Come costruire un efficace processo di onboarding da remoto

5 consigli utili per costruire un processo efficace di onboarding anche da remoto

1. Mantenere aperti i canali di comunicazione

L’inizio di un nuovo lavoro, sia in presenza che da remoto, può rappresentare un momento di stress per l’azienda e per il nuovo dipendente. Il neoassunto cerca soprattutto di fare una buona prima impressione, ma è anche interessato a stabilire connessioni, sia con l’organizzazione che con i nuovi colleghi. Per questo è importante che la funzione HR mantenga aperti i canali di comunicazione lungo tutto il processo di onboarding. Quando i nuovi assunti sanno di poter contattare da remoto il proprio manager o i colleghi in qualsiasi momento della fase di inserimento, si sentono rassicurati e motivati a dare il meglio di sé.

2. Predisporre in anticipo la strumentazione necessaria

Uno dei potenziali svantaggi del lavoro da remoto consiste nel fatto che i dipendenti non possono comunicare dal vivo con gli altri team in caso di problemi. L’aspetto positivo è che i colleghi sono più disponibili a rispondere attraverso chiamate, e-mail e messaggistica istantanea. Un modo per evitare potenziali intoppi in fase di inserimento consiste nell’assicurarsi che tutta la strumentazione destinata al nuovo assunto sia pronta e che tutti i software siano installati correttamente. La strumentazione hardware essenziale include: computer portatili, tablet, cuffie, mouse e tastiere.

3. Personalizzare l’esperienza di onboarding

Buona parte del processo di onboarding da remoto può sembrare impersonale perché avviene a distanza e attraverso canali digitali. Tuttavia, nonostante le apparenze, l’esperienza di onboarding e le attività di inserimento dei neoassunti da remoto sono tutt’altro che impersonali. Con il software di onboarding HR è possibile configurare percorsi di inserimento personalizzati che favoriscano il coinvolgimento sin dalle prime fasi del processo. Programmare, ad esempio, pause caffè, pranzi o aperitivi virtuali dopo il lavoro può favorire la comunicazione all’interno dei team. Naturalmente questi incontri non possono sostituire le riunioni in presenza, ma un po’ di contatto personale, benché a distanza, può essere di grande aiuto!

4. Prevedere sessioni formative 

Poiché i team che lavorano da remoto o in modalità ibrida rappresentano ancora una novità nel mondo del lavoro, non tutti sono abituati a queste nuove modalità. Per tale motivo può essere utile chiedere ai neoassunti – prima del loro ingresso ufficiale – quanto siano abituati e a proprio agio nell’utilizzo di strumenti come ad esempio Google Meet, Zoom, Slack. Prevedere attività mirate di e-learning e micro-training può rivelarsi molto importante. Organizzare in anticipo sessioni di formazione con tutti i nuovi assunti permette di assicurarsi che essi siano in grado di partecipare e consente all’azienda di illustrare, attraverso linee guida, le attività del team di appartenenza e gli strumenti in uso.

5. Promuovere il coinvolgimento continuo

Last but not least, è fondamentale promuovere il coinvolgimento continuo tra responsabili HR, manager e neoassunti. Nonostante la modalità da remoto, i primi giorni di lavoro di un nuovo dipendente sono caratterizzati da un gran numero di attività da portare a termine. La disponibilità ad accogliere le domande e la rapidità nel fornire le risposte contribuiscono a mantenere alto il coinvolgimento.

L’onboarding da remoto, benché molto impegnativo, non va vissuto come un processo difficile. Con il supporto della soluzione Talentia i neoassunti possono sentirsi subito accolti e stabilire solide connessioni con il proprio team. Le aziende possono quindi facilitare le comunicazioni all’interno dei team, permettere ai neoassunti di associare facilmente i volti ai nomi dei colleghi e costruire un processo efficace di onboarding anche da remoto.