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Alors que les entreprises continuent de s’adapter et d’évoluer, le travail à distance nous a montré qu’il est là pour durer. Pour de nombreux services des ressources humaines, cette façon de travailler et d’intégrer de nouveaux collaborateurs est déjà devenue une pratique courante, mais pour d’autres, cela signifie entrer en territoire inexploré. Une étude réalisée par OwlLabs en 2022 a révélé que 16 % des entreprises dans le monde sont entièrement en mode télétravail. Il est désormais impératif pour les professionnels des ressources humaines de rester à jour sur ce mode de travail et de se familiariser avec la manière d’intégrer efficacement de nouveaux collaborateurs à distance. Plus l’approche est rapide et pratique, plus il est probable que votre nouveau collaborateur s’intègre rapidement et harmonieusement dans votre équipe.

Voici sept étapes que votre service des ressources humaines peut utiliser pour intégrer efficacement de nouveaux collaborateurs à distance.

7 étapes pour intégrer efficacement les collaborateurs à distance

1. Créez la meilleure première journée

Tout d’abord, commencez sur une note positive. Montrez aux nouveaux collaborateurs une compilation de toutes les informations de l’entreprise qui ont été recueillies et apprises au fil du temps. Donnez-leur accès aux annonces passées, aux objectifs, aux activités, aux mises à jour, aux retours d’information et aux récompenses. Nous recommandons de leur offrir l’espace et l’opportunité d’en apprendre davantage sur votre organisation par eux-mêmes avant de planifier une réunion formelle. Rendez le matériel facilement accessible en créant des cours de formation et de développement en ligne.

2. Présentez le manuel de l’entreprise et mettez en avant les objectifs clés

Ensuite, guidez les collaborateurs à travers le manuel en mettant l’accent sur votre mission, vos piliers, vos valeurs et vos objectifs clés. Assurez-vous qu’ils puissent y accéder ultérieurement pour l’avoir comme référence. Utilisez leurs commentaires pour améliorer les éditions futures.

3. Examiner les responsabilités du collaborateur et les résultats attendus

Créez et partagez un document répertoriant toutes les responsabilités requises pour le nouveau poste. Cela peut comprendre un mélange de :

  • Données quantitatives (objectifs mesurables tels que des scores, des évaluations, du temps et des performances)
  • Données qualitatives (aspects subjectifs tels que des retours, des commentaires, des impressions et des anecdotes)

Ces responsabilités sont susceptibles d’évoluer avec le poste au fil du temps. Mesurez si les collaborateurs respectent ou dépassent ces exigences en suivant leurs performances à long terme.

4. Présenter les nouveaux collaborateurs au reste de l’équipe

La meilleure option pour accomplir cette étape est une réunion vidéo en groupe. Gardez à l’esprit que certains collaborateurs seront naturellement plus extravertis, tandis que d’autres pourraient être plus réservés. Mettez en œuvre cette stratégie dès que possible afin que les nouveaux employés puissent commencer à établir des liens et savoir sur qui compter tout au long de leur adaptation.

5. Envisagez la mise en place d’un système de parrainage

Le contexte est un élément clé lorsqu’il s’agit d’intégration à distance. Le rôle d’un « parrain » en milieu de travail est d’aider les nouveaux collaborateurs à en apprendre davantage sur l’entreprise et à connaître quelqu’un d’une équipe différente. Cela leur offre un réseau et peut contribuer à renforcer leur sentiment d’appartenance, ce qui peut conduire à une productivité accrue.

6. Planifiez des points de suivi réguliers

Les travailleurs à distance ont souvent plus de difficultés à demander de l’aide, car ils ne peuvent pas compter sur des interactions spontanées en personne. Votre objectif global sera de réduire le temps nécessaire pour intégrer pleinement les nouveaux collaborateurs, ce qui signifie éliminer rapidement les obstacles. Vous pouvez planifier deux types de suivis :

  • Synchrones (sensibles au temps et dépendants de réponses immédiates via des e-mails, des appels et des visioconférences).
  • Asynchrones (réponses non basées sur le temps qui peuvent être envoyées et reçues à tout moment de la journée).

7. Intégrez les collaborateurs à distance avec le logiciel de recrutement des talents de Talentia

Améliorez l’expérience d’intégration pour les collaborateurs à distance et facilitez les transitions plus fluides avec la solution logicielle complète de Gestion des Ressources Humaines de Talentia. Offrez aux nouveaux collaborateurs un accès aux informations clés dans le portail employés, connectez-les à leurs équipes et attribuez des parcours dédiés pour les aider à prospérer et réussir.

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