Pour garantir le bon développement de votre entreprise, vous devez veiller à ce que chaque poste soit occupé par un collaborateur compétent, possédant le profil adéquat.
Pour ce faire, il est nécessaire de mettre en place un processus spécifique dédié au recrutement de vos nouveaux collaborateurs.
Mais qu’est-ce qu’un processus de recrutement ?
Quelles sont les principales étapes d’un processus de recrutement ?
Processus de recrutement : définition
Un processus de recrutement est mis en place par une structure professionnelle dans le but de trouver, de valider et d’intégrer de nouveaux collaborateurs.
Il est constitué d’un certain nombre d’étapes et peut-être différent d’une entreprise à une autre.
En effet, chaque structure peut établir son propre processus de recrutement, en fonction de ses besoins.
L’importance de la mise en place d’un processus de recrutement
Mettre en place un processus de recrutement est indispensable afin d’optimiser vos chances de trouver les meilleurs candidats pour les postes à pourvoir dans votre entreprise.
Chaque étape du processus est pensée pour évaluer si les candidats correspondent réellement aux besoins en recrutement de votre société.
Par ailleurs, définir en amont le déroulement des recherches, de la validation et de l’intégration des candidats vous aide à anticiper les éventuels problèmes qui peuvent compromettre la réussite de vos campagnes de recrutement.
Note : il est coutume de qualifier comme “raté” un recrutement si le collaborateur quitte l’entreprise moins de 12 mois après son arrivée, que cela ait eu lieu pendant la période d’essai ou après.
En outre, selon ManPower, HR Voice et Opensourcing, le coût d’un recrutement raté oscille entre 30.000€ et 150.000€.
Est-il nécessaire de mettre en place plusieurs processus de recrutement ?
En règle générale, il est déconseillé d’établir un seul processus de recrutement, comprenant des étapes qui ne peuvent faire l’objet de modification.
En effet, en fonction des types de salariés recherchés par votre entreprise, ce dernier peut être trop long et entraîner la perte de nombreux candidats qui ont les profils requis pour les postes à pourvoir.
Pour garantir la réussite de vos campagnes de recrutement, l’idéal est de définir plusieurs processus de recrutement ou un processus flexible, en fonction des enjeux.
Vous pouvez, par exemple, mettre en place un processus plus long pour l’embauche d’un salarié classique et des étapes plus simplifiées pour le recrutement d’employés en CDD, ou pour des intérimaires…
Par ailleurs, il est nécessaire de définir un plus grand nombre d’évaluations et de phases de test, si votre entreprise projette d’embaucher des cadres.
Concernant les recrutements internes, le processus doit être ajusté et comprendre des étapes spécifiques, comme la vérification de compétences ou des entretiens consistant à évaluer la motivation des candidats plutôt que leur savoir-faire.
Note : dans le cas où vous bénéficiez d’une excellente marque employeur, vos processus de recrutement peuvent être relativement courts, dans la mesure où il vous est plus facile d’attirer des talents.
Les différentes étapes d’un processus de recrutement
Comme nous l’avons dit précédemment, un processus de recrutement peut être plus ou moins long en fonction des types de salariés que vous souhaitez intégrer dans votre entreprise.
Toutefois, quels que soient les enjeux, il doit comprendre environ 5 étapes :
- La préparation,
- Le démarrage de la campagne d’annonces,
- La présélection,
- La phase opérationnelle,
- L’intégration…
Étape 1 : la préparation
Cette première phase de votre processus de recrutement commence dès que votre entreprise projette d’embaucher un nouvel employé.
Durant cette étape, vous devez tout d’abord rédiger une fiche de poste, dans laquelle vous allez déterminer les besoins en recrutement de votre entreprise, ainsi que le profil du candidat que vous recherchez.
Votre fiche de poste doit comprendre un certain nombre d’informations comme :
- L’intitulé du poste,
- Les missions ainsi que les responsabilités du futur employé qui va occuper le poste,
- Les liaisons hiérarchiques,
- Les liaisons fonctionnelles,
- Les objectifs,
- Les compétences requises pour accéder au poste,
- Les qualités du candidat idéal pour le poste…
Après la rédaction de la fiche de poste, définissez les solutions qui vont être mises en œuvre pour communiquer votre besoin aux potentiels candidats.
En fonction des personnes ciblées, vous pouvez opter pour :
- Des publications sur des réseaux sociaux comme LinkedIn,
- Des publications d’annonces de recrutement sur les plateformes spécialisées, dans les journaux…
Une fois défini les solutions de communication, déterminez :
- Les personnes qui vont procéder à la sélection des candidats,
- Les personnes qui vont prendre en charge les entretiens,
- Les personnes qui vont rencontrer les candidats,
- Les éventuels tests auxquels les candidats vont être soumis,
- Les types d’entretien…
Étape 2 : le démarrage de la campagne d’annonces
Après la longue étape de la préparation, votre équipe peut passer au démarrage de la campagne d’annonces.
Cette phase du processus de recrutement consiste à trouver des talents en utilisant les solutions et les canaux de communication sélectionnés lors de la préparation :
- Publication d’annonces sur les réseaux sociaux,
- Sourcing de profils sur les CVthèques et les réseaux sociaux professionnels,
- Publication d’annonces dans des journaux…
Étape 3 : la présélection des candidats
Après avoir trouvé les candidats qui possèdent les profils pouvant convenir aux postes à pourvoir, il est nécessaire de réaliser une présélection.
Pendant cette étape, l’équipe chargée du recrutement va réaliser des entretiens rapides en ligne ou par téléphone, dans l’optique de trouver les profils les mieux adaptés à ceux inscrits sur votre fiche de poste.
Étape 4 : la phase opérationnelle
Une fois la présélection terminée, votre équipe peut entamer la phase opérationnelle du processus de recrutement.
Cette étape consiste à organiser des entretiens avec les candidats présélectionnés.
L’objectif est de s’informer davantage sur ces derniers, afin de trouver celui ou ceux qui correspondent parfaitement ou partiellement aux besoins en recrutement de votre entreprise.
En fonction des postes à pourvoir (poste de salarié classique, poste de cadre…), vous allez réaliser un ou plusieurs entretiens, accompagnés de tests d’évaluation portant entre autres sur :
- Test linguistique,
- Test de logique,
- Test de personnalité…
Note : c’est durant la phase opérationnelle que vous sélectionnez et validez les candidats qui correspondent à vos besoins en recrutement.
Après la validation, le ou les candidats doivent signer différents documents tels que la promesse d’embauche.
Étape 5 : l’accueil des collaborateurs
Contrairement aux idées reçues, un processus de recrutement ne s’arrête pas à la validation et à la signature de la promesse d’embauche et du contrat de travail.
Il prend fin une fois que le ou les nouveaux collaborateurs sont parfaitement intégrés dans votre entreprise.
L’accueil des nouveaux collaborateurs, également connu sous l’appellation onboarding, est une étape qui ne doit pas être négligée pour réduire le turnover.
En effet, un salarié mal intégré peut éprouver le désir de quitter rapidement votre entreprise, ce qui peut entraîner d’importantes dépenses et avoir un impact négatif sur votre marque employeur.
En revanche, un excellent accueil favorise l’engagement des nouvelles recrues et participe activement à l’amélioration de la productivité au sein de votre société.
Pour améliorer l’intégration de nouveaux collaborateurs, vous devez :
- Les accompagner dans la réalisation des démarches administratives nécessaires à leur prise de poste,
- Les aider à s’imprégner de la culture et des valeurs de votre entreprise,
- Leur présenter les locaux de votre entreprise, leur équipe et fournir, dans certains cas, un livret d’accueil contenant toutes les informations sur votre organisation,
- Leur proposer des formations qui vont leur permettre de maîtriser rapidement les méthodes, ainsi que les outils utilisés dans votre entreprise.
Quelques conseils pour réussir votre processus de recrutement
Définir les besoins en recrutement de manière précise
Que vous projetiez d’embaucher un salarié classique ou un cadre, vous devez bien définir vos besoins en recrutement, notamment le profil recherché.
Dans le cas où les informations contenues sur votre fiche de poste sont imprécises, vous risquez de :
- Rallonger inutilement votre processus d’embauche et augmenter son coût,
- Embaucher un candidat possédant un profil inadapté au poste à pourvoir…
Prendre en considération le marché de l’emploi
Un processus d’embauche doit être élaboré pour que votre entreprise puisse trouver efficacement le ou les profils qui conviennent à vos besoins en recrutement, mais également attirer les talents.
Pour attirer et séduire les meilleurs candidats, il est nécessaire d’adapter votre processus au marché de l’emploi. Ce dernier est en constante évolution et doit être analysé méticuleusement, lors de la mise en place de votre processus de recrutement.
Outre les rémunérations, vous devez porter une attention particulière sur :
- La rédaction de vos annonces,
- La ou les méthodes de sourcing,
- Les méthodes d’évaluation des candidats…
Note : avant de démarrer votre processus de recrutement, il est important de maîtriser parfaitement les différentes étapes qui le composent, afin de :
- Respecter les délais liés entre autres aux recherches, à la présélection et à la phase opérationnelle,
- Respecter votre budget en recrutement.
Digitaliser le processus de recrutement
Compte tenu des nombreuses étapes et des différentes tâches que vous et votre équipe doivent réaliser dans la mise en place, ainsi que la mise en œuvre de votre processus de recrutement, il est fortement conseillé d’opter pour la digitalisation.
Grâce à un outil dédié, vous pouvez :
- Automatiser certaines opérations,
- Réduire les risques d’erreur au niveau des informations relatives à votre processus de recrutement et des candidats,
- Améliorer la communication entre les membres de l’équipe en charge des recrutements…
Pour mettre en place une solution digitale destinée à la gestion de votre processus d’embauche, l’idéal est de déployer un Système d’Information des Ressources Humaines, comprenant l’ensemble des modules indispensables à la bonne gestion de votre entreprise.
Certains éditeurs tels que Talentia peuvent vous fournir un SIRH sur-mesure, intégrant toutes les fonctionnalités nécessaires à la mise en place et à la mise en œuvre de votre processus de recrutement.
Conclusion sur les étapes d’un processus de recrutement
Votre processus de recrutement doit être élaboré méticuleusement, pour que vous puissiez embaucher les candidats possédant les profils les mieux adaptés aux postes à pourvoir dans votre entreprise.
Il peut être plus ou moins long, en fonction des types de collaborateurs que vous souhaitez intégrer.
De manière générale, il comprend 5 principales étapes, à savoir :
- La préparation,
- Le démarrage,
- La présélection,
- La phase opérationnelle,
- Et l’intégration des nouveaux collaborateurs.
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