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D’après une enquête du journal “La tribune”, 53,9 % des entreprises françaises paient leurs factures avec une moyenne de 10,7 jours de retard.

Une facture impayée ou un incident de paiement peuvent mettre vos activités en péril.

Le renforcement de votre politique de recouvrement limite ce risque de façon ponctuelle.

Néanmoins, il ne suffit pas à sécuriser votre trésorerie sur le long terme.

Seule l’optimisation de l’ensemble du cycle de facturation et de la relation client (Order to Cash), résout efficacement ce problème structurel.

Pour cela, il est indispensable dans la numérisation de chaque étape du processus d’intégrer des critères d’optimisation de la trésorerie.

La gestion du cycle client impacte l’ensemble de vos activités. Si du retard ou des erreurs surviennent à une étape, c’est toute la chaîne qui en subit les conséquences.

Ainsi, c’est la qualité de l’ensemble de votre processus et la fluidité de la totalité de la chaîne de valeur qui améliorent votre cash-flow. En rationalisant votre processus Order to Cash, vous prenez commande, livrez, facturez et encaissez plus rapidement, efficacement, sans erreurs, ni retard.

53,9 % des entreprises françaises paient leurs factures avec une moyenne de 10,7 jours de retard. Source La tribune

Voici les processus à automatiser en priorité, avec une solution d’Order to Cash (OTC ou O2C) pour optimiser la trésorerie de votre ETI.

1. Structurez votre base de données client

La qualité des données est l’élément incontournable pour assurer un processus Order-to-Cash performant.

Par exemple, l’erreur de destinataire pour l’envoi d’une facture est une erreur très fréquente.

Il est fondamental de vous assurer d’adresser la facture à la bonne personne.

Pour cela, il est indispensable de maintenir une base de données client renseignée et mise à jour. Une base de données centralisée évite de nombreuses erreurs et vous procure une meilleure visibilité.

Vous devez tout d’abord identifier :

  • Qui est le client ?
  • S’agit-il d’un client existant ? S’il s’agit d’un nouveau client, assurez-vous d’enregistrer les informations nécessaires.
  • Existe-t-il une procédure de validation ?

Votre base de données doit contenir a minima :

  • Le nom de l’entreprise accompagnée du nom de votre contact.
  • L’adresse postale.
  • L’e-mail.
  • L’identification des différents moyens de paiement utilisés par votre client.
  • Toutes les informations nécessaires pour livrer et facturer (y compris les mentions légales).

Idéalement, complétez ces informations avec :

  • Les noms et coordonnées des autres personnes clés de l’entreprise.
  • L’historique et comportement de paiement.
  • Des indicateurs spécifiques au client (taux d’échéance, DSO, prévisions d’encaissement…).

2. Éliminez l’hétérogénéité des outils pour réduire les temps de traitement et éliminer les erreurs

Centralisez et unifiez

D’une part, trop d’entreprises utilisent encore très souvent des systèmes hétérogènes, y compris pour leur facturation.

D’autre part, ces systèmes évoluent au fil du temps. Tout cela complique la consolidation des données.

Cet assemblage de différents logiciels et de processus spécifiques, encore non automatisés, génèrent de nombreuses erreurs.

Clarifiez les responsabilités

Il arrive parfois qu’une facture ne puisse être payée, car il manque le numéro de bon de commande du client. L’Administration des ventes (ADV) et la comptabilité clients se renvoient alors la balle.

La mise en place d’un outil central et unique résout ces problèmes de disparités. Il élimine les erreurs qui y sont liées et optimise la gestion de votre trésorerie.

Le manque de communication et de traçabilité entre les différents intervenants engendre de nombreuses erreurs. Celles-ci se répercutent sur la performance de votre entreprise.

3. Automatisez la facturation client

Éliminez les erreurs

Le traitement manuel des factures est à l’origine de multiples dysfonctionnements et de risques d’erreurs.

Les sujets d’erreurs sont nombreux :

  • Les informations sont-elles à jour ?
  • Les prix sont-ils justes ?
  • Les références produit.
  • Les remises (annuelles, quantitatives…) ont-elles été appliquées ?
  • Conditions de paiement.
  • Négociations spécifiques.
  • Numéro de facture ou de bon de commande.
  • La communication entre services est-elle systématique ?

Avec le module de facturation associé au processus d’Order to Cash, les erreurs de traitement sont supprimées.

Réduisez les délais d’envoi

Grâce à l’automatisation, l’édition des factures et leur envoi sont plus rapides. Le délai de réception est réduit et en conséquence le DSO.

Optimisez vos coûts

Le temps économisé est investi dans des tâches à plus forte valeur ajoutée.

En outre, vous diminuez fortement les coûts de papier, d’encre et de frais d’affranchissement.

Vous réduisez votre besoin en fond de roulement et optimisez votre plan de trésorerie.

4. Facilitez le paiement des factures

Une fois vos factures envoyées, il convient alors de vous assurer de leur paiement.

Ce processus, s’il reste manuel, est très fastidieux.

Avec un portail de paiement, vos clients visualisent directement leurs factures à tout moment. Ils accèdent à toutes les informations nécessaires pour les régler facilement. Ils peuvent éventuellement faire une demande d’avoir ou envoyer un commentaire ou une question.

Les outils O2C facilitent l’accès à l’information, la transparence et la simplicité d’utilisation. Ils contribuent ainsi à réduire les délais de paiement.

5. Automatisez la gestion des commandes et encaissements

Optimisez votre chiffre d’affaires

Tout d’abord, avec l’automatisation des processus de saisie, vous réduisez le temps de traitement des commandes.

Par ailleurs, vous accélérez la reconnaissance du chiffre d’affaires. Grâce aux outils d’Order to Cash, dès qu’un paiement est encaissé, il est automatiquement comptabilisé. Ainsi, le chiffre d’affaires est immédiatement reconnu, ce qui impacte positivement la trésorerie.

Associez automatiquement les paiements aux factures

Vos clients utilisent aujourd’hui différentes méthodes de paiement (chèques, virements, portails…).

Même s’ils utilisent déjà la facturation électronique, il est souvent difficile d’associer la facture au paiement.

L’automatisation de ce processus élimine les erreurs et optimise votre cash-flow.

6. Accélérez la dématérialisation de vos factures

La facturation électronique devient obligatoire entre 2024 et 2026 selon la taille de votre entreprise.

La digitalisation du processus Order to Cash implique que votre entreprise utilise des factures dématérialisées. En anticipant cette transformation digitale imposée par la Loi, vous êtes déjà en mesure d’optimiser toute la partie facturation de ce processus.

En attendant 2026, privilégiez les prélèvements automatiques. Dans la mesure du possible, refusez le paiement par chèque afin d’éviter les problèmes de traçabilité et de provision bancaire.

7. Maîtrisez le risque client

Les retards de paiements sont fréquemment le résultat d’une mauvaise organisation chez vos clients. Peu de ces retards sont dus à de la désinvolture ou à de la négligence, le plus souvent à une mauvaise communication.

Néanmoins, les plus gros risques sont liés à quelques clients pour lesquels vous pouvez systématiser l’identification.

Anticipez le risque client

En vérifiant en amont la solvabilité de votre client, vous adaptez au mieux son niveau de crédit.

Plus le processus est automatisé en amont (dès la réception du bon de commande), plus vous optimisez votre cycle Order to Cash.

  • Votre client est-il solvable ?
  • Sa situation a-t-elle changée ?
  • La situation politique ou légale a-t-elle évolué ?
  • Votre client a déjà des factures impayées ?
  • Existe-t-il une politique de crédit spécifique à ce client ?

Une solution d’Order to Cash génère des alertes en fonction des critères que vous avez définis.

Ainsi, vous systématisez la veille sur la santé financière de vos clients.

Mettez en place une politique de risque client

Avec un outil d’Order to Cash, vous définissez une règle de limite de crédit pour votre entreprise. Vous êtes également en mesure de gérer des cas spécifiques et de fixer des règles en fonction de niveaux d’approbation selon le risque client.

Grâce au paramétrage de tableaux de bord, vous évaluez la situation de chacun de vos clients. Ainsi, vous décidez des conditions d’acceptation de ses commandes et du niveau de risque acceptable.

8. Renforcez la relation client

Communiquez mieux avec votre client

L’information client provient de nombreux canaux différents (email, courrier postal, portails…).

Assurez-vous de rassembler toutes les informations client en un seul point.

Les litiges sont fréquemment liés à un problème de communication. Tant que le litige n’est pas traité, votre client refusera de payer la facture concernée. L’identification rapide des raisons et éléments du litige contribue directement à un traitement efficace. La réactivité et la transparence sont les fondamentaux d’une relation client forte.

Donnez un accès transparent à l’information

Une plateforme Order to Cash assure à vos clients un accès facile et transparent à l’information. Ils sont donc en mesure d’examiner les factures et les relevés à tout moment du processus.

En outre, la facture électronique accroît la satisfaction client grâce à la fiabilité des données et la disparition des erreurs de calcul. La facilité d’accès au portail fournisseur et la traçabilité des différents documents renforcent la qualité de la relation client.

L’excellence de l’expérience client est un extraordinaire différenciateur concurrentiel. Elle génère une plus grande loyauté de la part de votre client. En cas de difficulté financière, votre client sera plus enclin à vous prévenir ou à vous privilégier.

9. Optimiser les processus de recouvrement

C’est une évidence : pour optimiser votre trésorerie, votre entreprise doit être payée le plus rapidement possible.

Automatisez les procédures de recouvrement

L’automatisation des processus de relance accélère le recouvrement. Par ailleurs, la montée progressive en pression, gérée par l’outil O2C, préserve au mieux la qualité de la relation client.

La systématisation et la graduation des processus de recouvrement accélèrent l’encaissement de vos factures. Les rappels systématiques et progressifs dans la fermeté de ton se révèlent très efficaces. Vous évitez ainsi le plus souvent une confrontation directe avec votre client qui peut se révéler contre-productive.

Adaptez le processus de relance à la spécificité de votre société et de vos clients

Voici l’exemple d’un processus OTC de montée en pression :

  • Anticipation et structuration d’une stratégie de relance spécifique à votre entreprise et/ou à votre client.
  • Programmation d’envois automatiques d’un rappel (friendly reminder) quelques jours avant l’échéance de la facture.
  • Systématisation de la relance dès le premier jour de retard : “Nous nous permettons de vous rappeler…” ou encore “Si entre temps votre paiement nous est parvenu…”.
  • Envoi automatique d’une relance 10 jours plus tard (ou récurrence à programmer dans le processus), accompagnée d’un nouveau message plus direct.
  • Suite d’envoi automatique de relances personnalisables et programmées.
  • Appels téléphoniques ciblés (au bon interlocuteur).
  • En dernier recours, envoi d’un document juridique de recouvrement de créances puis mise en demeure.

Vous libérez ainsi vos collaborateurs d’une grande partie de tâches chronophages et parfois lourdes psychologiquement.

La systématisation des relances dès le premier jour de retard contribue directement à optimiser votre flux de trésorerie. Vous maintenez, par ailleurs, un lien positif avec vos clients simplement “étourdis”.

10. Gérer rapidement les litiges

Identifiez la source des litiges

Les litiges ont un impact direct sur la qualité de la relation client et la capacité de votre entreprise à optimiser sa trésorerie.

Si votre client rencontre un problème dans le traitement de sa commande, ou à la réception de sa facture, il choisira fort probablement de ne pas payer cette facture.

Pour optimiser votre trésorerie, le litige doit être identifié le plus rapidement possible. Grâce aux solutions d’O2C, vous qualifiez rapidement les situations de litiges et leurs raisons.

Traitez rapidement vos litiges clients

Plus important encore, les origines du litige doivent être clairement et rapidement déterminées. Avec un processus O2C, vous accédez immédiatement aux pièces justificatives sans confusion possible.

La mise en place d’un processus efficace du traitement des litiges est un facteur déterminant dans les améliorations générées par l’Order-to-Cash.

Renforcez l’expérience client

L’accès à l’information fournie par les processus d’OTC est extrêmement structurant pour la qualité de la relation client.

En effet, il peut être désagréable pour votre client de recevoir une relance, s’il a signalé, par ailleurs, un problème sur sa facture.

Avec les outils d’Order to Cash, tous les services ou personnes concernés ont accès au même niveau d’information centralisée. Ainsi la bonne facturation et donc le paiement sont accélérés.

10 commandements pour optimiser votre trésorerie

Conclusion sur comment optimiser votre cash avec une solution O2C

Les processus O2C contribuent directement à améliorer la trésorerie de votre entreprise.

Les outils d’Order to Cash en mode SaaS accélèrent l’envoi de facture et éliminent les erreurs manuelles. Vous renforcez ainsi la qualité et la rapidité de votre facturation.

Avec une base de données centralisée, vous vous assurez de la pertinence des informations client. Plus vous disposez d’informations sur vos clients, plus vous êtes en mesure d’anticiper les risques financiers.

En plus, avec l’automatisation d’alertes et indicateurs clés, vous réagissez au plus vite en cas de difficultés financières de votre client. Les outils d’OTC contribuent à la fois à accélérer vos recouvrements, tout en maintenant la qualité de votre relation client.

Le service finance est le garant de l’O2C. Mais, pour que l’optimisation de la trésorerie soit totalement accomplie, tous les services de l’entreprise doivent contribuer à la construction de la solution. Pour diffuser une profonde “culture du cash” au sein de votre entreprise, appuyez-vous sur vos outils d’Order to Cash et de Procure to Pay et faites participer vos équipes.

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