Digital Meet Talentia CPM 2020 – Il workflow per il reporting finanziario in Bolzoni

Eleonora Palumbo, CFO di Bolzoni, ha raccontato il processo di workflow per il reporting finanziario realizzato con Talentia Software.

Per la società Bolzoni nel 2006 è nata la necessità di dotarsi di un sistema gestionale ad hoc. La soluzione CPM di Talentia Software è stata scelta perché in grado di garantire flessibilità nella gestione degli aspetti economico-finanziari.

La scelta di Bolzoni

Nel 2005 era stato richiesto all’azienda di dotarsi di un sistema di consolidamento molto forte. Di conseguenza Bolzoni ha valutato il mercato software e ha scelto Talentia CPM. Nel 2016 c’è stato un passaggio forte lato controllo di gestione, la società è passata da chiusure a 45 giorni e trimestrali a chiusure di 4 giorni lavorativi, quindi parecchio veloci. Il sistema da adottare dunque doveva essere flessibile e le nuove procedure hanno stravolto il sistema utilizzato in precedenza.

Bolzoni è costituita da 17 società (è in previsione l’apertura di una diciottesima). 7 di queste sono società produttive con oltre 100 dipendenti e altre società sono solo commerciali, quindi molto più piccole ma con all’interno sempre la figura di contabile o controller. In ogni filiale c’è quindi sempre chi si occupa di caricare i dati finanziari nel sistema Talentia.

L’esigenza di un software veloce e flessibile

Bolzoni aveva bisogno di un software che fosse non solo flessibile ma anche molto intuitivo e user friendly. L’azienda gestisce il conto economico con la suddivisione del fatturato, una situazione finanziaria che prevede la pianificazione della parte debitoria e dei crediti. Ogni filiale inoltre ha propria autonomia finanziaria e dunque la necessità era anche quella di mettere insieme i dati in maniera semplice e chiara.

Si è verificato uno stravolgimento dei processi. Grazie a Talentia CPM i risultati richiesti sono stati raggiunti in breve tempo e con sforzi contenuti anche dal punto di vista degli utenti finali del software.

Panoramica di utilizzo

Il software Talentia viene utilizzato da Bolzoni come base del sistema di consolidamento civilistico ma è molto forte anche la parte di controlling: due budget e sei forecast sviluppati a livello di linea di prodotto ma anche a livello finanziario. La pianificazione finanziaria è monitorata in maniera centralizzata ma la sede centrale dà input alle gestioni finanziarie decentralizzate delle singole società.
Inoltre vengono gestiti anche i progetti e con il fast-closing (si chiude il bilancio al quarto giorno lavorativo) già ai primi del mese è possibile analizzare la situazione del fatturato suddiviso per linea di prodotto. Quindi una visione molto veloce sull’andamento del mese.
Viene implementato anche il venduto e quindi gli interlocutori non sono solo contabili e controller ma anche i commerciali delle singole società, i quali inseriscono il venduto nel sistema entro il terzo giorno lavorativo del mese.

Bolzoni ha ampliato dunque l’utilizzo del software anche al team commerciale oltre a quello contabile. Velocità, flessibilità, caricamento di dati automatico ad hoc sono i punti di forza del sistema Talentia CPM.

Workflow finanziario

Un altro progetto implementato da Bolzoni con Talentia è il workflow finanziario. Centralmente si apre il ciclo due o tre giorni prima della chiusura del mese, dal primo giorno del mese le filiali possono caricare i dati effettivi di posizione finanziaria con analisi di pagamenti e incassi. Attraverso il workflow si definisce l’andamento e la previsione.
Una volta definite e concluse, le previsioni vengono inviate a sistema per una conferma di primo livello. Centralmente c’è un ufficio che verifica le varie entrate e valuta se sono distribuite in maniera corretta nelle varie filiali. Si possono quindi rifiutare i dati a livello centrale, dare suggerimenti di modifica per compensare i pagamenti a seconda delle filiali e dei territori. Successivamente la singola filiale prende di nuovo in carico le previsioni di propria competenza entrando nel template e modificando per poi rivalidare il processo. Questo permette, rispetto a prima, di avere una visione diretta con un processo semplice.

Il workflow ha rappresentato una svolta in termini di attività operative per controllare società in cui non è sufficiente una quadratura intercompany ma serve una visione capillare completa.

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