Budget del personale: pianifica al meglio i costi

Analizzare e prevedere i costi del personale è cruciale nelle aziende ad alta densità di capitale umano. La costruzione del budget del personale rappresenta un momento di riflessione ad ampio spettro che può incidere sui risultati di business.

Quali costi occorre considerare nella creazione del budget del personale per il nuovo anno?
L’analisi del consuntivo dei costi HR è un primo passo per aggiustamenti agli interventi contrattualistici e normativi (aumenti CCNL, scatti di anzianità, pensionamenti, ecc.).

Gli interventi più cospicui sono rappresentati da:

• nuove assunzioni
• aumenti di merito
• bonus ed incentivi
• elementi derivanti da altri processi gestionali.

Rientrano in quest’ultima categoria la politica retributiva, la valutazione delle performance, la revisione salariale.

I passi fondamentali per prendere decisioni più consapevoli in azienda sono:

• controllare i costi del personale e integrarli nel budget
• fare simulazioni di scenario
• valutare gli impatti dei vari scenari.

Budget del personale: un processo necessario

Il budget è un pilastro della gestione aziendale ma la sua elaborazione può comportare alcune criticità. Essendo questo una stima, è legato alle persone che lo elaborano, all’incertezza del contesto e alle passate esperienze.

Inoltre il processo di budgeting è spesso vissuto come uno strumento di controllo all’interno dell’azienda. Tuttavia, si tratta di uno strumento essenziale per delineare la strategia che si intende seguire, purché rimanga flessibile e rappresenti una base di riferimento.

Al momento della redazione del budget alcuni parametri potrebbero non essere presi in considerazione a causa di situazioni economiche imprevedibili.
Eppure il vantaggio del budgeting sta nella possibilità di monitorare l’andamento dei costi confrontando le previsioni fatte con i costi effettivi. Le discrepanze osservate vengono analizzate, quindi, con lo scopo di correggere i trend.

Per questo motivo il budget aiuta a riflettere sulle linee guida da seguire. Diventa inoltre uno strumento a sostegno del processo decisionale, fondamentale per correggere le azioni intraprese.

Anche se il budgeting può sembrare un processo lungo, esso è fondamentale per tradurre le decisioni strategiche in numeri concreti.

Come agilizzare l’elaborazione del budget del personale?

Sicuramente le soluzioni software per l’elaborazione e la gestione del budget HR favoriscono un approccio più agile al processo.

I principali vantaggi da ricercare in queste soluzioni sono:

• consolidamento dei dati
• vista sui singoli dipartimenti
• drill-down dei dati fino alla dimensione gestita più piccola
• passaggio da un processo partecipativo a un processo realmente collaborativo
• generazione di report e set-up di dashboard personalizzate
• strumenti di simulazione per la creazione di scenari.

Con le informazioni raggruppate in un unico strumento, si ottiene una visione a 360° e una previsione più affidabile dei costi HR.

Si tratta quindi di strumenti a supporto delle decisioni strategiche. Strumenti pensati per gestire in modo agile e collaborativo il budgeting dei costi del personale.

Queste le funzionalità chiave che tali software per budget del personale dovrebbero offrire:

• definire scenari di budget in funzione di variazioni del personale, cambi organizzativi, ristrutturazioni e altre scelte aziendali
• valutare gli impatti delle politiche retributive adottate
• integrare gli effetti delle variazioni contrattuali e degli obblighi normativi
• prevedere elementi di costo discrezionali derivanti da altri processi HR
• confrontare il budget con il consuntivo.

Una marcia in più di una soluzione è data dalle funzionalità di reporting. Esse consentono di esaminare i dati consuntivi, confrontarli con quelli pianificati e analizzare gli scostamenti.

Utile è anche la presenza di un workflow che guida la funzione HR nelle attività di costruzione e simulazione del budget. Ciò avviene attraverso un processo che può prevedere il coinvolgimento di altre funzioni aziendali.