Come costruire un efficace processo di onboarding da remoto
Febbraio 18, 2023
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Nell’ultimo decennio l’incremento del lavoro da remoto e in modalità ibrida è stato un fenomeno che ha dominato la scena mondiale. Uno studio Gallup pubblicato nel giugno 2022 ha rilevato che 5 persone su 10 lavorano in modalità ibrida, mentre 3 su 10 lavorano full time da remoto. Ciò comporta per le aziende l’esigenza di digitalizzare e di favorire un inserimento agevole dei nuovi dipendenti nel proprio contesto lavorativo. Come migliorare l’inserimento dei neoassunti da remoto attraverso un’esperienza di onboarding coinvolgente ed efficace? All’inizio può sembrare un obiettivo difficile da raggiungere. Questo articolo fornisce consigli utili per costruire la miglior esperienza possibile e garantire, così, ai nuovi assunti un futuro professionale di successo.
5 consigli utili per costruire un processo efficace di onboarding anche da remoto
1. Mantenere aperti i canali di comunicazione
L’inizio di un nuovo lavoro, sia in presenza che da remoto, può rappresentare un momento di stress per l’azienda e per il nuovo dipendente. Il neoassunto cerca soprattutto di fare una buona prima impressione, ma è anche interessato a stabilire connessioni, sia con l’organizzazione che con i nuovi colleghi. Per questo è importante che la funzione HR mantenga aperti i canali di comunicazione lungo tutto il processo di onboarding. Quando i nuovi assunti sanno di poter contattare da remoto il proprio manager o i colleghi in qualsiasi momento della fase di inserimento, si sentono rassicurati e motivati a dare il meglio di sé.
2. Predisporre in anticipo la strumentazione necessaria
Uno dei potenziali svantaggi del lavoro da remoto consiste nel fatto che i dipendenti non possono comunicare dal vivo con gli altri team in caso di problemi. L’aspetto positivo è che i colleghi sono più disponibili a rispondere attraverso chiamate, e-mail e messaggistica istantanea. Un modo per evitare potenziali intoppi in fase di inserimento consiste nell’assicurarsi che tutta la strumentazione destinata al nuovo assunto sia pronta e che tutti i software siano installati correttamente. La strumentazione hardware essenziale include: computer portatili, tablet, cuffie, mouse e tastiere.
3. Personalizzare l’esperienza di onboarding
Buona parte del processo di onboarding da remoto può sembrare impersonale perché avviene a distanza e attraverso canali digitali. Tuttavia, nonostante le apparenze, l’esperienza di onboarding e le attività di inserimento dei neoassunti da remoto sono tutt’altro che impersonali. Con il software di onboarding HR è possibile configurare percorsi di inserimento personalizzati che favoriscano il coinvolgimento sin dalle prime fasi del processo. Programmare, ad esempio, pause caffè, pranzi o aperitivi virtuali dopo il lavoro può favorire la comunicazione all’interno dei team. Naturalmente questi incontri non possono sostituire le riunioni in presenza, ma un po’ di contatto personale, benché a distanza, può essere di grande aiuto!
4. Prevedere sessioni formative
Poiché i team che lavorano da remoto o in modalità ibrida rappresentano ancora una novità nel mondo del lavoro, non tutti sono abituati a queste nuove modalità. Per tale motivo può essere utile chiedere ai neoassunti – prima del loro ingresso ufficiale – quanto siano abituati e a proprio agio nell’utilizzo di strumenti come ad esempio Google Meet, Zoom, Slack. Prevedere attività mirate di e-learning e micro-training può rivelarsi molto importante. Organizzare in anticipo sessioni di formazione con tutti i nuovi assunti permette di assicurarsi che essi siano in grado di partecipare e consente all’azienda di illustrare, attraverso linee guida, le attività del team di appartenenza e gli strumenti in uso.
5. Promuovere il coinvolgimento continuo
Last but not least, è fondamentale promuovere il coinvolgimento continuo tra responsabili HR, manager e neoassunti. Nonostante la modalità da remoto, i primi giorni di lavoro di un nuovo dipendente sono caratterizzati da un gran numero di attività da portare a termine. La disponibilità ad accogliere le domande e la rapidità nel fornire le risposte contribuiscono a mantenere alto il coinvolgimento.
L’onboarding da remoto, benché molto impegnativo, non va vissuto come un processo difficile. Con il supporto della soluzione Talentia i neoassunti possono sentirsi subito accolti e stabilire solide connessioni con il proprio team. Le aziende possono quindi facilitare le comunicazioni all’interno dei team, permettere ai neoassunti di associare facilmente i volti ai nomi dei colleghi e costruire un processo efficace di onboarding anche da remoto.
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