Les solutions de RPA (Robotic Process Automation) permettent d’automatiser les tâches répétitives d’un processus métier en se reposant sur l’utilisation de robots, lesquels agissent selon les instructions reçues.
Ils s’inscrivent dans une dynamique d’automatisation des processus RH, laquelle constitue, en 2020, un enjeu primordial pour 65% des responsables RH consultés par Markess by exægis. Ce chiffre est la conséquence, durant la crise sanitaire, d’une prise de conscience profonde des entreprises, de l’importance de l’automatisation des processus RH.
La généralisation des outils de RPA demeure cependant un procédé lent, qui trouve en partie son explication dans le fait que la question de l’automatisation des processus RH n’était pas, jusqu’en 2020, une priorité pour les directions générales.
Ainsi, en 2019, seulement 29% des décideurs interrogés par Markess by exægis considéraient la technologie de RPA comme intéressante. 17% d’entre eux seulement étaient réellement disposés à investir sur le sujet. En 2020, ils sont 44% à souligner l’importance de développer une expertise en RPA à l’horizon 2022.
À noter que le plus souvent, les décideurs adoptant cette position sont issus de grandes entreprises dont les ressources, la maturité digitale et la complexité des processus, favorisent le recours à de tels outils.
En 2020, probablement en raison des incertitudes liées aux crises sanitaire et économique et de la difficulté de calculer le retour sur investissement (ROI) de telles solutions, 52% des responsables RH consultés par Markess by exægis ne comptent pas utiliser des outils de RPA dans le cadre de la gestion des processus RH.
En vérité, la crise sanitaire a mis à jour une réalité : l’automatisation des processus RH, dont l’usage des outils de RPA est une des ‘pierres angulaires’, est loin d’être optimum. 59% des répondants estiment ainsi que les processus RH sont moyennement automatisés. 65% d’entre eux affirment que cette automatisation demeure moyennement efficace. Cette dichotomie entre des besoins importants en matière d’automatisation et la concrétisation de ces projets s’explique par une absence de politique générale et coordonnée sur cette problématique et des budgets souvent insuffisants. Ainsi, en 2020, seulement 37% des décideurs RH estiment que les budgets alloués à ces questions sont suffisants, voir largement suffisants.
Il existe plusieurs types d’outil de RPA parmi lesquels :
- La Robotic Desktop Automation ou « attended RPA » : l’automatisation de la tâche se fait au niveau du poste de travail, où le robot va exécuter les interactions à la place de l’être humain (gestion des données, ouverture des fenêtres…).
Le cas échéant, il est possible pour le collaborateur de reprendre la main. Le robot pourra, si nécessaire, effectuer des actions de contrôle sur les données qu’il manipule.
- Les robots autonomes ou « unattended RPA » : l’automatisation intervient ici au niveau du serveur et se déroule sans aucune interaction avec le collaborateur en charge de l’exécution du processus. Le robot récupèrera des informations, exécutera les traitements attendus et les implantera dans d’autres applications du SIRH par l’intermédiaire d’interfaces de programmation (API).
Outre le gain de temps souligné par 87% des répondants, le déploiement de ces solutions améliore la performance du collaborateur en le déchargeant de tâches récurrentes, souvent à faible valeur ajoutée et souvent source d’erreurs. De facto, il contribue à l’amélioration de la performance générale de l’organisation. Le processus de paie, accaparant pour les responsables RH et source d’erreurs récurrentes, illustre ce propos. Par ailleurs, les outils de RPA contribuent à simplifier le quotidien du collaborateur, et ainsi au développement d’une ‘relation collaborateur’ pertinente. Enfin, en période de crise, ces programmes apportent de l’agilité et de la réactivité à la fonction RH qui peut ainsi mieux se concentrer sur les tâches les plus urgentes et faire perdurer, dans certains cas, l’activité de l’entreprise.
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