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Le réglementaire de paie (aussi appelé bible de paie ou livre blanc) est le document de référence indispensable à la gestion de la paie dans votre entreprise. La bonne gestion du réglementaire de paie est donc primordiale pour votre entreprise.

Cet outil papier ou numérique identifie toutes les informations nécessaires à l’élaboration de vos bulletins de salaire.

Les fiches de paie sont soumises à une réglementation complexe et foisonnante, en constante évolution, qui demande une attention et vigilance extrêmes.

Leur justesse dépend d’un nombre toujours croissant de lois, de conventions collectives, de règles et d’accords de branches ou d’entreprises. À ces lois, s’ajoutent les spécificités de votre entreprise et de vos salariés.

Par ailleurs, le réglementaire de paie, en tant qu’outil de référence, doit être constamment mis à jour. Et cela pour l’intégralité des données collectées afin de garantir sa validité.

Aujourd’hui, 3 possibilités s’offrent à vous pour optimiser la gestion de votre réglementaire de paie :

  • Externaliser votre service paie.
  • Intégrer à votre entreprise les ressources pour suivre la veille légale.
  • Déléguer la mise à jour des données mutualisées de paie à l’éditeur d’une solution SaaS.

L’externalisation vous rend dépendant de la réactivité de votre fournisseur.

La veille sociale interne engendre d’importants besoins en ressources et la moindre erreur peut impacter les résultats de l’entreprise.

Une solution en mode SaaS (Software as a Service) est la plus appropriée. C’est également la plus simple à mettre en place pour une Entreprise de Taille Intermédiaire (ETI).

1. 4 catégories de variable à inclure dans la gestion du réglementaire de paie

Le réglementaire de paie doit contenir de manière claire et lisible les informations globales du cadre juridique.

Il inclut également les données de paie issues des conventions et accords collectifs applicables à votre entreprise.

Enfin, il liste les informations spécifiques à votre entreprise et à chaque salarié impactant l’établissement des bulletins de salaire.

Tout ceci représente une somme d’informations considérable, pas toujours très faciles à appréhender et en constante mutation.

En général, ces données sont ventilées selon 4 chapitres  :

  • Institutionnelles,
  • Conventionnelles,
  • Spécifiques à votre entreprise,
  • Relatives aux salariés.

a. Les informations institutionnelles

Le réglementaire de paie doit prendre en compte de très nombreuses informations institutionnelles qui dépendent :

  • Du droit Européen,
  • De la constitution et le droit français,
  • Des spécificités du droit du travail et jurisprudence afférente.

Par exemple, chaque année, entre autres calculs, les taux de prélèvement sociaux, le plafond de la sécurité sociale et le taux du SMIC changent systématiquement.

Souvent, des changements plus fondamentaux sont également à prendre en compte : prélèvement à la source, règles de télétravail ou de chômage partiel pendant la pandémie de la COVID-19…

b. Les informations du cadre professionnel

Le droit du travail est impacté par les conventions collectives et les accords d’entreprises. Il en existe plus de 400 en France (source data.gouv.fr). Par exemple, la gestion des RTT diffère pour une ESN d’une entreprise du secteur médico-social.

À ces contraintes de conventions collectives s’ajoutent des règles géographiques. Par exemple, les 3 départements de l’est (Bas-Rhin, Haut-Rhin et Moselle) ont conservé des régimes particuliers : sécurité sociale, travail le dimanche, jours fériés supplémentaires… Ces règles datent de 1871, date de leur annexion par l’Allemagne.

De nouveau, il s’agit d’informations extrêmement diverses, complexes, en constante évolution et difficiles à identifier et à maintenir à jour.

c. Les informations spécifiques à votre entreprise

Le règlement intérieur, les spécificités de votre métier et de votre localisation, les usages de votre entreprise, tous ces éléments impactent également votre réglementaire de paie. Ils doivent y être, sans exception, clairement identifiés (règles de congés payés, horaires de travail, règlement intérieur…).

d. Les informations particulières à vos collaborateurs et les éléments variables de paie

La spécificité de chaque contrat de travail amène une complexité supplémentaire dans l’immense quantité d’informations à manipuler pour garantir la justesse du calcul de votre paie.

Les éléments variables de paie sont donc, par nature, fluctuants et peuvent faire évoluer la rémunération des salariés d’un mois à l’autre. Vous devez nécessairement intégrer ces éléments variables sur le bulletin de paie de vos collaborateurs afin d’établir leur rémunération exacte.

Les variables de paie sont très nombreuses. Prenons pour exemple les primes des commerciaux ou encore les primes exceptionnelles. Mais aussi la prise en compte, chaque mois, des congés ou des jours d’absence suite à une maladie ou un congé maternité.

La veille sociale est un processus extrêmement chronophage

Les 4 cadres réglementaires impliquent :

  • Des textes de lois et conventions collectives à interpréter,
  • Des milliers de données à traiter avec des spécificités mensuelles,
  • Le respect d’échéances strictes,
  • Des livrables à produire,
  • Les logiciels à paramétrer…

Chaque année, plus de 100 modifications interviennent sur un bulletin de salaire individuel (congés, absences, primes, régularisations…).

Ce flux continu d’informations pèse aujourd’hui fortement sur la productivité des services RH. Avec une solution de paie en mode SaaS, vous déléguez une grande partie de la veille légale et des mises à jour afférentes.

2. Ce que vous garantit une solution de réglementaire de paie en mode SaaS

La majorité des erreurs constatées en paie sont liées à la complexité de la réglementation française et aux multiples modifications régulièrement apportées par le législateur.

Hébergée sur les serveurs de l’éditeur, une solution de paie en Cloud Computing assure la prise en compte très rapide des évolutions réglementaires légales génériques.

C’est en effet l’éditeur de votre logiciel de paie qui se charge de toute la partie institutionnelle et professionnelle de votre veille réglementaire.

Le mode SaaS permet la mutualisation des ressources de veille et celle des données des variables de paie, communes à toutes les entreprises. De plus, une solution en ligne garantit les constantes mises à jour nécessaires, qu’elles soient réglementaires ou fonctionnelles.

Avec un logiciel de paie en mode SaaS, vous déléguez la veille légale et les mises à jour afférentes de manière totalement transparente.

a. Déléguer la veille légale de manière totalement transparente

Un éditeur de solutions paie en mode SaaS alloue les compétences pointues nécessaires à la veille constante et à la mise à jour des évolutions réglementaires.

Cela s’avère plus difficile pour les ETI de disposer en interne de cette expertise spécialisée des ressources afférentes.

Grâce au mode SaaS, les équipes RH n’ont plus à faire de veille légale et conventionnelle pour inclure ces changements dans vos applications. Votre partenaire assume la responsabilité de la conformité des évolutions légales, conventionnelles et des accords d’entreprises.

b. Assurer des mises à jour constantes

Pour garantir la conformité réglementaire

Face à des données aussi souvent changeantes, il est indispensable d’avoir recours à une solution digitale de réglementaire de paie.

Grâce au Cloud, votre référentiel de paie se base constamment sur les dernières normes en vigueur. Ainsi, vos gestionnaires RH et paie ont la garantie d’un logiciel toujours à jour du point de vue légal et conventionnel.

Avec une gestion de la paie en mode SaaS, votre éditeur de logiciel a la responsabilité d’implémenter ces changements en temps réel et de façon transparente pour votre service RH.

Pour fluidifier l’évolution des fonctionnalités fonctionnelles

Une solution en mode SaaS garantit une intégration fluide des nouvelles fonctionnalités ou de nouveaux designs. Par exemple, en 2019, votre éditeur s’est chargé d’implémenter la fonctionnalité du calcul du prélèvement à la source.

Pour assurer les mises à jour de sécurité

Le traitement de la paie implique de nombreuses données personnelles sensibles, dont les règles de gestion sont soumises au RGPD.

D’une part, il est indispensable de vous assurer des conditions de sécurisation, d’accès et de stockage de vos informations par votre éditeur.

D’autre part, votre partenaire, maîtrisant totalement son architecture serveur, garantit de facto l’inviolabilité de toutes les informations.

c. Évolution vers un SIRH destiné à recueillir de manière transparente les autres données de paie

Le traitement global des opérations de ressources humaines se compose de nombreux modules.

Il est nécessaire de faire la distinction entre la gestion SaaS de la paie qui inclut les informations propres au réglementaire de paie et un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH).

Leur fonction respective est différente et complémentaire.

Une solution de la gestion du réglementaire de paie et de la paie se charge de :

  • S’assurer de la bonne application de la loi du travail et des réglementations spécifiques.
  • Calculer les données de paie,
  • Produire les bulletins de salaires,
  • Transmettre les informations réglementaires aux organismes sociaux,

Le SIRH gère l’ensemble des processus RH de l’entreprise et simplifie la complexité opérationnelle. Il rend la saisie des données, leur validation et leur compilation le plus efficace possible.

Dans le cadre d’une solution de paie en mode SaaS, l’intérêt est de combiner à terme les avantages d’un SIRH et d’une paie dématérialisée.

Par conséquent, une bonne solution paie en mode SaaS doit anticiper une évolution vers un SIRH complet avec lequel il devient possible de collecter les données “salariés” en temps réel :

  • Congés ou absences,
  • Augmentation,
  • Prime exceptionnelle ou de fin d’année…

Évidemment, ces données sont au préalable validées selon un workflow ad hoc (hiérarchie). Par ailleurs, vos gestionnaires de paie doivent disposer de tous les outils de contrôle.

Ainsi, les solutions SIRH en mode Cloud apportent une réelle valeur ajoutée aux équipes RH, dans un contexte d’évolution fréquente des contraintes réglementaires.

d. Disposer d’une assistance d’experts

Une fois posées les fonctionnalités structurantes d’une solution de réglementaire de paie, assurez-vous que votre prestataire de services mette à disposition un accompagnement métier.

Le maintien constant de votre expertise et la sécurisation des bulletins de paie en dépendent.

Au-delà des questions liées aux paramétrages spécifiques ou à l’identification d’erreurs, une assistance métier permet également de s’informer sur des dispositions légales qui impactent les cas particuliers ou la gestion de cas inhabituels pour votre responsable de paie.

Conclusion l’intérêt du SaaS pour simplifier la gestion du réglementaire de paie

À bien des égards, le “référentiel de paie” est la pièce maîtresse à l’usage des gestionnaires de paie qui ont besoin de se reposer sur une expertise et sur un savoir-faire.

La gestion de la paie est un domaine devenu de plus en plus complexe et réglementé. Il est aujourd’hui difficile pour les entreprises d’en maîtriser tous les enjeux.

Une mauvaise gestion de la paie peut créer un climat social tendu avec les salariés et des sanctions financières graves pour l’employeur.

Aujourd’hui, face à la multiplication des informations et à leur constante évolution, il est extrêmement complexe pour un responsable de paie d’une ETI de disposer du temps et des ressources pour assurer la veille légale et les mises à jour nécessaires.

Une solution en mode SaaS s’impose comme la plus simple et la plus évolutive pour la gestion du réglementaire de paie d’une ETI. Assurez-vous que l’éditeur propose une solution à la fois applicative, mais aussi un engagement de service permanent.

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