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Aujourd’hui, de nombreux formats de factures co-existent encore au sein des entreprises.

Le spectre des processus de facturation est très large. Il peut être encore totalement manuel, partiellement numérique (Excel, facture PDF) ou déjà totalement dématérialisé.

Par ailleurs, pour l’État, la facture est le document fiscal qui détermine la TVA à collecter par l’administration fiscale. Pour simplifier les contrôles et éradiquer les fraudes, la loi de finances 2021 définit l’évolution des processus de facturation vers une totale dématérialisation.

Entre 2024 et 2026, l’obligation d’émission de factures au format électronique va progressivement s’étendre à tous les secteurs économiques et à toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA.

Ces nouvelles réglementations sont extrêmement structurantes pour la vie de votre entreprise. C’est pourquoi il est fondamental de bien comprendre dès aujourd’hui toutes les contraintes législatives de la dématérialisation fiscale et d’en maîtriser le calendrier de déploiement.

1. Quel est le processus de facturation pour votre entreprise jusqu’en 2023 ?

La facture est un élément de preuve d’une opération commerciale et détient une valeur juridique clé.

La facture incarne au moins 3 fonctions :

  • Matérialiser une transaction financière.
  • Constituer un justificatif comptable.
  • Servir de support à l’exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction).

a. Comment sont établies les factures aujourd’hui ?

Aujourd’hui, pour la facturation en BtoB, l’administration fiscale impose uniquement l’application des mentions légales et des règles de fonctionnement (article 289 du Code général des impôts). Par conséquent, il existe une diversité de façon d’établir les factures, quelle que soit la taille et le secteur d’activité de l’entreprise.

En effet, actuellement, l’élaboration d’une facture peut se faire :

  • Manuellement au format papier (la facture papier tend naturellement à disparaître).
  • Via un fichier Excel.
  • Via un logiciel de facturation.
  • Ou encore avec un ERP Finance…

b. Comment sont transmises les factures ?

L’entreprise doit adresser la facture à ses clients dès la réalisation de la vente ou de la prestation.

Vous pouvez aujourd’hui, transmettre vos factures de différentes manières :

  • Sous support papier, par voie postale,
  • Sous format PDF, par voie électronique.

La facturation numérique permet une plus grande fluidité de fonctionnement. Le processus de facturation s’intègre alors dans les systèmes d’information de votre entreprise.

c. Règles de conservation des factures

Les factures émises et reçues par votre entreprise doivent être conservées à des fins de preuve et de justification.

Les obligations définies par la Loi fiscale et le code du commerce diffèrent :

  • La loi fiscale prescrit une conservation des factures pendant au moins 6 ans à compter de leur établissement. L’administration fiscale peut exiger leur présentation pour vérifier l’exactitude des déclarations fiscales de l’entreprise.
  • Le Code de Commerce prévoit quant à lui un délai plus long (article L123-22 du code du commerce)  de 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice.

En conséquence, les 2 parties doivent conserver les factures pour une durée de 10 ans. Cette règle s’applique quel que soit le format de factures utilisé : papier, électronique ou numérisé.

d. Les processus de contrôle de la TVA

Les processus de contrôle permettent à l’État de vérifier la bonne application et le paiement de la TVA.

La méthode de contrôle utilisée actuellement par l’administration fiscale est un modèle dit “post-audit”. Il repose sur des contrôles effectués a posteriori et sur une méthodologie de sondage. Ce modèle post-audit a pour objet le contrôle du bon calcul et paiement de la TVA par les entreprises.

Un contrôle se fait généralement via des sondages aléatoires, car vue la quantité de factures émises, un contrôle exhaustif est impossible. Actuellement, l’élaboration de ce document, sa transmission et le modèle de contrôle ouvrent la voie à d’éventuelles fraudes fiscales.

2. En 2026, toutes vos factures seront dématérialisées

La facturation électronique concerne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes, de biens et/ou de prestations de services, réalisées entre partenaires commerciaux établies en France, assujetties à la TVA sur le territoire national.

Le calendrier de déploiement de la dématérialisation fiscale fixe la date au 1er janvier 2026 quelle que soit la taille de votre entreprise.

a. La facture est dématérialisée

Une facture électronique est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous format électronique.

Elle n’est valable qu’à condition de garantir :

  • L’authenticité de leur origine (émetteur identifié).
  • L’intégrité de leur contenu (non modifiable).
  • Et leur lisibilité.

Pour qu’une facture dématérialisée soit reconnue comme valide, elle doit faire appel à l’un des 3 formats “à valeur probante” :

  • La transmission selon la norme sécurisée.
  • La transmission sécurisée par la signature électronique.
  • Et la piste de l’audit fiable.

La transmission selon la norme sécurisée

La facture est envoyée au client grâce à un message électronique dont la structure est convenue entre les parties (EDI / échange de données informatisées, format XML, fichier PDF joint, progiciel de gestion intégrée…). Ce message doit permettre une lecture par ordinateur ainsi qu’un traitement automatique et non équivoque de la facture.

La transmission sécurisée par la signature électronique

C’est la signature électronique qui valide le procédé dématérialisé de facturation. En effet, elle permet l’authentification du signataire et de la source d’information.

La piste de l’audit fiable

L’audit fiable est constitué par la mise en place d’un ou plusieurs contrôles établissant un suivi fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou de prestations de services qui s’y rapporte.

b. Les factures doivent transiter par un portail de facturation (public ou privé)

Chorus Pro, le portail de dématérialisation de l’État devient incontournable. En effet, pour être valide, toute facture doit transiter via Chorus Pro ou via une plateforme privée certifiée, elle-même connectée avec Chorus Pro.

Ces solutions de dématérialisation fiscale adressent 4 fonctions essentielles :

  • Garantir la transmission et la réception des factures numériques entre les acteurs.
  • Assurer l’intermédiation des différents formats utilisés. En effet, vendeurs et acheteurs n’utilisent pas nécessairement les mêmes formats dématérialisés. La plateforme de dématérialisation va agir comme “décodeur” entre les différents formats utilisés par les entreprises, pour assurer la continuité de l’information et sa lisibilité quels que soient les outils choisis par les différentes entreprises.
  • Centraliser les informations afin que l’État puisse en vérifier la cohérence. Les procédures de vérification de la TVA deviennent systématiques et immédiates.
  • Pré-renseigner à terme automatiquement vos déclarations de TVA.

Par ailleurs, les plateformes de dématérialisation jouent aussi le rôle de coffre-fort électronique. Ainsi, la conservation des factures est immédiatement prise en compte.

c. Le modèle de contrôle change également

Le modèle de contrôle s’organise désormais sur un modèle de clearance (e-invoicing). Ces plateformes sont les seules habilitées à échanger les factures, effectuer des contrôles réglementaires sur les mentions obligatoires (clearance) et transmettre les informations requises à l’administration fiscale.

3. Le calendrier législatif de la dématérialisation des factures

Les processus de dématérialisation de factures ont été imposés, entre 2017 et 2020, pour les activités de BtoG, selon un calendrier de déploiement prenant en considération la taille de l’entreprise.

Après ce premier pas vers la dématérialisation fiscale, la Loi de finances 2021 définit les processus de facturation pour les activités BtoB. En effet, entre 2024 et 2026, l’obligation d’émission de factures au format électronique va progressivement s’étendre à tous les secteurs économiques.

a. Dématérialisation fiscale – ce qui est déjà en place

La LME (Loi n° 2008-776 du 4 août 2008), dite “Loi de Modernisation de l’Économie”, contraint toutes les entreprises publiques à accepter de leurs fournisseurs les factures dématérialisées.

Le 1er janvier 2012, l’État ouvre Chorus Pro, la plateforme de dématérialisation que tous ses fournisseurs doivent utiliser pour déposer leurs factures. En outre, cette plateforme permet d’assurer que les différents formats légaux utilisés par les fournisseurs et les entreprises publiques puissent être lisibles et compatibles.

L’arrêté du 17 avril 2014 précise la généralisation de la plateforme “Chorus Portail Pro”. En effet, l’obligation d’utilisation du portail Chorus Pro pour les activités BtoG s’applique progressivement, en fonction de la taille de l’entreprise, selon le calendrier progressif suivant :

  • Dès le 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises (de plus de 5 000 salariés).
  • À partir du 1er janvier 2018 pour les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire comptant entre 250 et 5.000 employés).
  • À partir du 1er janvier 2019 pour les PME (Petites et Moyennes Entreprises avec 10 à 15 employés).
  • Et à partir du 1er janvier 2020 pour les TPE (Très Petites Entreprises avec moins de 10 employés).

Cette obligation est précisée par le décret n°2016-1478 du 2 novembre 2016, relatif au développement de l’usage de la facture électronique et l’arrêté du 9 décembre 2016, relatif au développement de la facturation électronique pour application au 1er janvier 2017.

Depuis le 1er janvier 2020, en application de l’ordonnance n° 2014-697, toutes les entreprises contractualisant avec les établissements publics, quelle que soit leur taille, ont obligation de transmettre leurs factures sous format électronique par le biais de la plateforme Chorus Pro.

b. Le calendrier de déploiement à partir de maintenant

Dès le 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront :

  • Accepter la réception des factures électroniques de leurs fournisseurs.
  • Être en mesure de les intégrer dans leur système de comptabilité ou de gestion commerciale.
  • Avoir choisi sa ou ses plateforme(s) de dématérialisation Partenaire ou le Portail de Facturation Public pour recevoir ses factures électroniques.

L’Article 195 – loi de finances 2021 (précisé par l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021) rend obligatoire la facturation électronique pour les activités BtoB.

Cette obligation s’organise selon un calendrier de déploiement s’étendant entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026, en fonction de la taille des entreprises :

  • Dès le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises.
  • À partir du 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
  • Et le 1er janvier 2026 pour les petites, moyennes entreprises et microentreprises.

Le 1er janvier 2026, toutes les entreprises opérant en France et assujetties à la TVA, ont obligation légale de mettre en place les processus nécessaires pour :

  • La facturation dématérialisée, quelle que soit leur taille, si elles échangent (reçoivent ou adressent) des factures avec d’autres entreprises.
  • L’archivage des factures et des documents afférents (bon de commande…) sous format numérique.
  • Le rapprochement des factures et des paiements.
  • La mise en place des factures électroniques dans les formats conformes.
  • L’utilisation d’un portail de dématérialisation fiscale.

Cas particuliers

Pour les activités BtoC (Business to Consumer), en raison du règlement général sur la protection des données (RGPD), aucune donnée nominative ne doit être transmise.

C’est pourquoi, dès 2023, l’administration fiscale se “contente” des données suivantes : Date d’émission de la facture client, Numéro d’identification du client et du fournisseur, Date de l’opération, Montant HT, Taux de TVA, Montant de la TVA.

Enfin, étant donné que le principal objectif de la dématérialisation est le contrôle de la TVA, les factures et secteurs d’activités non assujettis à la TVA ne sont pas concernés par ces mesures.

Conclusion sur le calendrier de déploiement de la dématérialisation fiscale

Il est désormais obligatoire, depuis le 1er janvier 2020, d’accepter la réception de factures électroniques pour les échanges avec le secteur public.

À partir du 1er juillet 2024, cette obligation s’appliquera à l’ensemble des entreprises, quelle que soit leur taille.

Ensuite, c’est l’émission de facturation sous format électronique qui devient obligatoire.

Entre 2024 et 2026, cette obligation s’étendra progressivement à tous les secteurs économiques et à toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA, indépendamment de leur taille.

La principale tâche de votre équipe finance consiste à vérifier que l’éditeur de votre ERP Finance sera en mesure de vous accompagner sur ce sujet.

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