Come costruire un team HR valido

La costruzione di un team HR valido all’interno dell’azienda può avere un impatto significativo sul successo del business. .
Un team dedicato alla gestione delle Risorse Umane contribuisce alla conformità normativa e favorisce una maggiore produttività dei collaboratori. Ma quali sono gli elementi da considerare per creare un team HR davvero valido ed efficace?

Cosa fa un team HR?

Il primo passo fondamentale è individuare i processi e le attività di responsabilità del team HR. Non tutti i processi devono essere attivi o avere la stessa priorità all’interno dell’organizzazione. Tra i processi di cui si occupa il team HR vi sono:

• HR administration
• Performance management
• Ricerca e Selezione
• Career
• Learning and development
• HR planning
• Rewarding
• Salute e sicurezza
• Welfare
• Relazioni industriali

Alcune di queste aree potrebbero non essere presidiate o parzialmente sviluppate se non essenziali ai fini della gestione HR. Oppure troppo onerose per il dimensionamento e la complessità dell’organizzazione. È utile assegnare delle priorità ad ogni aree per individuare quali processi mantenere, avviare o potenziare.

L’HR in azienda: analizzare lo stato dell’arte 

Secondo punto da affrontare per costruire un team HR consiste nell’esplorazione dello stato dell’arte sulla condizione delle risorse umane nell’azienda. Questa analisi serve a capire da dove cominciare a costruire il team HR efficace.
Inoltre è utile porsi alcune domande chiave per capire come funzionano i processi HR individuati in precedenza.

• Quali strumenti HR vengono utilizzati?
• I manager hanno responsabilità in ambito risorse umane?
• Come agisce l’azienda in tema di gestione dei talenti?
• Sono state implementate tutte le politiche per sostenere gli standard lavorativi minimi?
• Quali progressi sono stati fatti e quali sono le necessità più urgenti in azienda?

Un Sistema HR per gestire i dati in modo efficace 

Può sembrare scontato, ma è bene ribadirlo: per le aziende è necessario un sistema HR per gestire efficacemente i dati dei dipendenti.
Non si parla solo di sistematizzare l’anagrafica, pure fondamentale. Si tratta anche di gestire dati relativi alla formazione, all’analisi e allo sviluppo delle competenze, alla definizione di ruoli, responsabilità e attività da svolgere.
A tale scopo, lavorare a stretto contatto con il dipartimento IT è fondamentale per archiviare i documenti relativi ai dipendenti in modo sicuro e in formato digitale.

Analizzare gli strumenti tecnologici essenziali per una corretta gestione HR 

Molte aziende dispongono già di strumenti digitalizzati (ad esempio: Slack, strumenti di gestione dei progetti, ecc.).
La priorità nella scelta degli strumenti da usare va data ai sistemi che garantiscono la conformità legale. Insieme ad essi vanno considerati anche tutti gli strumenti che possono far progredire l’organizzazione. Per esempio, investire in un sistema avanzato di dati e analisi HR potrebbe essere utile se l’organizzazione conta di un certo numero di dipendenti (per esempio dai 250 in su). Tuttavia è necessario avere anche una visione a lungo termine e disporre di un tipo di tecnologia che potrà essere necessaria in futuro, quando l’azienda sarà cresciuta.

Identificare le politiche di gestione del lavoro 

Costruire un buon team HR vuol dire anche formalizzare le politiche che riguardano vari ambiti della gestione del personale. Si parla spesso di politiche di gestione del talento, di politiche retributive e relative al recruitment o alla mobilità. Per operare al meglio, i team HR devono favorire una corretta comunicazione interna in merito a tutte queste politiche. Risulta fondamentale dunque che vengano comunicate le linee guida su svariati temi organizzativi, ad esempio sulle posizioni aperte.

Verificare la conformità normativa

Oltre all’attuazione delle politiche standard, è necessario anche assicurarsi di aver considerato tutte le leggi e i regolamenti locali. Cosa succede se i dipendenti lavorano in un altro stato o paese? Ci sono leggi specifiche per il settore in cui l’azienda opera? Queste sono domande essenziali da porsi.

Mettere in piedi un piano di formazione e sviluppo

Aiutare i dipendenti ad acquisire nuove competenze e a progredire nelle proprie carriere è una delle funzioni principali del team HR.
Per farlo in modo corretto è necessario seguire alcuni accorgimenti.

• Definire gli obiettivi.
• Capire dove sta andando l’organizzazione e le competenze possedute dalla forza lavoro.
• Identificare le competenze necessarie per raggiungere gli obiettivi.
• Analizzare il gap di competenze.

Implementare un processo di valutazione delle competenze, attraverso colloqui o questionari, è essenziale. Il confronto fornisce sempre informazioni sulle aspirazioni di ogni persona e su come ognuno vede il proprio percorso di carriera. Tale approccio legato al confronto si rivela molto utile anche per avviare piani di sviluppo individuali.

Sulla base della gap analysis e dei bisogni dell’organizzazione e dei dipendenti, è possibile sviluppare un catalogo formativo, con materiali e corsi di formazione mirati. Proprio da qui si parte infatti per sviluppare i piani di crescita personale, fornendo ai collaboratori tutte le risorse di cui hanno bisogno.  

Come si costruisce un valido team HR?

Torniamo alle domande poste all’inizio.
Come si costruisce un valido team HR?
Come abbiamo detto, è essenziale riuscire a identificare i bisogni dell’organizzazione in termini di hard e soft skills. La costruzione di un mirato piano di sviluppo HR che viri in tal senso aiuta a stabilire le priorità e a gestire meglio il budget del personale.
Gli strumenti, poi, sono fondamentali. Servirsi di un Sistema digitalizzato per gestire i dati dei dipendenti è necessario per tutte le aziende che vogliano competere sul mercato e condurre in autonomia i processi HR.
Risulta inoltre essenziale chiedersi in che modo l’azienda agisca in tema di gestione dei talenti. Ad esempio, esistono politiche adeguate per il recruitment e lo sviluppo del talento?
Prima di selezionare persone all’esterno è molto importante imparare a guardare anche all’interno dell’organizzazione. Ci potrebbero essere infatti dipendenti in grado di assumersi responsabilità in ambito HR o che si stanno formando in questa direzione.

Costruire un valido team per la gestione delle risorse umane consente di selezionare e di trattenere in azienda persone valide, di coinvolgere i collaboratori e di migliorare così le loro performance e quelle dell’azienda.

Queste di certo non sono sfide semplici da intraprendere. Tuttavia è essenziale che l’azienda risolva le necessità primarie per il business senza sottovalutare quanto conti coltivare il benessere dei dipendenti. Essi devono poter crescere e formarsi.

Ma non si parte mai da zero. Esistono infatti modelli e sistemi personalizzabili che vengono in aiuto e che si possono adattare a ciascun contesto organizzativo. Disporre di questi modelli è cruciale quando un’organizzazione vuole mettere in piedi un team HR efficace e che guardi al futuro.