Sommaire

Si votre société est assujettie à la TVA et enregistre ses règlements au moyen d’un logiciel ou système de caisse, vous avez, depuis le 1er janvier 2018 (Article 286 – Code général des impôts), l’obligation d’avoir recours à un logiciel comptable certifié dans le cadre de vos activités BtoC.

Bizarrement, pour une activité BtoB, l’utilisation d’un logiciel comptable n’est pas encore obligatoire en France.

Au-delà de cette obligation légale limitée, un logiciel comptable s’impose comme un outil indispensable au bon fonctionnement de votre entreprise. En outre, l’automatisation de vos systèmes comptables contribue directement à accroître la productivité et la réactivité de votre entreprise.

De plus, afin d’anticiper les contraintes à venir de la dématérialisation fiscale, le choix d’un logiciel comptable certifié s’impose.

1. Ce que garantit la certification d’un logiciel comptable

Une certification est une procédure par laquelle un éditeur de logiciels obtient l’attestation du respect d’une norme de qualité.

La certification permet de garantir pour :

  • L’utilisateur : la conformité légale et la pérennité de l’activité de l’éditeur.
  • L’éditeur : la preuve de la conformité de son service.

En plus, pour une solution comptable, la certification doit remplir des conditions nécessaires dans la lutte contre la fraude fiscale. Ceci concerne l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données.

Cette attestation, qui autorise l’utilisation du label NF, peut être délivrée par :

  • Un organisme certificateur indépendant, comme l’AFNOR (Association Française de Normalisation), le LNE (Laboratoire national de Métrologie et d’Essais) ou l’INFOCERT,
  • L’éditeur lui-même, qui délivre une attestation de conformité pour son logiciel.

Afin d’asseoir la conformité dans le temps, des contrôles sont effectués régulièrement.

a. Qui est concerné ?

La loi de finances pour 2018 contraint toutes les entreprises assujetties à la TVA qui utilisent un outil en ligne pour enregistrer leurs paiements et leurs mouvements de caisse à adopter un logiciel certifié.

Par ailleurs, depuis 2020, pour l’ensemble des entreprises dans leurs activités BtoG (Business to Government), la facturation électronique est devenue obligatoire.

En 2024, il sera également obligatoire d’être en mesure d’accepter la réception de factures électroniques. L’émission de factures électroniques, quant à elle, s’impose, entre 2024 et 2026, selon un calendrier en fonction de la taille de votre entreprise.

Afin de garder la cohérence de votre système de gestion financière, il est indispensable d’anticiper la mise en place d’un logiciel comptable certifié.

b. La certification INFOCERT valide l’obtention de 3 normes

ISO 9001, la norme internationale  qui garantit la bonne conception du logiciel.

ISO/CEI 25 051, la norme qui valide la bonne qualité du logiciel.

NF 525 et NF 203, les normes qui engagent le respect de la loi de 2018 contre la fraude à la TVA.

c. Les principales caractéristiques certifiées sont :

  • La capacité fonctionnelle.
  • L’installation.
  • La cohérence.
  • La fiabilité.
  • Les fonctions présentes.
  • La facilité d’utilisation.
  • La conformité légale…

d. Les 2 manières d’obtenir la certification d’un logiciel comptable

Par un organisme officiel

Seuls 2 organismes sont accrédités par le COFRAC pour répondre à cette exigence :

  • INFOCERT / AFNOR (Association Française de certification).
  • Le LNE (Laboratoire National de Métrologie et d’Essais).

Ces organismes de certification indépendants suivent des processus longs et rigoureux avant d’attribuer une certification à un logiciel.

En effet, les éditeurs de logiciels comptables doivent se conformer à une procédure pour vérifier la conformité de leurs logiciels :

  • Une étude de recevabilité.
  • Une batterie de tests.
  • Un audit complet des processus de saisie et de recevabilité des éléments comptables.
  • Un constat écrit des résultats de l’audit.
  • Une certification délivrée si tous les points sont conformes et respectés.

C’est là un lourd travail pour les éditeurs qui engagent leur responsabilité.

Avec une auto-certification

Certains éditeurs de logiciels choisissent l’auto-attestation. Cela leur permet d’économiser du temps et des dépenses, tout engageant eux-mêmes un processus de conformité.

Par contre, faites attention au conflit d’intérêts. L’éditeur n’est pas toujours suffisamment objectif pour décider lui-même que son logiciel est conforme ou non à une norme. Un processus complet est indispensable pour valider une réelle conformité d’un logiciel de comptabilité.

En tant qu’entreprise utilisatrice, votre devoir et votre responsabilité, est de vous assurer que le logiciel de comptabilité choisi est conforme à la loi.

Voici quelques points qui indiquent que votre logiciel de comptabilité n’est pas conforme :

  • Antidater une facture.
  • Modifier une facture après édition et envoi sans passer par un avoir ou une annulation par remplacement de facture.
  • Supprimer des factures.
  • Ou encore, ne pas avoir accès à la documentation technique et aux tests réalisés par le fournisseur du logiciel.

Mais aussi, si vous ne pouvez pas :

  • Renseigner tous les éléments obligatoires de la facturation.
  • Vérifier la numérotation et la chronologie de vos factures et avoirs.
  • Télécharger l’archive fiscale.
  • Réaliser des clôtures journalières, mensuelles et annuelles pour vos ventes.

2. Les 4 piliers incontournables d’un logiciel de comptabilité certifié

Les certifications NF sont très difficiles à obtenir et doivent être repassées chaque année ou à chaque version majeure du logiciel.

Pour pouvoir être certifié conforme, un logiciel de facturation ou de comptabilité doit garantir 4 fondamentaux :

  • L’inaliénabilité des données.
  • La sécurisation des informations stockées.
  • La bonne conservation des documents comptables.
  • L’intégrité de l’archivage.

a. Inaliénabilité

L’objectif de l’État est de lutter contre la fraude fiscale grâce à l’inaltérabilité des documents. C’est pourquoi la notion d’inaltérabilité des données est un prérequis indispensable.

Pour cela, un logiciel de comptabilité certifié est capable de sauvegarder toutes les données d’origine. Cette historisation concerne en particulier le montant d’une facture, le taux de TVA, un mouvement de caisse ou autre information de trésorerie.

b. Sécurisation

Pour éviter les tentatives de fraude fiscale, les données doivent être protégées de toute possibilité de modification. Cette protection s’effectue par le biais d’une empreinte numérique. Ce mécanisme de sécurité repose sur le principe du traçage.

Les opérations réalisées sur les documents comptables sont enregistrées. Il est possible de retrouver toutes les traces sur demande de l’administration fiscale. Ces traces révèlent les actions effectuées par les utilisateurs et démasquent les éventuelles manipulations de comptes.

c. Conservation

La Loi française exige la conservation des factures et de toutes les pièces comptables qui peut aller jusqu’à 10 ans. C’est pourquoi un logiciel de comptabilité certifié est en mesure de faciliter cette conservation des données durant plusieurs années.

Pour remplir cette condition, les outils homologués doivent intégrer une fonction de clôture d’une année civile ou d’un exercice. Cette fonctionnalité permet en plus de “geler” tous les documents conservés en lieu sûr au sein du logiciel.

d. Archivage des données

Un logiciel comptable certifié doit :

  • Archiver les données par période maximum d’un an.
  • Garantir l’intégrité de ces archives dans le temps.
  • Conserver automatiquement tous les documents dématérialisés de l’entreprise.

Ces archives doivent pouvoir être facilement exploitables par votre entreprise et l’administration. C’est pourquoi, les outils de facturation en ligne homologués renferment une salle virtuelle d’archives. Par contre, une fois archivées, les données peuvent être purgées du logiciel.

3. Les 4 raisons de choisir un logiciel comptable certifié INFOCERT en mode SaaS

De facto, avec le mode SaaS, vous conservez, sur le Cloud, toutes les traces numériques des activités du logiciel. C’est une sécurité qui évite tout risque de perte d’information capitale pour l’entreprise. Par ailleurs, le mode SaaS engage encore plus la responsabilité de l’éditeur. Par conséquent, vous réduisez vos risques.

a. Réduire votre risque

Les mises à jour du logiciel sont transparentes. Vous disposez en permanence d’un logiciel 100 % conforme à la loi anti-fraude et aux normes françaises en matière de gestion commerciale.

b. Garantir votre tranquillité par rapport aux évolutions des obligations légales

Plus besoin d’effectuer vous-même une lourde veille légale !

Les éditeurs certifiés et les organismes certificateurs gèrent cette veille légale et les indispensables mises à jour pour vous.

Pour rappel, en cas de non-respect des exigences réglementaires, l’article L80-0 du livre des procédures fiscales prévoit les sanctions suivantes :

  • Une amende de 7.500 € par système d’encaissement et 30 jours pour se mettre en conformité. Puis à nouveau 7.500 € d’amende et à nouveau 30 jours… pouvant aller jusqu’au rejet de la comptabilité.
  • L’utilisateur du logiciel devra également payer tous les droits correspondants aux recettes non conformes, plus une pénalité de 80 % pour manœuvre frauduleuse.
  • Pour l’éditeur ou l’intégrateur, l’amende est de 15 % du chiffre d’affaires et la solidarité des paiements mis à la charge de l’utilisateur.
  • Le législateur rappelle que l’établissement d’une fausse attestation ou d’un faux certificat est un délit pénal passible de 3 ans d’emprisonnement et de 45.000 € d’amende.

c. Pour anticiper l’application de la Loi

Si cette certification n’est pas encore obligatoire pour votre activité, toutes les entreprises sont concernées à l’avenir par les évolutions légales et fiscales.

d. Pour accroître votre productivité et réactivité

L’utilisation d’un outil logiciel certifié n’est pas encore une obligation. Néanmoins, il facilite grandement les tâches quotidiennes de gestion pour votre entreprise de taille intermédiaire.

Un logiciel de comptabilité en mode SaaS, réduit significativement le temps de traitement des processus financiers chronophages et à peu de valeur ajoutée. Par ailleurs, l’automatisation réduit les risques d’erreurs et leurs impacts pour votre entreprise. Des économies de temps et de ressources sont faites grâce à cette automatisation tout en réduisant le risque.

De plus, un logiciel de comptabilité, intégré avec d’autres modules complémentaires, permet de suivre la relation commerciale : devis, facturation, recouvrement, relances, gestion des impayés, suivi du chiffre d’affaires…

En outre, le mode SaaS centralise toutes les informations utiles, ce qui facilite la gestion de l’entreprise dans son ensemble. Enfin, et surtout, en utilisant un logiciel certifié, vous respectez vos obligations légales et vous vous déchargez du risque sur votre éditeur.

Conclusion sur l’intérêt d’un logiciel comptable certifié INFOCERT

Avec les certifications nécessaires, votre entreprise s’assure d’opter pour un logiciel de comptabilité bien conçu, de qualité et respectueux des réglementations en vigueur.

Le certificat de conformité INFOCERT assure qu’une tierce partie probante, impartiale et indépendante garantit la conformité de votre logiciel de comptabilité.

En outre, le mode SaaS pour un logiciel comptable facilite la conformité avec la loi en centralisant vos données dans un datacenter sécurisé.

Par ailleurs, cela vous garantit aussi l’accès à tous les documents comptables depuis n’importe où.

Utiliser un logiciel comptable certifié vous assure de répondre aux exigences réglementaires et réduit tous les risques liés au fonctionnement de votre comptabilité.

Sur le même sujet :