Que veut dire “avoir une gestion de paie en toute conformité” ?

Gestionnaire de paie : les défis de la conformité légale

En matière de paie, la conformité légale représente un véritable défi pour les entreprises de toutes tailles. Les réglementations et les lois sont plus complexes et en permanente évolution. Les sociétés doivent considérer les changements sociaux et réglementaires, mais aussi les particularités de leur secteur d’activité ainsi que de leur structure organisationnelle.
Beaucoup plus qu’une simple procédure technique, la paie est un sujet très sensible et complexe. Ainsi, la gestion de paie peut être sollicitée comme un vrai levier pour :

• Concevoir un avantage concurrentiel
• Favoriser la performance de l’entreprise
• Motiver les collaborateurs (primes d’objectifs, prime de participation, augmentation de salaire…) et préserver un bon climat social

Le non-respect des règles peut occasionner des pénalités, des amendes, des frais juridiques et des conséquences négatives sur la réputation de la société en cas de contrôle.

Comment effectuer la paie ?

La gestion de paie est une procédure qui commence par la collecte de tous les éléments collectifs et individuels et qui s’achève par la déclaration des éléments suivants aux administrations :

• Calculer les contributions/cotisations liées au salaire, la rémunération et le PAS
• Effectuer les tâches de collecte de données rattachées à l’activité de l’employé (planning, absences…)
• Produire les déclarations obligatoires, en particulier la DSN et la DUE

Assurer le bon versement des salaires et garantir la protection sociale

Le gestionnaire de paie répond à l’obligation de l’article L3243-2 du Code du travail : « lors du paiement du salaire, l’employeur remet (…) une pièce justificative dite bulletin de paie ». Cela dit, ce dernier fait office de garantie du bon versement de la rémunération.

Votre priorité est de vous assurer que vos collaborateurs soient payés en temps et en heure, mais aussi que tous les paramètres qui comptent dans le calcul de la somme soient exacts. La moindre irrégularité, en fonction de son amplitude, peut avoir des conséquences chez un employé :

• L’impossibilité de prouver sa situation professionnelle ou de contracter un crédit
• Un manque à gagner pouvant avoir des effets sur le règlement des charges individuelles (loyers, abonnements, remboursement de prêts…)
• Une protection sociale faussée et des complications d’accès à certains droits (indemnisations, formation…)

Réaliser un contrôle des bulletins de paie

Le contrôle des bulletins de paie doit être réalisé de manière régulière. Une vérification annuelle avant la clôture des comptes apparaît comme un minimum. Mais quand les contrôles sont entrepris en fin d’année, la charge de travail devient considérable, notamment si des régularisations sont indispensables.

Il est donc essentiel de planifier fréquemment des vérifications chaque trimestre, voire chaque mois, avant la transmission de la DSN. Bien sûr, cette périodicité peut varier selon la taille de votre structure, la complexité du calcul des salaires ou encore le nombre d’employés.

Bien qu’indispensable, le gestionnaire de paie a tendance à peser sur les finances d’une société. À tel point que de plus en plus de structures cherchent à améliorer les coûts de leur paie en choisissant des solutions digitales fiables, voire à externaliser intégralement une ou partie de la fonction auprès de prestataires professionnels comme le logiciel de paie de Talentia.