Talentia Software s’inscrit comme un acteur majeur de la digitalisation de la fonction finance avec la volonté de simplifier la complexité toujours grandissante des Directions financières : Optimiser l’efficacité opérationnelle de l’entreprise, simplifier et digitaliser les processus transactionnels, accompagner la direction dans la transformation des business models, apporter aux métiers des outils et analyses d’aide à la décision, gagner en agilité pour mieux maîtriser l’instabilité, optimiser la collaboration et les modes de travail, etc.
Venant compléter sa Suite Financière, La solution Talentia Engagements permet d’automatiser la gestion des dépenses : depuis la demande d’achat jusqu’au rapprochement de la commande et de la facture tout en garantissant un suivi des commandes sur des achats non stockés (frais généraux, marketing, publicité, fournitures diverses, …).
La solution Engagements de Talentia Software permet de piloter les dépenses de toute l’organisation de leur naissance à leur réalisation pour un meilleur contrôle et suivi des budgets et des achats.
Selon l’organisation retenue, le cycle de vie commence par la saisie d’une demande d’achat ou directement de la commande. La solution donne la possibilité de piloter une dépense sur tout le processus :
Les demandes d’achats sont successivement saisies, confirmées et validées. Après validation, ces dernières donnent lieu automatiquement à la génération des commandes qui entrent alors dans le circuit de gestion des commandes. Elles évoluent comme pour les demandes d’achats en : saisies, confirmées et validées.
La réception est constatée dès la réception physique des biens ou la réalisation du service y afférent.
Le cycle de vie d’un engagement peut être interrompu par l’apposition d’un rejet. De même la réception peut être bloquée ou refusée (partiellement ou en totalité).
Enfin la commande est rapprochée partiellement ou en totalité de la facture (lue par OCR ou non), puis la facture rapprochée de la commande entre dans le processus de bon à payer. Il est alors aussi possible d’activer la génération des FNP sur ces dépenses externes à Talentia Engagements tout comme la fonctionnalité de rapprochement des factures.
Le fonctionnement du circuit d’approbation est choisi pour chaque nature d’engagement. Il est possible, par exemple, de définir un processus différent selon le type d’engagements (pour les investissements et les frais généraux par exemple). Chaque étape (confirmation et validation) peut être automatisée selon différents critères où exiger l’approbation d’un décideur. La réception peut de même être rendue obligatoire ou non. Chaque intervenant peut en outre être assujetti à des plafonds d’autorisations permettant de restreindre ses droits d’intervention dans le processus de gestion des engagements.
En complément des fonctionnalités décrites ci-dessus, la solution Talentia Engagements dispose d’un SaaS d’intégration des dépenses permettant la récupération de commandes et/ou réceptions issues de solutions métiers.
Talentia Financial Suite devient alors une solution de gestion des opérations et de pilotage budgétaire global. Elle permet de contrôler les coûts et gérer au mieux les prévisions, en prenant en compte trois natures d’informations :
- les budgets,
- le réalisé,
- l’engagé.
