azienda si occupa di attività finanziarie può eliminare la carta, ottimizzare i processi e concentrarsi sulla gestione finance e sulla  performance di business. Può inoltre identificare i potenziali rischi e supportare le opportunità di crescita.

Digitalizzazione dei processi finanziari

Le nuove tecnologie consentono alla funzione finance di migliorare la propria efficienza in termini di:

• Digitalizzazione dei processi finanziari ricorrenti: contabilità, consolidamento, pianificazione, redazione del budget, forecast e reporting.
• Digitalizzazione delle transazioni, in particolare entrate/uscite.
• Gestione elettronica dei documenti e dei processi, come la fatturazione per clienti e fornitori.
• Automazione della gestione dell’IVA e dei libri contabili. Invio elettronico dei libri contabili e della dichiarazione dei redditi.

L’obiettivo della digitalizzazione dei processi finanziari emerge in diversi regolamenti internazionali. Per quanto riguarda l’UE:

• La Direttiva 2014/55/UE richiede agli Stati membri di accettare il sistema di fatturazione elettronica negli appalti pubblici, nonché di impiegare uno standard comune europeo per garantire l’interoperabilità.
• Il Regolamento n. 910/2014, noto come eIDAS, regola la sicurezza delle transazioni elettroniche: firme e visti elettronici, validazioni temporali, servizi elettronici di recapito certificato e autenticazione dei siti web.

Regolamentazione in alcuni paesi europei

In Italia, Spagna, Francia e Portogallo, la fatturazione elettronica è già obbligatoria per le transazioni commerciali B2G (Business To Government). Inoltre, l’Italia ha esteso l’obbligo alle relazioni B2B (Business to Business) e B2C (Business to Consumer). La Spagna ha esteso l’obbligo alle relazioni tra subappaltatori e appaltatori della Pubblica amministrazione per fatture oltre i 5.000 €, oltre a promuovere la fatturazione B2B mediante la piattaforma FACeB2B.

In Portogallo, in virtù del Decreto legge n. 28/2019, a partire dal prossimo luglio le aziende con volumi di vendita oltre i 100.000 € dovranno emettere fattura  elettronica.

In Francia, la Direzione Generale Finanze Pubbliche (DGFIP) intende rendere obbligatoria la fatturazione elettronica per le aziende B2B tra il 2023 e il 2025, insieme alla trasmissione elettronica di dati all’erario, in conformità con l’art. 153 della Loi de finances 2020 in “matière de dématérialisation des factures”. Insieme, la fatturazione e il reporting in modalità elettronica consentiranno di effettuare controlli incrociati tra acquisti e vendite al fine di evitare frodi fiscali e compilare le dichiarazioni IVA.

Di conseguenza, l’uso diffuso della fatturazione elettronica in questi e altri paesi europei ha favorito il progresso in termini di procedure elettroniche per gli adempimenti fiscali, come le dichiarazioni IVA.

I vantaggi dell’eliminazione della carta nelle attività della funzione finance

1. Previene le frodi, semplifica gli adempimenti fiscali e riduce le tempistiche dei rimborsi IVA.
2. Migliora la collaborazione tra le persone coinvolte nei processi finanziari e la loro produttività.
3. Semplifica, snellisce e dà maggiore visibilità e qualità a questi processi.
4. Aumenta l’affidabilità e l’integrità delle informazioni economico-finanziarie.

Tutto ciò migliora la competenza della funzione finance in termini di analisi in tempo reale della performance aziendale, e la sua agilità in termini di:

• Processo decisionale.
• Gestione di costi e flussi di cassa.
• Definizione di nuovi modelli di business.
• Miglioramento dell’efficienza dei processi, ecc.

In conclusione: la funzione finance può concentrarsi sulle attività più importanti:

• Gestione efficace della performance finanziaria.
• Processo decisionale rapido ed efficiente.
• Sviluppo del budget.
• Forecast accurati.